You are here: Home » Produktywność » Dysk i Dokumenty Google – jak z nich sprawnie korzystać?

Dysk i Dokumenty Google – jak z nich sprawnie korzystać?

Coraz więcej osób przekonuje się do przechowywania dokumentów w chmurze. Trudno się temu dziwić – bezpieczeństwo zapewniane przez narzędzia takie jak Dysk Google w połączeniu z ich funkcjonalnością (np. dokumenty Google), łatwym dostępem do danych z niemal każdego urządzenia i innymi zaletami przekona niemal każdego.

Niestety, wiele przyzwyczajeń, które wynieśliśmy z pracy na dysku własnego komputera, nie sprawdza się w realiach chmury. Powoduje  bałagan, nerwy i zamiast usprawniać nam pracę irytuje. Tak jednak nie musi być! Wystarczy, że zrozumiemy, jak właściwie działa chmura i jakie opcje oferuje.

W tym wpisie udzielam wskazówek, jak sprawnie i efektywnie korzystać z Dysku Google oraz jego integralnej części – Dokumentów Google. Mam nadzieję, że ich wdrożenie uprzyjemni Twoją pracę, a jeżeli jeszcze nie korzystasz z dysku Google, to Cię do niego przekona. 🙂

 

Uwaga: Rady przedstawione w tym wpisie są uniwersalnie i odnoszą się do większości chmur!

 

Większość z przedstawionych we spisie trików ma zastosowanie również w pozostałych chmurach – Dropboxie, Boxie, iCloud i OneDrive. Dysk Google wybrałem ponieważ jest na chwilę obecną najbardziej popularnym rozwiązaniem. Bezpłatna wersja pozwala na posiadanie 15Gb przestrzeni dyskowej (Dropbox dla porównania zaledwie 3Gb). Ponadto do jego wykorzystania wystarczy nam konto na Gmailu (konta z rozszerzeniem @gmail.com).

Dysk i dokumenty Google - jak z nich sprawnie korzystać Zorganizowani

1. Jak wykorzystywać foldery na dysku Google?

1.1 Potraktuj foldery jak tagi.

Foldery na dysku Google nie są tym, co znamy z fizycznego komputera. Są raczej tagami, etykietami, które przypisujemy do poszczególnych plików. A wszystko za sprawą faktu, że na Dysk Google możemy przechowywać jeden plik w kilku (!) lokalizacjach. Tak więc mogę tekst tego wpisu wrzucić zarówno do „folderu” Blog jak i folderu Wpisy.

Dokument, nad którym pracujesz np. z Karaliną możesz przechowywać w folderze Projekt X, a jeśli to jakieś wyliczenie finansowe lub faktura możesz je również umieścić w folderze faktury lub arkusze kalkulacyjne.

By umieścić plik w 2 lub większej ilości katalogów dysku Google, wystarczy że go zaznaczysz, klikniesz shift+z a następnie wybierzesz lokalizację, gdzie powinien on zostać „skopiowany”. Celowo słowo skopiowany umieściłem w cudzysłowie – mamy bowiem wciąż tylko jeden plik (który nie zajmuje nam podwójnie miejsca). W 2 miejscach istnieją natomiast tylko odnośniki, skróty albo inaczej ikonki prowadzące do tego pliku.

Dysk Google plik w 2 lokalizacjach jednocześnie Zorganizowani

Dokumenty Google pozwalają na przechowywanie pliku w 2 lokalizacjach jednocześnie. 

Uwaga 1: Usunięcie pliku z którejkolwiek lokalizacji powoduje usuniecie go ze wszystkich pozostałych. By przestać wyświetlać konkretny plik w wybranym katalogu-tagu powinieneś zamiast go usuwać, odznaczyć jedną, niechcianą lokalizację w szczegółach pliku (gif poniżej)

Dysk Google usuń plik z jednej lokalizacji Zorganizowani

Dysk Google – usuń plik tylko z jednej lokalizacji.

Uwaga 2: I jeszcze jedna uwaga – jako, że nasze foldery są tagami, a do wyszukiwania potrzebnych informacji zwykle i tak sięgamy po search’a, w większości przypadków nie ma sensu stosować wielopoziomowej hierarchii folderów. Utrudnia to tylko segregację plików i zmusza, do robienia nadmiernej liczby ich kopii.

 

1.2 Pokoloruj foldery-tagi.

Kolorowanie folderów-tagów uprzyjemnia naszą pracę oraz pozwala szybciej znaleźć katalog którego potrzebujemy.

Dysk Google zmiana koloru folderów Zorganizowani

Zmiana koloru katalogów na Dysku Google.

