You are here: Home » Elektroniczne gadżety » Jak pisać oficjalne maile?

Jak pisać oficjalne maile?

Każdemu z nas, bez względu na to czy pracujemy w biurze, jesteśmy freelancerami czy po prostu chcemy skontaktować się z uczelnią, zdarza się konieczność napisania e-maila. Dla wielu natłok korespondencji może być przytłaczający. O tym jak radzić sobie z nadmiarem maili pisałem już ostatnio. Tym razem chciałem udzielić Ci kilku wskazówek, jak pisać oficjalne maile. Maile, które chętnie się czyta i na odpowiedź na które nie trzeba długo czekać.

Pisanie oficjalnego maila, podobnie jak blogowego wpisu warto rozpocząć od tytułu. To właśnie jego dotyczy pierwsza rada:

 

Niech tytuł mówi sam za siebie

Niech tytuł będzie klarowny, niech zawiera słowa kluczowe i streszcza w jednym zdaniu treść wiadomości. Pozwoli to adresatowi wykorzystać np. formatowanie warunkowe, by łatwo skategoryzować Twoją wiadomość – przypisując ją np. do konkretnego projektu.

 

Bądź oszczędny w słowach.

W przypadku korespondencji służbowej, staraj się być oszczędnym w słowach. Najprawdopodobniej Twój adresat otrzymuje maile również od innych osób, a jak wiemy, najłatwiej zacząć od tego, co przyjemne – w tym przypadku krótkie.

Poza tym szanujmy nawzajem swój czas. Nikt nie lubi przedzierać się przez stronę tekstu, z której ciężko wyłuskać sedno. Postaraj się, by Twoje maile mieściły się w maksymalnie 5 zdaniach. Jeśli okaże się to trudne, odłóż maila na moment – przejdź do kolejnego, uporządkuj biurko, zrób herbatę, a w tym czasie Twoja podświadomość „przerobi tekst” i podsunie Ci skorygowaną wersję, gdy znów zasiądziesz do klawiatury.

Są jednak sytuacje, w których i ta sztuczka nie pomaga. Jeśli ilość informacji, którą chcemy przekazać jest zbyt duża, powinniśmy zastanowić się nad inną formą komunikacji np. telekonferencją lub rozmową telefoniczną. Możemy również w mailu jedynie naświetlić problem lub podsumować wnioski, a wszystkie szczegóły zawrzeć w załączniku, w formie arkusza kalkulacyjnego lub PDFa.

 

1 mail, 1 sprawa

W miarę możliwość  staraj się poruszać w jednej wiadomości tylko jeden wątek – np. konkretny projekt, jego cześć lub konkretną umowę, którą macie podpisać. Takie podejście przede wszystkim ułatwia segregowanie wiadomości na podstawie tytułów. Poza tym unikamy sytuacji, gdzie grupa osób znajdująca się na kopii maila otrzymuje niepotrzebny „spam” związany z wątkami, które już ich nie dotyczą.

 

Zadbaj o strukturę wypowiedzi i gramatykę

W przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej wysyłając maila, możesz podejrzeć cały swój „tok myślowy” przed wciśnięciem klawisza „wyślij”. Zadbaj więc by ich struktura była przejrzysta, by treść jasno komunikowała jakich działań lub informacji oczekujesz od adresata. Zadbaj również o to, by wiadomość nie zawierała skrótów i zapożyczeń, które mogą nie być jasne dla odbiorcy. Ortografia w erze autokorekty nie jest już wielkim problemem. Warto jednak o nią zadbać w przypadku oficjalnych maili pisanych w obcym języku.

Przeczytałem kiedyś radę mówiącą, że przed wciśnięciem klawisza „wyślij” powinniśmy zastanowić się, co by było gdyby przypadkiem nasz email trafił do redakcji z jednej z gazet codziennych, a jutro ukazał się na jej pierwszej stronie. Czy było by to dla Ciebie neutralne? A może było by Ci wstyd przez brednie, które ponawypisywałeś nie po polskiemu?

Jak pisać oficjalne maile Zorganizowani

Pisząc oficjalne maile koniecznie zadbaj o strukturę wypowiedzi i gramatykę

Czy oni wszyscy naprawdę muszą być na kopii (CC) tego maila?

Słyszałem o sytuacji, w której w jednym z biur ponad setka osób znalazła się na kopii maila. Nie było by w tym nic dziwnego, gdyby korespondencja nadmiernie się nie rozwlekła, bombardując wszystkich dziesiątkami wiadomości. W pewnym momencie grupka osób nie wytrzymała i zaczęła wyrażać swoje niezadowolenie – oczywiście przy pomocy opcji „odpowiedz do wszystkich”! To tylko nasiliło lawinę bezsensownego spamu.

