You are here: Home » Elektroniczne gadżety » Grupowanie i segregacja wiadomości w Outlook’u. Sprawdź z ilu sposobów Ty korzystasz!

Grupowanie i segregacja wiadomości w Outlook’u. Sprawdź z ilu sposobów Ty korzystasz!

Korzystasz z Outlooka i wszystkich jego opcji?

Multum oferowanych przez aplikację funkcji przytłoczyła już chyba niejednego użytkownika, który zdecydował, że umiejętność przeglądania i odpisywania na wiadomości stanowczo mu wystarczy. W tym wpisie pokażę Ci jednak, że warto sięgnąć po parę mało znanych opcji tego programu. Ułatwiają one grupowanie i segregację  wiadomości w Outlook’u, a tym samym pozwolą Ci szybciej odnaleźć to, czego szukasz. A czas to pieniądz…  nie tylko Twojego pracodawcy!

 

Korzystasz z folderów? Korzystaj z search folders!

W tym wpisie zachęcałem do przechowywania wszystkich przetworzonych wiadomości w jednym folderze o nazwie Archiwum. Bez względu na to, czy przekonała Cię ta koncepcja czy też nie i czy w rezultacie masz tylko 1 folder czy też masz ich wiele, powinieneś przetestować narzędzie, które znacząco podnosi komfort i szybkość pracy z folderami. Nosi ono nazwę search folders i pozwala na zdefiniowanie szeregu „wirtualnych folderów”, gdzie będą wyświetlane emaile spełniające zadane kryterium. Tak możemy zdefiniować np. folder „Od Darka B” w którym dostępne będą maile od określonego użytkownika. Search folders przeszukuje przy tym wszystkie wybrane foldery i wyświetla wiadomości spełniające zadane kryterium. Posiadając search folders oszczędzamy czas, który w przeciwnym razie poświęcalibyśmy na każdorazowe wyszukiwanie z opcją search.

Search folders może służyć również do tworzenia „wirtualnych folderów” zawierających określone frazy np. „projekt X”, wyłącznie dużych emaili (np. powyżej 200KB), emaili nieprzeczytane (takich nie mamy 🙂 ) oraz emaili z przypisaną kategorią (kolorem) o czym więcej napiszę już za moment.

 

Używaj formatowania warunkowego

Formatowanie warunkowe to kolejna ciekawa opcja, którą warto przetestować. Możecie ja znaleźć w zakładce Widok -> ustawienia widoku, a następnie w oknie, które się pojawi „formatowanie warunkowe”. Funkcja ta pozwala na dostosowanie sposobu wyświetlania nagłówków maili spełniających zadane kryteria. Outlook może np. automatycznie zaznaczać na czerwono maile, które zawierają pożądaną frazę (np. nazwę projektu), lub ich autorem jest Twój manager. Z drugiej strony możesz zmniejszyć i poszarzeć czcionkę wiadomości pochodzących z grup dyskusyjnych. Dzięki temu łatwo rozeznać co jest istotne i od których wiadomości warto rozpocząć lekturę.

Grupowanie i segregacja wiadomości w Outlook Zorganizowani

Grupowanie i segregacja wiadomości w Outlook’u

Przypisuj mailom kategorię

W przeciwieństwie do search folders i formatowania warunkowego, gdzie to program zajmował się całą brudną robotą  -segregowaniem i grupowaniem wiadomości, w przypadku kategorii musimy zająć się tym ręcznie.

Czym są kategorie?

Są kolorystycznym oznaczeniem wiadomości, przy czym każdemu z kolorów możemy przypisać odpowiednią nazwę, np. kolor żółty może odnosić się do delegacji, zielony do pomysłów wartych przedyskutowania, a czerwony do maili z terminami ukończenia projektów.

Nie musimy rzecz jasna przypisywać kategorii wszystkim mailom! Przypisanie ich jednak pewnej grupce znacząco ułatwia filtrowanie i przeszukiwanie, zwłaszcza jeśli korzystamy z jednego folderu „Archiwum”

 

Nie możesz czegoś zrobić teraz? Oflaguj to!

Często zdarza się, że nie jesteśmy w stanie zająć się jakąś sprawą natychmiast po przeczytaniu maila (w biurze nie ma np. osób od których mamy zebrać informacje), bądź wysłaliśmy maila i teraz oczekujemy na odpowiedź. Jak się w tym nie pogubić? Jak nie zapomnieć, że Karolina miała nam wysłać sprawozdanie dotyczące projektu Y, a Karol uzupełnić arkusz datami zakończenia poszczególnych etapów projektu?

Outlook udostępnia opcję flag monitorujących. Dodając flagę do wybranej wiadomości możemy określić, kiedy spodziewamy się odpowiedzi na naszego maila, albo kiedy sami będziemy w stanie wywiązać się z tego, o co nas proszono.

Maile oznaczone flagą, których „termin” mija dziś lub w najbliższym czasie, są wyświetlane w osobnym oknie, gdzie łatwo można je kontrolować.

Jeśli któraś komunikacja jest dla nas szczególnie istotna możemy oprócz flagi ustawić przypomnienie w formie wyskakującego okienka – podobnie jak powiadomienie o zbliżającym się spotkaniu. Opcja wygodna, ale nie należy jej nadużywać. W przeciwnym razie będziemy ciągle rozpraszani przez pojawiające się komunikaty!

 

A jakie opcje wspomagające efektywność Ty stosujesz korzystając z Outlooka?

 

Jeśli spodobał Ci się wpis „Grupowanie i segregacja wiadomości w Outlook’u. Sprawdź z ilu sposobów Ty korzystasz!” koniecznie przeczytaj również:

  • Bardzo pożyteczny poradnik, tym bardziej, że od lat borykam się z bałaganem w skrzynce 😉

  • No gdzie jak gdzie, ale na mailu to ja mam straszny syf.Muszę się za to zabrać, teraz powinno pójść łatwiej 😉

    • Tylko nie odkładaj tego do jutra… wszyscy wiemy jak z tym „jutrem” bywa 😉
      Powodzenia!
      Dawid

  • Mój mail to jeden wielki chaos. Niby są tylko ważne wiadomości, te mniej istotne od razu usuwam, ale czasami znalezienie czegoś to istna udręka… Chyba czas się ogarnąć i wszystko ładnie sobie uporządkować. 🙂

    • Samo usuwanie wiadomości sporo pomaga, choć z biegiem czasu pewnie nie zwracasz już na to uwagi 😉
      Jeśli chodzi o segregacje, nie musisz tego robić dla wszystkich wiadomości. Warto jednak w jakiś sposób (np. z użyciem kategorii) wyróżnić sobie te, do których najprawdopodobniej będziemy wracać. To naprawdę oszczędza czas… i nerwy 😉
      Dawid