You are here: Home » Produktywność » Metoda ABC – czyli jak skupiać się na tym, co naprawdę ważne

Metoda ABC – czyli jak skupiać się na tym, co naprawdę ważne

„Nigdy nie wykreślę wszystkiego z mojej listy ToDo”
Do takiego wniosku doszedłem całkiem niedawno. To „odkrycie” zupełnie odmieniło sposób, w jaki planuję swój czas. Zamiast skupiać się jedynie na szybkości wykonywania poszczególnych zadań i metodach mających mi w tym pomóc, zacząłem raczej zastanawiać się, czy to co właśnie robię, jest tym, co robić powinienem.
W wykształceniu takiego nastawienia bardzo pomogła mi książka „Esencjalista”. W praktycznym stosowaniu przedstawionych w niej zasad, obok macierzy Eisenhowera i zasady Parteto bardzo pomaga mi jeszcze jedna metoda – to tzw. metoda ABC.

 

Kurczowe trzymanie się planu jest mocno przereklamowane!

W kilku innych wpisach opisywałem szczegółowo, jak wygląda u mnie proces planowania kolejnego roku, rozbijanie planu na etapy, a następnie planowanie kolejnego dnia, tak „by konsekwentnie realizować marzenia”.

Plan to tylko jeden z elementów układanki, tworzący pewne ramy dla nadchodzącego dnia. Życie jest jednak nieprzewidywalne. Bo co, gdy szef poprosi nas o wykonanie dodatkowego zadania? Co gdy zadzwoni niezadowolony klient i będziemy musieli natychmiast zareagować? Co jeśli ktoś w ostatniej chwili przeforwarduje nam zaproszenie na ważne spotkanie?

Na wystąpienie większość z tych sytuacji nie mamy większego wpływu. Mamy jednak wpływ na to, jak na nie zareagujemy.  A „życiowa skuteczność” i życie w zgodzie z własnymi wartościami wymaga od nas elastyczności i skupiania się na tym, co ważne, a niekoniecznie pilne. Przypomina o tym wiele autorytetów z zakresu „zarządzania czasem” m.in. Brain Tracy czy Stephen R. Covey.

Zaproponowana przez nich metoda ABC ma pomagać skupiać się na tym, co w danej chwili najistotniejsze. Polega ona na przypisaniu każdemu z zadań rangi:

A – dla zadań które koniecznie musimy wykonać danego dnia

B – dla zadań, których wykonanie pozytywnie wpłynie na naszą karierę, relacje itp. Ich niewykonanie wiąże się jednak z znacznie mniejszymi konsekwencjami niż w przypadku zadań z grupy A

C – to zadania „trywialne”. Ich wykonanie nie prowadzi do wielkich korzyści, a zaniechanie nie pociągnie za sobą poważnych konsekwencji

 

Metoda ABC – jak wykorzystać ją w praktyce?

Metoda ABC ma ogromna zaletę – jest niezwykle prosta… do wyjaśnienia.
Jej zastosowanie w praktyce jest jednak nieco bardziej skomplikowane. Oto moja propozycja, jak z powodzeniem stosować ją na co dzień w pracy:

  1. Zaplanuj nadchodzący dzień. Zrób to dzień wcześniej lub z samego rana. W tym celu z zbiorczej listy zadań do zrobienia (lub listy projektów) wybierz zadania, na których będziesz chciał się skupić tego konkretnego dnia.
  2. Każdemu z zadań z listy przypisz priorytet – A, B lub C.
  3. Spośród zadań oznaczonych jako A  lub B, wybierz te, które muszą być zrealizowane w konkretnym momencie – np. przed spotkaniem o 10:00 lub po tym gdy współpracownicy z innych krajów zjawią się w pracy.
    Oszacuj ilość czasu potrzebnego na realizację każdego z tych zadań, a następnie wpisz je do swojego kalendarza. Korzystając z Outlooka lub Kalendarza Google możesz ponadto oznaczyć kolorem zadania o priorytecie A, by odróżnić je od tych mniej istotnych.
  4. Bloki czasu pomiędzy zadaniami, o z góry określonym czasie wykonania, tworzą „bloki”. Przeznaczamy je na realizację pozostałych zadań z listy.
    Rozpoczynamy od zadań z kategorii A. Dopiero po ukończeniu wszystkich zadań „A”, przechodzimy do B, a następnie C.
    Jeśli wystarczy Ci czasu by zrealizować tylko zadania oznaczone jako A – świetnie! Zrobiłeś to, co najistotniejsze.
  5. W ciągu dnia z pewnością będą do nas „spływać” nowe zadania – będziemy dostawać maile, odbierać telefony, rozmawiać ze współpracownikami i szefem. Kluczem do efektywności jest na bieżąco określać priorytet tych zadań i umieszczać je w odpowiednim miejscu naszej listy.
  6. Jako, że w każdej z kategorii – A, B i C mamy zwykle kilka pozycji, wybierając zadanie, nad którym będziemy pracować teraz, powinniśmy wziąć pod uwagę okoliczności (kontekst). Jeśli np. pozostało nam 15 minut do spotkania, nie ma sensu rozpoczynać dużego zadania. Lepiej zabrać się za coś o podobnym priorytecie, co jednak uda nam się ukończyć w całości. Warto również brać pod uwagę swoje indywidualne preferencje – czy wolę rozpocząć dzień od czegoś prostszego, „na rozgrzewkę”, czy od razu zmierzyć się z najtrudniejszym zadaniem? Warto również pamiętać, że nasz poziom energii zmienia się na przestrzeni dnia. Zadania trudne warto zaplanować na okres, kiedy łątwiej będzie nam je wykonać.