You are here: Home » Produktywność » Getting Things Done – 5 rzeczy, które wyniosłem z tej książki

Getting Things Done – 5 rzeczy, które wyniosłem z tej książki

Filozofia Getting Things Done (GTD) jest uważana za jedną z najskuteczniejszych metod zarządzania tym co mamy do zrobienia. Stała się ona podstawą działania wielu aplikacji –  doskonałym przykładem jest rodzimy Nozbe.
Mi osobiście w metodzie przedstawionej w Getting Things Done wciąż brakuje paru rzeczy. Mimo to bez problemu wyłuskałem z niej kilka takich wskazówek, które doskonale sprawdzają się w moim przypadku. Może sprawdzą się i u Ciebie?

 

Gromadzenie pomysłów poza swoją głową

Najistotniejsza wskazówka jaką wyniosłem z Getting Things Done jest gromadzenie informacji, pomysłów i tego co mam do zrobienia poza swoją głową.I choć obecnie stosuję elektroniczne notatniki: OneNote’a i Evernote, sama idea zachowała się bez zmian.

Spisywanie pomysłów i „rzeczy” do zrobienia redukuje stres i ryzyko, że zapomnimy o czymś ważnym. Pomaga również podejmować lepsze decyzje oraz skuteczniej priorytetowa działania. Mając kompletną listę spraw do załatwienie łatwiej określić co jest najważniejsze. No i nasza decyzja nie zmienia się co 5 minut, kiedy przypomnimy sobie o kolejnej sprawie…

Ponadto nawyk zapisywania wszystkiego co przychodzi nam do głowy przydaje się gdy pracujemy już nad realizacja konkretnych zadań. Gdy dwpadamy na kolejny „genialny” pomysł, zapisujemy go gdzieś „na boku” i wracamy do głównego zadania. Pomysł nie ucieknie, a ja nie przeskakuję z zadania na zadanie.

„Your mind is for having ideas not holding them”
David Alen – autor Getting Things Done (GTD)

 

Zasada 2 minut przedstawiona w Getting Things Done

Przedstawiona w Getting Things Done zasada „2 minut” sprawdziła się u mnie zwłaszcza się w przypadku „czytania” maili.

Jeśli w wiadomości jestem proszony o coś, co i tak bym zrobił, a jednocześnie zadanie  jest na tyle małe, że mogę ukończyć je w maksymalnie 2 minuty – wykonuje je od razu. Jeśli wiem, że zajmie więcej czasu, trafia ono na zbiorczą listę zadań (projektów).

Z jednej strony zasada 2 minut sprawia, że skupiamy się na realizacji zadań a nie jedynie na ich gromadzeniu. Z  drugiej natomiast przypomina, że nie wszystko powinniśmy robić od razu. Dzięki temu „sprawdzanie skrzynki email nie rozciąga się na pół dnia.

 

Dla każdego zadania definiuję pierwszy krok, który należy podjąć w kierunku jego realizacji

Gdy do głowy przychodzi mi myśl związana ze sprawą, którą powinienem się zająć, często ma ona bardzo mglista formę: „kitchen helper”; „wakacje Grecja”; „spotkanie z promotorem”; „prezentacja Michał” itp.

Problem w tym, że frazy te nie definiują dokładnie tego co w przeczystości jest do zrobienia. Przede wszystkim nie definiują jednak tego od czego należy zacząć.

Z tego właśnie względu David Alen w metodzie Getting Things Done sugeruje, by dla każdego projektu zdefiniować pierwsze zadanie jakie można podjąć w kierunku jego realizacji. W ten sposób mglista wizja przekształca się w konkretne kroki prowadzące do naszego celu. Kroki które można wprowadzić do kalendarza.

 

Dzielę zadania według kontekstów

Podział na zadania pilne i niepilne; ważne i nieważne nie zawsze wystarcza.
Bardzo często dużo istotniejszy jest kontekst, w którym dane zadanie możemy  wykonać.

Dla przykładu, by wydrukować dokumenty potrzebuje dostęp do drukarki lub punktu ksero. By omówić coś z współpracownikiem, musi on być biurze i nie może być zajęty czymś innym. By kupić kołki potrzebne do zawieszenia lustra (i nie tracić niepotrzebnie czasu) potrzebuję być w Castoramie lub choćby jej pobliżu.

Przypisywanie zadaniom kontekstu (np. korzystając z tagów w Nozbe) pozwala na filtrowanie zadań i wybieranie tych które optymalnie jest zrobić w danym momencie.

 

Regularnie przeglądaj swoją listę zadań (projektów)

Przez bardzo długi czas broniłem się przed „traceniem” czasu na regularne przeglądanie wszystkiego co znajduje się na mojej liście TODO. Przecież wiem nad czym pracuje!

Paradoksalnie inwestycja czasu w „przegląd tygodniowy” i planowanie kolejnego tygodnia zwraca się z nawiązką. Pomaga on spojrzeć na to co robimy z szerszej perspektywy. Ocenić czy to co robimy jest naprawdę najistotniejszą sprawą a naszej listy, zaplanować kolejne działania, ocenić czy kilku z nich nie można wykonać nijako „przy okazji” oraz z wyprzedzeniem przygotować sobie grunt pod realizację kolejnych przedsięwzięć (np.. wysyłając emaile z prośbą o pewne materiały)

 

***

A co Ty wyniosłeś z  GettingThings Done czyli sztuka bezstresowej efektywności”?