You are here: Home » Produktywność » Jak się zorganizować i mieć czas na to, co ważne?

Jak się zorganizować i mieć czas na to, co ważne?

Ogarnij się wreszcie! Takie myśli przychodzą w różnych sytuacjach – gdy zapomnimy o czyichś urodzinach, nie oddamy pracy w terminie, albo musimy się wracać do sklepu, bo znów czegoś zapomnieliśmy. W tym wpisie porozmawiamy o tym, jak się zorganizować, by mieć więcej czasu na to co ważne.

 

#1 Wypróbuj Trello lub Nozbe

Każde przedsięwzięcie którego się podejmujemy np. wakacyjna podróż to pewien projekt, który składa się z szeregu drobnych zadań – znalezienia lotu, rezerwacji hoteli, samochodu, wyszukania lokalnych  atrakcji itp. Remont kuchni też jest projektem, choć często tak na niego nie patrzymy (ahh ten kurz!). Zadaniami jest tu wybór płytek, lampy, umówienie ekipy itp.

Takiemu rozbijaniu „projektów” na listę zadań służą narzędzia TrelloNozbe (również Assana, Things i wiele innych…) Pozwalają one przypisać poszczególnym zadaniom m.in. czas ich trwania, priorytet i ostateczną datę realizacji. Pozwalają również (zwłaszcza Nozbe) na segregację zadań np. pod kątem lokalizacji, a w ten sposób będąc  w Castoramie i szukając np. płytek możemy sprawdzić i… o tak, mieliśmy tu kupić również kwiatki na balkon!

 

#2 Planuj dzień z wyprzedzeniem.

Jeśli nie mamy planu i nie wiemy czego oczekujemy od jutra,  czas będzie przeciekał nam między palcami – bo to sprawdzimy Facebooka, to obejrzymy jakiś program w tv albo kilka filmików na YouTubie i czas do wieczora jakoś zleci. (nie ma w tym oczywiście nic złego, o ile tak nie wygląda każdy nasz dzień)

Z tego powodu, warto nadchodzący dzień zaplanować z wyprzedzeniem. Nawet jeśli zaplanujemy w nim tylko 1-2 rzeczy, to świadomość, że przybliżą nas one do realizacji większych celów i marzeń pomaga rano zerwać się z łóżka. Bo wiemy po co wstajemy…

Planowanie pozwala również lepiej zorganizować nadchodzący dzień – np. obrać inną trasę powrotu z pracy i załatwić coś po drodze.

Jak się zorganizować i mieć czas na to co ważne Zorganizowani Dawid Machalica

Jak się zorganizować i mieć czas na to co ważne? Fot. Landon Martin on Unsplash

#3 Wybierz swój external brain

Krótka autoprezentacja na potrzeby rozmowy o pracę, szablony standardowych maili, rozkłady pks w Zakopanem czy lista rzeczy na wyjazdy – tego wszystkiego nie trzeba ciągle nosić w głowie, tylko dlatego, że kiedyś może się przydać.

Do przechowywania takich „referencyjnych” informacji służą mi elektroniczne notatniki – OneNote, a ostatnio w coraz większym stopniu Evernote. W notatnikach tych, możemy gromadzić nie tylko tekst, lecz również zdjęcia dokumentów, rachunkówów (które lubią blaknąć),  wizytówek oraz nagrania wideo i dźwięk z dyktafonu. A co najważniejsze notatniki Evernote i OneNote pozwalają na synchronizację notatek pomiędzy różnymi urządzeniami.

Ja w Evernote gromadzę również pomysły na wpisy, materiały do nich, listę marzeń, które mam zamiar zrealizować, miejsc które odwiedzę oraz listę książek czekających na swoją kolej. A do czego Ty wykorzystasz to narzędzie?

 

#4 Korzystaj z elektronicznego kalendarza (Kalendarz Google, iCalc)

Dlaczego elektronicznego? Bo dużo łatwiej ustawić w nim powtarzające się wydarzenia (urodziny, regularne spotkania, treningi). Elektroniczny kalendarz pozwala również dodać do wydarzenia lokalizację na mapie (aplikacja oszacuje czas dojazdu), wyśle Ci powiadomienie (np. 30 min przed umówioną wizytą u fryzjerki), a jako że smartfon mamy niemal zawsze przy sobie, łatwo sprawdzić, czy mamy czas w piątek 30 sierpnia i czy wpadniemy wtedy do urządzających parapetówkę znajomych.

W kalendarzu przede wszystkim przechowujemy wydarzenia, które muszą zostać załatwione w konkretnym terminie (np. wizyty u lekarza). Ja jednak, na etapie planowania tygodnia/dnia, lubię umieszczać w kalendarzu „bloki czasu” przeznaczone na realizację istotnych zadań – np. napisanie tego wpisu.

Z doświadczenia wiem również, że warto posiadać tylko jeden kalendarz –  do życia zawodowego i prywatnego. W końcu mamy jedno życie, nie dwa.

 

#5 Chcesz się zorganizować? – Korzystaj z checklist.

Checklisty oszczędzą Ci nerwów oraz pozwalają zrobić więcej rzeczy w krótszym czasie. Odkąd stworzyłem  listę rzeczy do zabrania na wyjazd i delegację, pakowanie się zajmuje mi moment (lista jest podzielona na poszczególne pomieszczenia, z których zabieram przedmioty – kosmetyki, ubrania, przekąski na drogę).

Checklisty mogą również usprawnić m.in. przygotowanie blogowych spisów, prezentacji lub operacji „rozmowa o pracę„.

 

#6 Zacznij korzystać z chmury (Dysku Google, ICloud, OneDrive, Box)

„Gdybym miał przy sobie…” – tak tłumaczyć się mogli nasi dziadkowie. My możemy mieć przy sobie niemal wszystkie dane, dokumenty i informacje.

Skan dowodu osobistego, CV, formalne zdjęcie i logo bloga. Korzystając z chmury, możesz mieć tego typu pliki zawsze przy sobie.

Jeśli nigdy nie korzystałeś z chmury, polecam Ci rozpocząć od Dysku Google (który w bezpłatnej wersji oferuje 15GB  przestrzeni dyskowej). A w tym wpisie znajdziesz garść porad jak efektywnie z korzystać z Google Drive.

***

Jeśli spodobał Ci się wpis „Jak się zorganizować i mieć czas na to co ważne?”  polecam Ci również podobne wpisy:

 

  • Inspirujący wpis, wielkie dzięki 😉

  • Dla mnie najlepsze, co możliwe jest napisanie ręcznie listy na kartce. Jedna np. na dzisiaj (nawet jak mam wolne), a jedna np. ogólna podzielona na kategorie. To się u mnie sprawdza + oczywiście ustalenie priorytetów:)

    • Jeśli taka metoda Ci się sprawdza to super! 🙂 Polecam Ci jednak chociaż wypróbować Evernota – choćby do gromadzenia cytatów, pomysłów na teksty, ciekawych artykułów itp 🙂
      Papier ma coś w sobie – pisze się na nim znacznie przyjemniej niż na komputerze, niestety dużo trudniej go przewozić i właśnie z tego powodu ja niemal wszystkie notatki i plany sporządzam obecnie w komputerze.