Następnym razem, zanim dodasz kolejną osobę na CC zastanów się, czy Ona naprawdę potrzebuje tej informacji. Czy jest zaangażowana w zadanie, czy posiada jakieś materiały lub informacje które mogą się przydać, lub po prostu koordynuje projekt. Często początkową listę „interesantów” można skrócić o połowę, bez szkody dla firmy lub własnego biznesu.

 

E-mail nie służy do dyskusji

Pisanie oficjalnych emaili jest proste. Wysyłamy wiadomość, dostajemy odpowiedź, dziękujemy za informacje i pomoc i tyle! Ewentualnie w drugim mailu możemy poprosić o doprecyzowanie, a korespondencję zakończyć na trzecim. W ten sposób powinno kończyć się większość wątków.

Jeśli widzisz, że e-mail zapoczątkował dyskusję, zaproponuj zmianę formy komunikacji. Zorganizuj telekonferencję, spotkanie na komunikatorze lub wymianę informacji we współdzielonym pliku. Nie tylko odchudzi to Twoją skrzynkę pocztową, ale również przyspieszy rozwiązanie problemu, który wszczął dyskusję.

 

Pisz wprost

Zdarzyło Ci się kiedyś dostać SMSa bez buziek, po przeczytaniu którego nie wiedziałeś czy autor jest na ciebie zły, czy żartuje, a może kierowało nim jeszcze coś innego? W emailach, zwłaszcza tych formalnych również nie stosujemy emotikon. Powinniśmy więc brać pod uwagę, że nasz żart może nie zostać zrozumiany, a nawet odczytany jako sarkazm. Starajmy się więc wiadomości pisać wprost – stosując fakty, a zbędne dekoracje zachować na rozmowę telefoniczną lub kontakt twarzą w twarz.

Jak pisać oficjalne maile Zorganizowani

Jak pisać oficjalne maile? – przede wszystkim pisz wprost – unikaj ozdobników, skrótów i niedomówień

Ochłoń zanim odpowiesz

Czasem każdemu zdarzy się otrzymać maila, który wyprowadza z równowagi. Hejt, uszczypliwy email od kolegii lub wiadomość od współpracownika, który oczekuje ukończenia projektu „na wczoraj”. Najgorszą rzeczą, którą możemy zrobić po przeczytaniu takiego maila jest odpisanie na niego pod wpływem emocji. Będziesz tego żałował najprawdopodobniej po 15 minutach, a następnego dnia już na pewno.

Zamiast odpisywać natychmiast weź 3 głębokie, powolne oddechy, uspokój się i zajmij na chwilę czymś innym. Możesz również poradzić się współpracownika lub bliską Ci osobę. Gdy ochłoniesz, będzie Ci dużo łatwiej stworzyć grzecznego maila, którego nie będziesz się wstydził.

 

Daj sobie czas na zastanowienie

W jednym z ostatnich wpisów wspominałem, że najefektywniejszą metodą rozprawiania się z e-mailami jest zajmowanie się każdym z nich tylko jeden raz. Jak zwykle jest jedno „ale”, o którym wspomniałem już przy okazji wspomnianego postu. Tym „ale” są wszystkie e-maile, na które nie możemy odpisać od razu, bo albo nie posiadamy odpowiednich informacji i plików, albo odpowiedź wymaga konsultacji np. z pozostałymi członkami zespołu, którzy w tym momencie nie są dostępni.

Czasem warto również skonsultować się z samym sobą. Dąć sobie chwilę na przemyślenie sprawy. Korekta wiadomości może zabrać kilkanaście sekund, a termin na który zobowiążemy się ukończyć projekt będzie nieodwołalny. Wywiązuj się z tego do czego się zobowiązałeś. Niech Twoje tak będzie tak, a nie nie. Jednak przed udzieleniem odpowiedzi zastanów się dwa razy czy optujesz za „tak” czy za „nie” 🙂

 

 

Podaj dalej

Podobał Ci się wpis „Jak pisać oficjalne maile?”? Myślisz, że mógłby przydać się Twoim znajomym? Pomóc im lepiej komunikować się w pracy i być może wychodzić z niej nieco wcześniej…  Jeśli tak – proszę udostępnij go na facebooku lub twiterze. Dziękuję w imieniu swoim i Twoich zadowolonych znajomych! 🙂

Ciekaw jestem jakie wskazówki Wy dodalibyście do tej listy. Gorąco zachęcam Cię do pozostawienia choć krótkiego komentarza pod wpisem! 🙂

 

 

Jeśli spodobał Ci się wpis „Jak pisać oficjalne maile?” koniecznie przeczytaj również: