You are here: Home » Produktywność » Checklista oszczędzi Ci nerwów. Nie tylko w pracy.

Checklista oszczędzi Ci nerwów. Nie tylko w pracy.

Błędy popełniają nawet najlepsi. Wystarczy, że mamy gorszy dzień, pokłócimy się z kimś lub nasze dziecko zachoruje, a ryzyko popełnienia błędu drastycznie rośnie. Często winna jest również rutyna. Niestety, w wielu zawodach – na sali operacyjnej, w powietrzu, czy biurze konstrukcyjnym nie można sobie na błąd pozwolić. Tu z pomocą przychodzi checklista lub inaczej lista kontrolna. W tym wpisie postaram się przekonać Cię, że checklisty warto stosować nie tylko w pracy, czy przy prowadzeniu własnego biznesu ale również w domu.

Korzystając z serii przykładów, pokażę Ci, gdzie w codziennych zajęciach możesz zastosować checklisty, jakie korzyści możesz odnieść sięgając po nie, oraz jak stworzyć perfekcyjną listę kontrolną. Odpowiem również na pytanie, które być może właśnie Ci się nasuwa – „czy checkisty nie odbierają nam spontaniczności?”

 

Czym jest checklista?

Jeśli kiedykolwiek szykowałeś się do badania lekarskiego i wykonywałaś zalecenia przedstawione na skierowaniu – korzystałeś z checklisty.

Checklista jest spisem czynności, które powinny być wykonane, najczęściej w odpowiedniej kolejności, gwarantującej optymalny rezultat – szybkość wykonania zadania lub niskie ryzyko błędu.

 

Czy checklista nie odbiera nam spontaniczności?

Checklista nie odbierają spontaniczności, a wręcz przeciwnie – pozwalają skupić się na tym, co naprawdę istotne i co wymaga naszej twórczej pracy. Zespołowi medycznemu checklisty pozwalają sprawnie sprawdzić stan pacjenta, przyrządów i aparatury. To pomaga zadbać o jakość zabiegu, jednak zawsze „wisienka na torcie” pozostaje w rękach człowieka – chirurga, pilota czy stewardesy. Podobnie korzystając z checklisty w celu przygotowania urodzin dziecka, czy wyjazdu, redukujesz ryzyko, że zapomnisz o świeczkach albo o soczewkach kontaktowych. Checklista redukuje więc stres i pozwala Ci skupić się na tym, co dla Ciebie ważne.

Check lista oszczędzi Ci nerwów Zorganizowani Checklista Checklist

Dlaczego warto sięgać po checklisty?

Stosowanie checklist w biznesie i życiu prywatnym daje wiele korzyści:

  • Checklista redukuje ryzyko błędu powodowanego rutyną.
  • Stosowanie checklist pozwala szybciej wdrażać nowych pracowników.
  • Checklista pozwala wykonywać zadania prawidłowo, pomimo stresu i zmęczenia (sala operacyjna, loty kosmiczne, biznes…)
  • Stosowanie checklist ułatwia delegowanie zadań i pozbycia się syndromu Zosi-Samosi
  • Stosowanie checklist redukuje stres – wiemy konkretnie, co mamy zrobić, a w dodatku duże zadanie (niekoniecznie lądowanie samolotem na otwartym morzu), zostaje w checkliście rozbite na serię  małych, łatwych do wykonania, nieprzytłaczających kroków.
  • Checklista ułatwia śledzenie postępów oraz oszacowanie czasu potrzebnego na ukończenie zadania.

 

Gdzie można zastosować checklistę?

Checklisty znajdują zastosowanie zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Oto tylko przykładowe pomysły zastosowania checklisty w pracy biurowej i przy prowadzeniu własnego biznesu:

  • Przygotowanie do prezentacji, zwłaszcza wygłaszanej „na zewnątrz” (poza biurem). W tym przypadku checklista taka będzie zawierać m.in. zgranie prezentacji na pendrajwa, utworzenie kopii na dysku Google, spakowanie wskaźnika, zapasowych baterii, markera…
  • Wykonywanie typowych, łatwych do usystematyzowania zajęć ( taka checklista przyda się zwłaszcza początkującym pracownikom)
  • Checklista pozwalająca skontrolować, czy posiadamy wszystkie dokumenty i materiały potrzebne do rozpoczęcia pracy nad nowym zadaniem.
  • Podejmowanie decyzji. Checklista może nam pomóc podejmować decyzje biznesowe – w przypadku prowadzenia bloga może to być „czy powinienem podjąć się współpracy na takich warunkach?”.
  • Pisanie i publikacja artykułów – Checklista pozwala kontrolować pracę i o niczym nie zapomnieć – tutuł, research, pierwszy draft, drugi draft, korekta, sprawdzenie interpunkcji, tworzenie i ładowanie grafik itp.
  • Checklista opisująca organizację delegacji przez pracownika oraz materiały i dokumenty, które powinien on ze sobą zabrać.
  • Lista rzeczy do zrobienia przed wyjściem z biura.

 

Checklista w życiu prywatnym

W przypadku życia prywatnego, checklistę możesz wykorzystać w następujących sytuacjach:

  • Planowanie imprezy, świąt, urodzin itp. Po co każdego roku musieć pamiętać o zamówieniu tortu, czy kupnie świeczek, skoro można to spisać i o niczym nie zapomnieć? 🙂 A jeśli w przyszłym roku postanowisz coś zmodyfikować – wciąż masz wolną rękę.
  • Przy wprowadzaniu nawyków – np. checklista treningu biegowego. 2-3 godz. przed – piję 2 szklanki wody, 1 godz. przed – zjadam lekkostrawny posiłek, 15 minut przed – sprawdzam temperaturę, dobieram strój i wykonuję rozgrzewkę… (ta lista kontrolna może się wydać głupia, jednak takie rozpisanie kroków jest często kluczem do systematycznych treningów i pozbyciem się wymówek).
  • Opieka nad małym dzieckiem – np. „plan kąpieli”. Checklista sprawi, że w pierwszych dniach z maleństwem nie zapomnisz np. o przygotowaniu ręcznika czy czystych śpioszek.
  • Porządki. Czasem jest jakiś zakamarek, o którym przypominamy sobie zwykle gdy już skończymy sprzątać… Checklista będzie o nim pamiętać, byś Ty nie musiał.
  • Cotygodniowa „standardowa” lista zakupów (mleko, jajka itp.)

Check lista oszczędzi Ci nerwów Zorganizowani Checklista Checklist

Jak stworzyć efektywną checklistę?

  1. Używaj podpunktów. To ma być lista, nie wypracowanie.
  2. Zaczynaj zdania od czasownika, w formie rozkazującej.
  3. Listy przedmiotów wymagających przygotowania, spakowania itp. wypisuj od podpunktów. Lista jest czytelniejsza niż tekst podzielony przecinkami.
  4. Unikaj negacji (zamiast „nie korzystaj z negacji”)
  5. Stosuj prosty język. Unikaj długich wyrazów i zdań. Zwróć na to uwagę zwłaszcza jeśli z listy będą korzystać inne osoby.
  6. W przypadku checklist sporządzanych w obcym języku stosuj proste słownictwo.
  7. Jeśli tworzysz checklistę, która ma być stosowana w biznesie, a jednocześnie jakiś punkt jest szczególnie ważny – dodaj w liście konieczność potwierdzenia jego wykonania. Jeśli pracownik musi się pod czymś podpisać, najprawdopodobniej to wykona.
  8. Zdefiniuj dotychczas popełnione błędy przy wykonywaniu danego zadania, oraz te które potencjalnie mogą wystąpić. Na ich podstawie zdefiniuj checklistę, zabezpieczającą przed każdym z nich.
  9. Nie przesadzaj z ilością punktów. Zawrzyj w checkliście tylko to, co istotne. Ze zbyt złożonych list kontrolnych ludzie będą niechętnie korzystać. Ich ewentualna zmiana będzie również bardziej czasochłonna.
  10. Zweryfikuj checklistę z doświadczonym zespołem. Spróbuj wykonywać tylko opisane czynności i wyłap wszystko, czego brakuje. Dodaj te zadania.
  11. Pamiętaj, że wraz ze zmianą narzędzi, wymogów bezpieczeństwa lub naszych preferencji checklista może ewoluować. Regularnie staraj się nanosić w niej stosowane poprawki.

 

Gdzie sporządzać checklisty i gdzie je sprzechowywać?

Jestem zwolennikiem przechowywania danych w chmurze. Tam też trzymam swoje checklisty. Dzięki takiemu podejściu mam do nich dostęp z każdego urządzenia. Oto lista narzędzi które możesz wykorzystać w celu tworzenia  list kontrolnych:

  • Evernote i Oneneote. Większość swoich notatek przechowuję w tych dwóch notatnikach. Korzystam z nich również do sporządzania checklist. Jeśli dotychczas nie miałeś kontaktu z żadnym z tych narzędzi, wybierz Evernote’a.
  • Nozbe/ Trello. Są to planery oparte o koncepcję GTD. Osobiście korzystam z Nozbe, w którym można zdefiniować projekt (np. urodziny), listę zwiazanych z nim zadań (kupno prezentu, tort, świeczki itp.) a następnie stworzyć na jego podstawie wzór, który możemy wykorzystać również w kolejnym roku.
  • Excel, Word, dokumenty Google – Po dwa pierwsze typy plików możemy sięgnąć, jeśli regulamin firmy nie pozwala na przechowywanie danych w chmurze. Po dokumenty Google możesz sięgnąć, jeśli z jakiegoś powodu wolisz mieć listy w osobnych plikach.
  • Aplikacje takie jak Checkvist lub PocketLists. Aplikacje te są stworzone z myślą o checklistach i oferują przyjemne dla oka menu. Jeśli nie przekonuje Cię surowy klimat worda czy Evernote’a, może któraś z tych aplikacji jest właśnie dla Ciebie?
  • Listy papierowe – sprawdzają się zwłaszcza tam, gdzie nie możemy sobie pozwolić na to, by brak dostepu do Internetu, czy brak zasilania uniemożliwił śledzenie checklisty. To dlatego na pokładach samolotów wciąż zabiera się papierowe listy kontrolne (mimo, że zamiast nich można by zabrać dodatkowy bagaż lub kolejnego pasażera).

 

Checklisty były i pewnie jeszcze długo będą jednym z kluczowych narzędzi zapewniających bezpieczeństwo i jakość usług. Niewiele osób chce natomiast przekonać się do nich w przypadku życia prywatnego. Ciekaw jestem, czy ten wpis zmienił Twoje podejście w tym zakresie…

Proszę, napisz w komentarzu, co sądzisz o checklistach i gdzie widzisz dla nich zastosowanie w swoim życiu. 🙂

 

Jeśli wpis „Checklista oszczędzi Ci nerwów. Nie tylko w pracy. przypadł Ci do gustu, to koniecznie przeczytaj również:

  • Wyprzedziłeś mnie! Też mam w planach napisanie artykułu o checklistach. Świetnie się u mnie sprawdzają. Tylko mój system jest bardziej archaiczny. Ja swoje checklisty tworzę na kartkach 😀

    • Żebyś Ty wiedział z iloma tekstami, które mam w planach Ty mnie wyprzedziłeś 😛
      Ja też zaczynałem od kartek. Jednak odhaczanie na nich np. rzeczy które już spakowałem wymagało kserowania listy. Papierowe listy były kłopotliwe również podczas wyjazdów itp. 🙂
      Wypróbuj Evernote’a. 🙂 Ma możliwość wstawiania checkboxów

  • Z takich list korzystam regularnie w wielu sytuacjach. Porządkuje całość i mam pewność, że o niczym nie zapomnę 🙂

    • Jakie porządkowanie dokładnie masz na myśli? 🙂 Mogła byś rozwinąć temat? 🙂

      • Porządkowanie myśli, zadań do zrobienia w ciągu dnia, kolejne kroki podczas nauki czy pracy. Listy zakupów, książek, które chce przeczytać, rzeczy które chce kupić czy sprzedać – listy można wykorzystać w bardzo wielu sytuacjach i pozwalają ogarnąć to wszystko 🙂

        • Jeśli decydujemy się robić listy, to faktycznie ich porządkowanie jest bardzo istotne. Swego czasu sam miałem conajmniej 3 listy książek „do przeczytania”. Część pozycji się powtarzała, a każda lista zawierała inne „priorytety”…
          A wystarczyło tylko dokopiować tekst i na nowo zastanowić się co warto przeczytać 🙂

  • Coraz częściej korzystam. Zdecydowanie więcej spraw wtedy udaje mi się załatwić.

