You are here: Home » Praca » Co zrobić przed wyjściem z biura, by popchnąć karierę naprzód?

Co zrobić przed wyjściem z biura, by popchnąć karierę naprzód?

Jednym z sekretów produktywności jest wykonywanie na początku dnia najważniejszych zadań. Moje doświadczenie pokazuje jednak, że ostatnie kilkanaście minut w biurze potrafi być równie owocne. Wielokrotnie obserwowałem, że właśnie to co robię (albo czego nie robię) tuż przed wyjściem z biura, przekłada się w dłuższym horyzoncie czasu na największe profity. Daje najwyższą stopę zwrotu.

Analiza tych wyjątkowo korzystnych zajęć pozwoliła mi na przestrzeni ostatnich 4 lat wyodrębnić rzeczy, które warto zrobić przed wyjściem z biura. Wykonanie wszystkich kroków pozwoli Ci zyskać materiały potrzebne do kontynuowania pracy, zredukować poziom stresu, przestać myśleć o pracy będąc poza nią, a nawet przygotować się do oceny rocznej i zasugerować, jak powinieneś się jutro ubrać! Nawet jeśli uda Ci się zrealizować zaledwie połowę z nich, będziesz mógł uznać ten dzień za wyjątkowo produktywny.

Jeśli zależy Ci na szybkim rozwoju kariery, niskim poziomie stresu i odczuwaniu satysfakcji z wykonywanej  pracy, pozwól,  że przedstawię Ci 6 rzeczy, które warto zrobić przed wyjściem z biura… a często jeszcze na chwilę przed wylogowaniem się z komputera.

 

Posprzątaj

Mimo, że większość z nas nie lubi sprzątania, większość nie lubi również pracować i mieszkać w bałaganie. To nie tylko nieefektywne ale i nieprzyjemne.

Umil sobie kolejny poranek w pracy (zwłaszcza jeśli będzie to poniedziałek), posprzątaj biurko, pulpit w komputerze, zrób porządek w notatkach (również tych elektronicznych) oraz pozamykaj zbędne okna programów i przeglądarek.

Co zrobić przed wyjściem z biura popchnąć swoją karierę naprzód Zorganizowani Dawid Machalica

Przed wyjściem z biura zadbaj o porządek – to rzutuje na Twój wizerunek, a poza tym chyba nikt nie lubi pracować w bałaganie…

Zaplanuj kolejny dzień

Przejrzyj swoją listę projektów i zadań do wykonania. Zastanów się, które z nich posunie Twoje projekty, karierę i wiedzę najbardziej do przodu. Zaplanuj, że to właśnie na tym jednym zadaniu skupisz się kolejnego poranka.

Pamiętaj, by przed jego wykonaniem nie zaglądać do skrzynki email! Potrafi ona zniszczyć nasze priorytety i sprawić, że zaczniemy skupiać się na tym co pilne, zamiast na tym co naprawdę ważne.

 

Rozpraw się ze skrzynką e-mail

Maile są naszą zmorą. To jednak nie powód, by odkładać ich czytanie do jutra. Poświęć parę minut, na godzinę przed opuszczeniem biura i przejrzyj to, co zdążyło wpaść do Twojej skrzynki.

Jeśli rozprawienie się z konkretną wiadomością zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to od razu:

  • W przypadku spamu usuń
  • W przypadku łatwych zapytań udziel odpowiedzi
  • W przypadku wiadomości zawierających materiały mogące Ci się przydać w przyszłości -zarchiwizuj

Jeśli natomiast usatysfakcjonowanie nadawcy wymaga podjęcia większych działań, poinformuj go, kiedy będziesz się w stanie zająć jego sprawą oraz zarezerwuj odpowiedni „blok czasu” w swoim kalendarzu. Jeśli interesują Cię sposoby efektywnego radzenie sobie z mailami polecam Ci przeczytanie tego wpisu.

***

W temacie skrzynki e-mail, przed wyjściem z biura warto zadbać o jeszcze 2 aspekty

  • Sprawdź czy dotrzymałeś wszystkich terminów, zobowiązań i obietnic. Jeśli nie – zajmij się tym, masz jeszcze chwilę. W ostateczności poinformuj osoby zainteresowane dlaczego nie możesz dotrzymać terminu oraz ile będzie wynosić szacowane opóźnienie. Przyznanie się do błędu jest w tym przypadku znacznie lepsze niż udawanie, że nic się nie stało…
  • Zastanów się, jakich materiałów, dokumentów i informacji będziesz potrzebował jutro. Wyślij maile do osób mogących Ci te materiały dostarczyć. Jeśli pracujesz w międzynarodowej korporacji, odpowiedź może czekać już następnego ranka!

 

Sprawdź kalendarz

Przed wyjściem z biura warto zajrzeć do kalendarza. W ten sposób upewnisz się, że Twoje prywatne plany w żaden sposób nie kolidują np. z z popołudniowym spotkaniem, w którym koniecznie musisz uczestniczyć. Ponadto, do niektórych spotkań trzeba się przygotować, a na inne odpowiednio ubrać – np. w garnitur, lub strój ochronny i buty z metalowymi noskami. O takich „drobiazgach” warto sobie przypomnieć dzień wcześniej.

 

Wyciągnij lekcje z minionego dnia

Podsumowanie minionego dnia to jedna z najwartościowszych rzecz jakie możesz zrobić. Zajmie Ci ono 3-5 minut, a wyciągnięte wnioski zaoszczędzą nieraz godziny w trakcie dalszej kariery.

Robiąc podsumowanie dnia zastanów się, czy właściwie określiłeś swoje priorytety na dany dzień, czy może mogłeś zająć się czymś „bardziej wartościowym”. Zastanów się, czy udało Ci się te zadania ukończyć, czy może coś Ci w tym przeszkodziło. Jeśli nie udało CI się wykonać wszystkich punktów z listy TO DO zastanów się dlaczego. Może powinieneś być np. bardziej asertywny?

Podsumowanie dnia, to jednak nie tylko określenie co zrobiliśmy źle. To przede wszystkim zdefiniowanie programu naprawczego i  stworzenie procedur postępowania, zapobiegających powtórzeniu błędu w przyszłości. Podsumowanie dnia często sugeruje nam również miejsca, gdzie możliwa jest automatyzacja procesów lub ich usprawnienie.

I jeszcze jedno – „think on paper”! Proponuję Ci założyć notes lub prowadzić notatnik w Evernote‚cie lub OneNote, w której będziesz spisywać swoje przemyślenia. Nasza pamięć bywa zbyt zawodna, by przechowywać takie „perełki”. Poza tym wspomniane narzędzia świetnie nadają się od przechowywania check list.

***

Podsumowując miniony dzień warto, byś nie skupiał się wyłącznie na negatywach i tym czego nie udało Ci się zrealizować. Każdego dnia postaraj się wypisać 1-3 „osiągnięcia”. Ich zapisanie nie tylko podniesie Twoją samoocenę, lecz przyda się pod koniec roku przy formułowaniu oceny rocznej!

Co zrobić przed wyjściem z biura popchnąć swoją karierę naprzód Zorganizowani Dawid Machalica

Zapisz wszystkie „otwarte pętle”

W żargonie Getting Things Done otwarte pętle to wszystkie zadania, projekty, pomysły, które zaprzątają Twoje myśli. Zaprzątają, ponieważ nie zostały nigdzie zapisane.

Jeśli z jakiegoś powodu nie spisujesz ich regularnie, warto byś przed wyjściem z biura, poświęcił chwilę i zanotował wszystko, co zaprząta Ci głowę.

Może powinieneś porozmawiać z Krzyśkiem na temat projektu X, omówić z menadżerem swoją delegację, aktywować kartę służbową, odnowić ubezpieczenie, dostarczyć komuś dokumenty, przygotować slajdy do prezentacji…? Nie pozwól, by myśli o tych zobowiązaniach zaprzątały Ci głowę gdy będziesz w domu, wśród najbliższych.  Zapisz je i skup się na tym co istotne w danej chwili.

 

Skorzystaj z mojej check listy „Co zrobić przed wyjściem z biura”

By wykonanie wszystkich wspomnianych czynności weszło Ci w nawyk warto posiłkować się, przynajmniej na początku check listą. Po kilku- kilkunastu dniach będziesz to już robił automatycznie, do tego jednak czasu możesz się jednak posiłkować poniższym zestawieniem:

1. Posprzątaj

  • Biurko
  • Pupit
  • Notatki
  • Okna programów i przeglądarki

2. Zaplanuj kolejny dzień i określ 1-3 priorytety

3. Rozpraw się ze skrzynką email

  • Wyczyść skrzynkę inbox
  • Sprawdź czy dotrzymałeś terminów. Poinformuj o opóźnieniach
  • Poproś o materiały, których będziesz potrzebował jutro

4. Sprawdź kalendarz

  • Popołudniowe spotkania
  • Spotkania wymagające przygotowania
  • Spotkania wymagające odpowiedniego stroju

5. Wyciągnij lekcję z niepowodzeń

6. Podsumuj miniony dzień i wypisz 1-3 osiągnięcia

7. Zapisz wszystkie otwarte pętle

***

Jeśli wpis „Co zrobić przed wyjściem z biura, by popchnąć karierę naprzód?” przypadł Ci do gustu, koniecznie przeczytaj również:

  • Dla mnie wypisanie takich trzech najważniejszych zadań na następny dzień jest świetnym rozwiązaniem. Dzięki temu nie działam przypadkowo, tylko zaczynam metodycznie pracować 🙂

  • Bardzo pomocne rady:) ja sobie pozwoliłam wydrukować i mam je na biurku.