 

1.3 Używaj gwiazdek by wyróżnić pliki, z których często korzystasz.

Pliki oznaczone gwiazdką są dostępne w osobnej zakładce. Możesz w ten sposób wyróżnić pliki, nad  którymi aktualnie pracujesz, by mieć do nich wygodny i szybki dostęp. Pamiętaj jednak, by po zakończeniu pracy pozbawić je gwiazdki. W przeciwnym razie ilość wyróżnionych plików wzrośnie na tyle, że ich używanie straci swój sens. 

Dysk Google dodaj gwiazdkę Zorganizowani

Wyróżnienie ważnych plików za pomocą gwiazdki.

 

1.4 Korzystaj z folderów, by ograniczyć dostęp do grup plików.

Jeśli używasz dysku Google (lub innej chmury) w pracy lub prowadząc własny biznes, możesz wykorzystać  foldery, by ograniczyć dostęp do dużej grupy plików dla wybranej grupy ludzi. Jednocześnie pamiętaj, że nie wszyscy powinni mieć dostęp edytorski. Części osób wystarczy jedynie możliwość podglądu plików.

Podobnie możesz postąpić udostępniając znajomym zdjęcia np. z ostatniej imprezy czy wyjazdu. Zainteresowanym wystarczy przecież możliwość podglądu plików, a Ciebie ochroni przed ewentualną modyfikacją zawartości lub jej usunięciem.

 

1.5 Stwórz osobny folder dla każdego z klientów, z którym współpracujesz.

Przydziel mu dostęp tylko do tego jednego katalogu. W ten sposób nie będzie miał wglądu w Twoje inne projekty i zlecenia.

Ponadto w folderze tym przechowuj kopie plików, a nie jedynie referencje utworzone w sposób opisany w punkcie 1.1. Dzięki temu w folderze klienta będą znajdowały się doszlifowane wersje dokumentów, które świadomie tu umieściliśmy, a nie ich robocze, często opatrzone komentarzami wersje plików.

 

2. Stosuj logiczne nazewnictwo plików i dokumentów Google.

Nauka programowania nauczyła mnie, by stosować nazwy, które będą zrozumiałe i możliwe do odszukania nawet po wielu tygodniach.

Pliki i foldery wielokrotnie będziesz wyszukiwać z wykorzystaniem search’a, tak więc zadbaj o to, by zawierały one słowa-skojarzenia, które pomogą Ci je później odszukać. Nazwy niekoniecznie muszą być krótkie! Niech zawierają za to informacje, które pozwolą Ci określić zawartość pliku bez konieczności jego otwierania.

Jeśli wykorzystujesz Dysk Google lub inną chmurę pracując w ramach większego zespołu, ustalcie wspólny system nazewnictwa. Nie ma tu twardych reguł, ważne by system był spójny. Jeśli jedna osoba rozpoczyna nazwę od typu pliku – faktura, raport itp. niech inna nie rozpoczyna od daty jego utworzenia. Utrudni to bowiem sortowanie plików.

I jeszcze jedna uwaga – przed nadaniem nowemu plikowi lub dokumentowi Google nazwy, sprawdź z wykorzystaniem wyszukiwarki, czy plik o zbliżonej nazwie już nie istnieje. W razie potrzeby zmodyfikuj nazwę jednego z nich. Nie zajmie to wiele czasu, a w przyszłości oszczędzi Ci nerwów i frustracji.

 

3. Pracuj bezpośrednio w chmurze.

Zamiast pobierać pliki z chmury, zapisywać je na dysku, pracować na nich a następnie z powrotem umieszczać na Dysku Google warto pracować bezpośrednio w chmurze. Oszczędza to czas i zapobiega konfliktowi wersji. Pracę bezpośrednio w chmurze można osiągnąć na 2 sposoby:

  • Jeśli korzystasz z komputera lub laptopa, wystarczy że zainstalujesz darmową aplikację Dysk Google, W ten sposób cała zawartość chmury zostanie zsynchronizowana z dyskiem Twojego komputera. Dysk Google będzie na nim jakby osobnym katalogiem. Każda zmiana w obrębie tego folderu zostanie bezpośrednio zsynchronizowana z chmurą. Koniec z konfliktem wersji i używaniem nieaktualnych plików! Wystarczy tylko dostęp do Internetu.
  • Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z dokumentów Google, ich edycja będzie możliwa bezpośrednio w oknie przeglądarki. Dokumenty można edytować również za pomocą aplikacji dostępnych na tablety i smartfony.

 

4. Zaufaj systemowi kontroli wersji dokumentów Google.

Pamiętam, jak pisząc swoją pracę magisterską kopiowałem plik i zapisywałem go z dopiskiem _v1, _v2 itp. Te czasy już jednak minęły. Korzystając z dysków w chmurze np. Dysku Google, automatycznie otrzymujemy do dyspozycji system kontroli wersji. Dysk Google sam zapamięta poprzednie wersje Twoich plików (do 100 wersji) i będzie je przechowywał przez 30 dni! W razie potrzeby możesz łatwo przejrzeć poprzednie wersje i w razie potrzeby powrócić do dowolnej z nich.

Dysk Google dokumenty Google pokaż historię zmian Zorganizowani

Dokumenty Google pozwalają na przechowywanie do 100 wersji naszych dokumentów – koniec z kopiowaniem katalogów!

Jedynym wyjątkiem,  gdzie odradzałbym  korzystania z wersji są dokumenty, do których przechowywania w określonej wersji jesteśmy prawnie zobligowani, lub które maja stanowić dokumentację postępów naszej pracy. Czy takich plików jest jednak aż tak wiele? No właśnie…

 

5. Zacznij stosować dokumenty Google.

Dokumenty Google w wielu przypadkach stanowią znakomity zamiennik pakietu Office. Umożliwiają  tworzenie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz prezentacji (rozszerzenia pozwalają tworzyć również inne typy plików).  Dokumenty te posiadają podstawowe funkcje edycyjne, które znamy z pakietów biurowych. Nie znajdziemy tu co prawda tabeli przestawnych czy możliwości nagrywania makr, wciąż jednak dokumenty Googla pozostają fantastyczną alternatywą dla startujących firm i użytkowników nie potrzebujących zaawansowanych funkcji.  Korzystając z dokumentów Google zamiast standardowego pakietu Office rozwijająca się firma oszczędza 1199zł na każdym stanowisku komputerowym. 1199zł które można zainwestować w cokolwiek innego!

Ponadto dokumenty Google dają możliwość ich otwarcia na każdym urządzeniu, co niweluje problemy z wykorzystaniem rożnych systemów operacyjnych – Windows,  Linux, Mac oraz dostępem do plików z urządzeń mobilnych.

 

6. Pracując nad jednym dokumentem Google w kilka osób korzystaj z komentarzy i sugestii.

Komentarze, to uwagi, którymi możemy opatrzyć np. pojedyncze zdanie, akapit tekstu lub zestaw komórek arkusza kalkulacyjnego. Komentarz w dokumencie Google jest sugestią poprawy fragmentu, bez konkretnej wskazówki, jak to zrobić.

Dysk Google dokumenty google skomentuj Zorganizowani

Opcja komentowania udostępniana przez Dokumenty Google.

Sugestie polegają natomiast na zastępowaniu dotychczasowej treści  dokumentu, tą sugerowaną. Osoby z którymi współpracujesz będą mogły porównać oryginalna wersję z Twoją sugestią i jeśli się z nią zgadzają, zatwierdzić. Zatwierdzenie sugestii powoduje automatyczną modyfikację tekstu lub wartości komórek.

Dysk Google dokumenty google sugerowanie Zorganizowani

Opcja sugerowania  oferowana przez Dokumenty Google.

 

7. Usuwaj pliki, z których już nie korzystasz.

Usuwając pliki nie tylko zaoszczędzisz miejsce , lecz również ułatwisz sobie znalezienie tego, co istotne.

 

PODSUMOWANIE:

  • Traktuj foldery jak tagi. Nadawaj im kolory.
  • Unikaj stosowania wielopoziomowej struktury folderów.
  • Korzystaj z gwiazdek, by ułatwić sobie dostęp do często używanych plików.
  • Korzystaj z folderów by ograniczyć dostęp (również edycyjny) do dużej grupy plików.
  • Utwórz osobny folder dla każdego z klientów z którym współpracujesz.
  • Stosuj logiczne i przede wszystkim spójne nazewnictwo plików i folderów.
    -Unikaj zbliżonych nazw.
    -Nazwy nie muszą być krótkie! Muszą być użyteczne.
  • Pracuj bezpośrednio w chmurze.
  • Korzystaj z systemu kontroli wersji wbudowanej w dokumenty Google.
  • Korzystaj z dokumentów Google, które mogą być przeglądane na każdym systemie operacyjnym i są w dodatku darmowe.
  • Pracując nad jednym plikiem w grupie osób, stosuj komentarze i sugestie.
  • Usuwaj pliki, z których już nie korzystasz.

 

A może masz coś do dodania? ŚMIAŁO! 🙂

Starałem się, by wpis był możliwie kompleksowy i by przedstawiał  wszystkie triki pozwalające sprawniej korzystać z dokumentów i dysku Google. Jeśli, masz jednak własne spostrzeżenia, pomysły lub sugestie systemów które pozwalając Ci efektywniej używaj chmury, proszę, podziel się nimi w komentarzu. 

***

Jeśli wpis „Dysk Google & Dokumenty Google – jak z nich sprawnie korzystać? przypadł Ci do gustu, to koniecznie przeczytaj również: