You are here: Home » Elektroniczne gadżety » Jak radzić sobie z nadmiarem maili? – 9 technik, które ujarzmią Twoją skrzynkę email.

Jak radzić sobie z nadmiarem maili? – 9 technik, które ujarzmią Twoją skrzynkę email.

Ile nowych wiadomości znalazłeś dziś na swojej skrzynce email? Niejeden odpowie „stanowczo za dużo!” Jak radzić sobie z nadmiarem maili i nie dać się przytłoczyć liczbą wiadomości oczekujących na odpowiedź?

 

1. Miej kilka adresów email

Przede wszystkim powinieneś zadbać o segregację spływających do Ciebie wiadomości. W przypadku prywatnego maila sytuacja jest stosunkowo prosta – załóż drugi adres e-mail. Niech jeden z nich będzie Twoim oficjalnym adresem, udostępnianym rodzinie, bliskim znajomym itp. Drugi natomiast, niech służy do rejestracji w sklepach internetowych, różnego rodzaju forach, portalach, a także do śledzenia newsletterów. To tu wyląduje większość spamu i reklam. Tym bardziej wartościowym treściom- np. subskrypcjom, na które wyraziłeś zgodę będziesz mógł poświęcić czas w wolnej chwili.

 

2. Posiadaj kilka inbox’ów, na wiadomości przychodzące.

Są sytuacje (np. w biurze), kiedy nie możemy posiadać kilku adresów email. Jednak i wtedy możemy radzić sobie z nadmiarem maili! Pomogą nam w tym foldery outlooka. Cały sekret leży w regułach, które pozwalają automatycznie segregować maile przychodzące pod względem ich autora, użytych słów kluczowych lub grona odbiorców. Umieszczą one wiadomości w odpowiednich, uprzednio zdefiniowanych folderach. W ten sposób kontakt ze skrzynką odbiorczą możemy rozpocząć od wiadomości od szefa, lub wiadomości oznaczonych jako ważne, a dopiero później przejść do mniej istotnych katalogów. Za pomocą reguł możemy więc zdefiniować, że wiadomości, gdzie figurujemy jedynie na kopii (CC) zostaną automatycznie przenoszone do folderu „inbox CC”. Wiadomości oznaczone jako pilne do „inbox !”, a te związane z grupą dyskusyjną do jeszcze innego katalogu.

 

3. Zastanów się 2 razy zanim zaczniesz używać folderów dla wiadomości przeczytanych

Jestem wielkim przeciwnikiem folderów dla wiadomości już przeczytanych. No bo do jakiego folderu ma trafić email od Darka dotyczący projektu X? „Darek”, a może „projekt X”? A może powinniśmy skopiować maila i trzymać go w obu lokalizacjach?!

Pomyśl tylko o czasie, który spędzasz kategoryzując maile, a później i tak mając problem z ich odszukaniem…

Ja proponuję Ci posiadanie jednego folderu, o ponurej, niewyszukanej nazwie „Archiwum”, gdzie wylądują wszystkie wiadomości, które już przetworzyłeś. Programy pocztowe mają obecnie niesamowicie rozbudowany system filtrowania (o czym jeszcze będę pisał) i wyszukiwania słów kluczowych. Bez problemu pozwalają odszukać interesującą nas wiadomość. Pomyśl tylko o czasie zaoszczędzonym przy całej tej segregacji…

 

4. Emaile możesz usuwać. Naprawdę!

Proste zalecenie, ale warto o tym wspomnieć. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że tak naprawdę można! Otwieramy maila, widzimy, że nie wnosi kompletnie nic do naszej pracy i życia, ba nie jest nawet powiązany z nasza pracą i zamykamy go… zamiast usunąć. Zastosowanie tej zasady sprawi, że Twój folder gromadzący wszystkie przetworzone wiadomości będzie znaczeni „lżejszy”. W rezultacie wyszukiwanie i filtrowanie tych wartościowych treści będzie odbywać się znacznie sprawniej.

Jak radzić sobie z nadmiarem maili?

Jak radzić sobie z nadmiarem maili?

5. Na koniec dnia miej czystą skrzynkę

Jeśli nie rozprawisz się z wtorkową porcją emaili we wtorek, to nie łudź się, że w środę uda Ci się to z wiadomościami z dwóch dni. Później jest tylko gorzej. Wszyscy to znamy… Wystarczy jednak zarezerwować sobie, np. 15 albo 30 minut pod koniec dnia, by rozprawić się z wszystkim co zalega w inbox’ie.

Ma to jeszcze jedną zaletę – czyszcząc skrzynkę pod koniec dnia, nie będziesz miał już czasu, by „bezmyślnie” zacząć pracować nad tym, co chce od Ciebie autor wiadomości. Dzięki temu przez noc nieco ochłoniesz i następnego dnia wystartujesz z jasno określonymi priorytetami.

 

6. Każdym mailem zajmuj się tylko raz.

Na ten podpunkt zwróciłem uwagę po przeczytaniu książki „Zrób to od razu”. Ile razy zdarza nam się przeczytać email i odłożyć odpisanie na niego lub wykonanie tego, o co autor nas prosi na później? Stanowczo zbyt często!

