You are here: Home » Produktywność » Jak organizować bardziej efektywne spotkania?

Jak organizować bardziej efektywne spotkania?

Spotkania są nieodłącznym elementem pracy biurowej. I choć łatwo narzekać na spotkania, które okazały się stratą naszego czasu, dużo trudniej samemu zorganizować takie, by ludzie byli z niego zadowoleni. Nic nie jest jednak niemożliwe, a praktyka czyni mistrza i w tym przypadku.

Jak więc zaplanować i zorganizować efektywne spotkanie?

 

Co dla mnie znaczy „efektywne spotkanie”?

Dla mnie spotkanie jest efektywne, gdy spełnione są co najmniej 3 czynniki:

  • Osiągnięty został cel spotkania – podjęta została decyzja, przekazana informacja dotarła do słuchaczy
  • Gdy opuszczające sale osoby czują, że nie straciły czasu, czegoś się dowiedziały – same uważają spotkanie za udane
  • Gdy spotkanie trwa krótko i nie marnuje czasu uczestników

Ostatni czynnik jest tu bardzo  istotny – spotkania są bowiem drogie. 1 godzinne spotkanie, w którym uczestniczy 10 osób to ponad dzień pracy jednej osoby, a w skali roku to aż 2 miesiące!

David Whetten i Kim Cameron w książce “Developing Management Skills” (PDF) wyróżnili 5 elementów, na które należy zwrócić uwagę organizując spotkanie. Są to: cel, plan, uczestnicy, obecność, perspektywa (purpose, plan, participants, participation and perspective). W tym wpisie postaram się rozwinąć każdy z tych punktów i po kolei przedstawić jak powinno się organizować spotkania w biurze.

 

1. Przede wszystkim zastanów się czy w ogóle potrzebujesz spotkania

Wiele spraw można załatwić z użyciem komunikatora czy maila, którego zainteresowani przeczytają w dogodnym dla nich czasie. Ponadto decyzja jaka zostanie podjęta, będzie w tym przypadku od razu udokumentowana.

 

2. Skróć spotkanie do minimum

Trudno utrzymać koncentrację przez ponad godzinę. Dłuższe spotkania rzadko kiedy mają sens. W ich miejsce lepiej zorganizować 2 krótsze sesje pomiędzy którymi uczestnicy mogą zdobyć brakujące informacje lub  zrealizować chociaż cześć action items.

 

3. Może wystarczy Ci 15 lub 45 minut?

Czy spotkanie rzeczywiście musi trwać 30 albo 60 minut (tak jak sugeruje to Outlook)? Wiele spraw można z powodzeniem załatwić w 15 minut. Inne w powiedzmy 45. Spotkania ustawione na godzinę mają tendencję do niepotrzebnego przeciągania się przez co wypełniają cały dostępny czas.

 

4. Niech obecność każdego uczestnika ma konkretny cel

Każdy kolejny uczestnik spotkania, to godziny, za które płaci firma. Nie zapraszaj osób, które nie są Ci koniecznie niezbędne – to nie jest email, który można przelecieć wzrokiem lub zignorować.

Jeśli zależy Ci na tym, by ktoś był świadom decyzji jakie zostaną podjęte, dodaj go na cc maila z minutkami.

 

5. Ustaw spotkanie na odpowiednia godzinę

Tu dużo zależy od specyfiki konkretnego biura. Spotkanie tuż po lunchu, lub w godzinach popołudniowych, gdy ludzie szykują się do wyjścia z pracy (zwłaszcza w piątek) nie sprawdzi się raczej nigdzie.

 

6. Przed spotkaniem wyślij agendę

Niech agenda spotkania zawiera nie tylko kolejne punkty, które mają zostać przedyskutowane lecz również czas przewidziany na każdy z nich. Pomaga to kontrolować czas, jak również (zwłaszcza w przypadku spotkań z użyciem komunikatora) pozwala uczestnikom wdzwonić się dopiero na fragment, który ich interesuje lub dotyczy.

 

7. Wyślij materiały z wyprzedzeniem i poproś o ich przejrzenie.

Przed spotkaniem prześlij uczestnikom materiały, z którymi chciałbyś by się zapoznali. Dzięki temu ludzie przyjdą na spotkanie z gotowymi pomysłami.

 

8. Bądź na miejscu przed czasem.

Chyba nic nie irytuje bardziej niż organizator spotkania, który wchodzi do sali po czasie, podłącza laptopa i zaczyna szukać prezentacji.

Szanuj uczestników spotkania – bądź na miejscu chwilę wcześniej, sprawdź sprzęt i przygotuj się do prezentacji.

 

9. Nie zaczynaj po czasie

Niestety, ale często zdarza mi się popełnić ten błąd. Każdorazowo czuję się jednak nie fair względem tych, którzy przybyli/wdzwonili się na czas.

Pamiętaj, że z tych kilka minut opóźnienia, uwzględniając ilość uczestników robią się czasem godziny bezsensownie traconego czasu.

 

10. Jako prezenter bądź przygotowany

Oprócz standardowej prezentacji dobrze jeśli będziesz mieć przygotowane backup slajdy i materiały, które mogą Ci się przydać na wypadek pytań.

 

11. Ostanie minuty zarezerwuj na podsumowanie

W ostatnich minutach podsumuj co zostało powiedziane, jakie decyzje zostały podjęte, jakie są action items i kto za nie odpowiada.

 

12. Skończ o czasie

Zrób to nie tylko ze względu na uczestników spotkania, którzy mogą się spieszyć. Pomyśl również o tych, którzy pod drzwiami conference roomu mogą czekać na swoją kolej.

 

13. Wyślij minutki ze spotkania

Jeśli nie ma czasu na wysłanie podsumowania to czy był sens w ogóle się spotykać?

Przeczytaj: Jak sporządzić notatki ze spotkań