  • U mnie rządzi papier, a dokładniej – Bullet Journal, który w dużej mierze opiera się właśnie na listach zadań do odhaczenia. Nie umiałabym się dobrze zorganizować i wszystkiego spamiętać, gdyby nie to.

    Aczkolwiek lubię też aplikacje do tego służące – w tym wspomniane przez Ciebie Trello.

    • Bullet Journal ma swój klimat. 🙂 Sam przez jakiś czas takowy prowadziłem. Jednak w końcu przerzuciłem się na notatki elektroniczne.
      Każda metoda jest dobra, o ile działa w naszym przypadku 🙂 Nie ma się co ograniczać.

  • Ja ostatnio bez checklisty to się nie ruszam…dzięki niej czuję jakiś taki komfort, że wiem co jak i kiedy zrobić. Niczego nie przegapię i to pozwala na spokojnie działać 🙂

  • Uwielbiam check-listy. Teraz też korzystam z Nozbe i Evernote a wcześniej z Worda, a którym namiętnie robiłam listy wszystkiego – od rzeczy do spakowania na wyjazd po listę zakupów. Ułatwiają baardzo życie 🙂

    • Super! 🙂 A jak wspominasz przejście z worda na Evernote’a? 🙂

      • Evernote traktuję jak notatnik, który mam zawsze pod ręką – bo w telefonie 🙂 Wykorzystuję go głównie do robienia notatek pisemnych i głosowych jak wpadam na jakiś genialny pomysł do wykorzystania na blogu czy mediach społecznościowych. Mam tam też krótsze check listy. To się sprawdza dużo lepiej w Evernote niż w Wordzie.
        Z Wordem nadal jestem w kontakcie 😉 Tutaj mam długie listy, np zakupów, które drukuję, a w sklepie odhaczam. Marnowanie papieru- można to zrobić też w Evernote, ale tutaj jestem jeszcze dinozaurem i tak lubię 🙂

        • Widzę, że masz wszystko przemyślane i zorganizowane. Super! 🙂
          A podczas zakupów, listy papierowe faktycznie bywają bardzo poręczne. Pakowanie np. warzyw z telefonem w ręku nie jest zbyt wygodne… 🙂

  • Zdecydowanie jestem za listami. Nie uważam, że odbierają spontaniczność. Po prostu kiedy wykonujemy jakieś zajęcie dobrze, nie musimy tego poprawiać – mamy czas na inne przyjemności. Zawsze i wszędzie checklisty 🙂

    • Bardzo podoba mi się Twoje podejście! Ja również nie uważam, by checklisty w czymkolwiek mnie krępowały. Oszczędzają mi za to mnóstwo czasu, który mogę poświęcić innym rzeczom. 🙂

  • Bardzo lubię checklisty – zdecydowanie pomagają mi w życiu prywatnym. Nie wyobrażam sobie bez nich świąt czy jakiegokolwiek większego wyjazdu!

  • Moje checklisty królują w papierowym kalendarzu z którym się nie rozstaje 🙂

  • Sama korzystam i gorąco polecam! 🙂

  • Świetny post, check listę stosuje w codziennych planach dzięki temu jest prawdę łatwiej 🙂

  • Ja używam trello i checklist papierowych, najczęściej używam ich mocno orientacyjnie, czyli lista jest, ale jak się dzień potoczy nie wiadomo, ale fakt, że warto je robić, nawet jeśli tylko w formie wskazówki i przypominajki 😉

  • Gorąco polecam Nozbe. Nie ma chyba lepszego narzędzia do planowania, tworzenia i zarządzania projektami czy zarządzania czasem 😉

    • Nozbe jest faktycznie świetny, zwłaszcza, żę jest zintegrowany z Evernote’em, Dyskiem Google i Dropboxem. 🙂

  • Checklisty są dla mnie naprawdę istotne. Mój niezaplanowany, „niezcheklistowany” dzień z automatu jest beznadziejnie bierny, dlatego planuję, planuję, a potem odhaczam wykonane działania. Ile to mi przynosi satysfakcji! O rany! 🙂

    • Po uśmiechu widocznym na zdjęciu-miniaturce widzę, że mnóstwo! 🙂
      Pozdrawiam! 🙂

  • Checklista papierowa to podstawa. Nie umiałabym bez niej funkcjonować 😀