Jeśli nie masz czasu „przetworzyć” wiadomości, które do Ciebie dotarły, to nie zabieraj się za ich czytanie! W przeciwnym razie stracisz czas na kilkukrotne przechodzenie przez tą samą treść. Jeśli jednak masz czas, by przeczytać porcję maili, z każdym z nich możesz postąpić na 1 z 4 sposobów:

  • Usuń wiadomość jeśli nic nie wnosi i nie powinna być przetrzymywana ze względów na obowiązujące Cię procedury i wymogi prawne.
  • Jeśli wiadomość nie wymaga Twojego działania, ale zawiera treść lub materiały mogące Ci się przydać w przyszłości, przenieś ją do folderu „Archiwum”. Nim to zrobisz możesz jeszcze sprawdzić, czy nie należało by jej przesłać któremuś z Twoich współpracowników, który został pominięty przez autora korespondencji.
  • Odpowiedz na wiadomość natychmiast po jej otrzymaniu. To najlepszy sposób opróżniania skrzynki z prostych zapytań i próśb o przesłanie plików które posiadamy. Odpisujemy lub akceptujemy spotkanie i zapominamy o sprawie.
  • Określ kiedy będziesz w stanie zająć się zapytaniem. To chyba najtrudniejsza do przetworzenia grupa maili. Odpowiedź na nie wymaga zasięgnięcia opinii innych osób, zgromadzenia jakichś informacji, albo wymaga załączenia plików, które jeszcze nie zostały ukończone. Z wiadomościami tego typu rozpraw się, rezerwując w swoim planie dnia blok czasu (np. 13:00-13:30), kiedy będziesz w stanie zając się daną sprawą.

 

7. Zajmuj się emailami 2-3 razy dziennie

Email nie jest i nigdy nie był traktowany jako najszybsza forma kontaktu i wymiany informacji. Jeśli ktoś zamiast do Was zadzwonić, użyć komunikatora lub po prostu podejść do waszego biurka wybrał kontakt mailowy, to widocznie nie  zależy mu na Waszej szybkiej odpowiedzi. 😀 Uszanujmy więc to i zajmijmy się emailami wtedy, kiedy nam to odpowiada.

Zarezerwuj sobie w kalendarzu w ciągu dnia 2-3 blogi czasu, które poświęcisz wyłącznie swojej skrzynce i temu, co do niej trafiło. Niech pierwszy blok wypadnie około godziny po rozpoczęciu pracy (i ukończeniu priorytetu #1 na ten dzień), a ostatni pod koniec dnia pracy, gdzie rozprawiamy się z wszystkim co jeszcze zalega w skrzynce.

Jak radzić sobie z nadmiarem maili?

Jak radzić sobie z nadmiarem maili?

8. Wyłącz powiadomienia

Jeśli zamierzamy odpowiadać na emaile zaledwie 2-3 razy dziennie to po co nam wiedzieć, że w skrzynce wylądowała kolejna, kolejna i kolejna wiadomość? („O to od managera, lepiej sprawdzę od razu”). Czy nie sądzisz, że obserwacja powiadomień o nowych mailach rozprasza? To nie Twoja wina – tak zostaliśmy stworzeni. Nasi przodkowie byli nagradzani przez organizm wydzieleniem związków dających poczucie satysfakcji i przyjemność ilekroć próbowali czegoś nowego – nowej rośliny, techniki polowania itp. Takie nagrody miały sprawić, że będą się rozwijać, szukając nowości. Niestety obecnie zachowanie, które niegdyś pomagało naszym przodkom niszczy nas. Chęć sprawdzenia kolejnego maila z nadzieją, że może to podwyżka, albo przynajmniej informacja, że ktoś zatwierdził część Twojego projektu wygrywa…

Jeśli naprawdę chcesz zaglądać do skrzynki pocztowej tylko 3 razy dziennie to zamknij ją na pozostałą cześć dnia, a przynajmniej wyłącz pojawianie się okienek informujących o nowej wiadomości. Druga opcja jest szczególnie przydatna, gdy programu nie możemy wyłączyć całkowicie ponieważ korzystamy np. z Outlook’owego kalendarza.

 

9. Posiadaj wzory odpowiedzi na maile lub przynajmniej zdefiniowane podpisy

Wiele z emaili, które do nas trafiają, wymagają podobnych odpowiedzi. Zwłaszcza gdy prowadzimy biznes, bloga, sklep internetowy. Zapytania czytelników, reklamodawców, lub osób chcących poznać warunki współpracy bywają bardzo zbliżone. Po co więc za każdym razem na nowo gromadzić informacje, linki, załączniki i formułować schludną treść wiadomości? Możemy to zrobić raz i zapisać tekst wraz z załącznikami np. w OneNocie. Pozwoli to błyskawicznie odszukać interesujący nas tekst i załączniki.

Warto również pamiętać, że w zasadzie każdą skrzynkę pocztową, rozpoczynając od tej na Interii czy Onecie, a na Gmailu kończąc można skonfigurować tak, by podpis pod mailem pojawiał się automatycznie. Rozwiązanie to oszczędza mnóstwo czasu, zwłaszcza gdy nasz podpis to coś więcej niż samo imię i nazwisko.

 

A jak Wy radzicie sobie z nadmiarem maili? Znacie jakieś sztuczki, których nie opisałem, a które pozwalają zapanować nad niesforną korespondencją?

 

A jeśli spodobał Ci się wpis „Jak radzić sobie z nadmiarem maili? – 9 technik, które ujarzmią Twoją skrzynkę email” koniecznie przeczytaj również: