You are here: Home » Produktywność » Jak określać czas trwania zadań i projektów?

Jak określać czas trwania zadań i projektów?

Ile czasu potrzebujesz na przeczytanie tego wpisu? 2 minuty? 3? A może 5? To nie takie proste. Szacowanie czasu wymaga wprawy. Wymaga również znajomości paru zasad i trików. Tymi ostatnimi podzielę się z Tobą w tym wpisie. Opowiem w nim, jak szacować czas trwania zadań i projektów oraz jak brać poprawkę na szacunki innych ludzi. Wskażę również kilka pułapek, przez które nasze szacunki bywają nieprecyzyjne oraz zasugeruję, jak ich uniknąć.

Jeśli nauczysz się szacować czas trwania zadań, umiejętność ta pozostanie z Tobą na zawsze i przyda Ci się niemal w każdym aspekcie życia, jak choćby:

  • Gdy będziesz zastanawiał się, jak wycenić swoją pracę lub usługę (w przypadku grafików, copywriterów itp.)
  • Gdy będziesz planował, o której wyjechać na spotkanie z przyjaciółmi lub ważnym klientem biznesowym.
  • Planując kolejny dzień i potrafiąc ocenić, ile faktycznie będziesz w stanie zrobić.
  • Przy szacowaniu czasu potrzebnego na naukę do egzaminu.
  • Gdy będziesz koordynował prace grupy osób i musiał określić czas zakończenia projektu.

Mimo, że umiejętność szacowania czasu trwania zadań jest tak przydatna, niewielu z nas potrafi to robić. Przekłada się to na straty finansowe oraz poziom odczuwanego stresu.

Czasem słysząc oczekiwania przełożonych czujemy w kościach, że termin jest nieosiągalny. Nie potrafimy jednak w rzeczowy sposób zgłosić veto, zasugerować bardziej realny termin i nie wyjść przy tym na lenia.

Ten wpis pomoże Ci to zmienić.

Jak szacować czas trwania zadań i projektów Zorganizowani Dawid Machalica

Jak szacować czas trwania zadań i projektów    Fot. Rachael Crowe on Unsplash

Jak szacować czas trwania zadań i projektów?

By szacować czas trwania zadań nie musisz być managerem projektu. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie byś wykorzystywał stosowane przez nich techniki. Oto najprzydatniejsze z nich:

 

1. Jasno zdefiniuj projekt

Ponadto określ kto (doświadczony pracownik, czy może praktykant) oraz z użyciem jakich środków (programów i narzędzi) będzie nad konkretnym zadaniem pracował. 

 

2. Rozbij projekt na serię mniejszych zadań

Trudno określić, ile potrwa realizacja zadania złożonego z kilku pomniejszych czynności (np. stworzenia wpisu na bloga). Dużo łatwiej oszacować  czas potrzebny na znalezienie i obróbkę zdjęć, zgromadzenie pomysłów na kolejne podpunkty i korektę interpunkcji.

  • Rozbijając projekt na zadania pamiętaj, by z góry określić limit poniżej którego nie będziesz się już rozdrabniał. Może to być np. 2 godziny.
  • Pamiętaj o uwzględnieniu w zestawieniu czasu potrzebnego na zachowanie porządku w miejscu pracy, dokumentach czy komputerze.

 

3. Oszacuj czas trwania poszczególnych zadań

Chcąc oszacować czas trwania poszczególnych zadań możesz wspomóc się:

  • Doświadczeniem – własnym lub osób, które realizowały podobne zadania w przeszłości.
  • Informacjami z działu finansów lub rejestru czasu pracy – w tym przypadku dysponujesz realną ilością czasu przeznaczonego na podobne projekty w przeszłości.
  • Projektem pilotażowym

Masz do stworzenia 10 podobnych grafik? Stwórz jedną jako pilot. Zmierz czas potrzebny na ukończenie tej części zadania, a następnie pomnóż go przez 10. (Uwaga! Jeśli zadanie jest bardzo nietypowe wynik może być zawyżony. W pierwszym etapie czeka Cię bowiem sporo nauki i testów)

 

4. Przeanalizuj „ścieżkę krytyczną”

Jeśli zadanie wymaga 40 godzin pracy, a Ty przypiszesz do niego 5 osób, niekoniecznie uporają się z nim w  ciągu jednego dnia. Albo nawet dwóch… Bo co w przypadku gdy cała piątka będzie czekać na dostawę materiałów przez spóźnionego kuriera?

Właśnie z tego powodu szacując czas trwania projektów, nie wolno Ci zapomnieć o analizie tzw. krytycznej ścieżki. Jest ona najdłuższym zestawieniem czynności, które należy wykonać w zadanej kolejności, przy czym kolejny etap nie może się rozpocząć przed przynajmniej częściową  realizacją poprzedniego punktu. W rezultacie opóźnienie na dowolnym etapie ścieżki krytycznej (np. spóźniona o 1 dzień dostawa), pociąga za sobą opóźnienie realizacji całego projektu!

 

5. Pamiętaj, że jeden dzień pracy to nie 8 godzin.

Nad projektem spędzisz maksymalnie 80% czasu pracy. Jeśli pracujesz w biurze będziesz musiał odpowiadać na maile, pojawiać się na spotkaniach, a czasem się i do nich przygotować.

Jeśli chcesz w swoich szacunkach pozostawić bufor na pilne prace, które zawsze pojawiają się znienacka, powinieneś założyć, że codziennie nad projektem spędzisz około 60% czasu pracy (ok. 5 godzin).

Jak szacować czas trwania zadań i projektów Zorganizowani Dawid Machalica

 

Jak uwzględnić  to, że zwykle  niedoszacowujemy czasu?

Zwykle przeceniam swoje możliwości. Wydaje mi się, że jestem w stanie zrobić więcej w określonym czasie. Też tak masz? Nie przejmuj się! Istnieją aż 3 sposoby pozwalające wziąć poprawkę na takie zbyt optymistyczne szacunki i lepiej ocenić pracochłonność powierzonych nam zadań:

1) Sprawdź, jaki błąd zwykle popełniasz w szacunkach. Wystarczy, że przed realizacją kilku zadań oszacujesz czas ich trwania, zapiszesz  go, a gdy będzie już po wszystkim, zweryfikujesz swoje prognozy. Dzieląc czas rzeczywiście zużyty przez ten „prognozowany” otrzymasz wskaźnik określający dokładność Twoich szacunków (większy niż 1 – niedoszacowanie, mniejszy od 1 – przeszacowanie).

Przy szacowaniu czasu potrzebnego na realizację kolejnych zadań, wystarczy, że pomnożysz swoje szacunki x wyznaczony współczynnik.  🙂

Warto byś jednocześnie pamiętał o tym:

  • By wskaźnik był wiarygodny powinien być wyznaczony na bazie co najmniej kilkudziesięciu godzin pracy nad zadaniami.
  • Warto wyznaczyć kilka wskaźników w zależności od typu zadania. Można być np. bardzo precyzyjny  w szacowaniu czasu potrzebnego na tworzenie sprawozdań i raportów (wskaźnik np. 1,1) lecz słabo radzić sobie w ocenie czasu potrzebnego na naukę (wskaźnik 1,8).
  • Jeśli masz pod sobą grupę osób, oceń ich umiejętność szacowania! Przed zleceniem zadania poproś o ocenę czasu potrzebnego na jego wykonanie. Następnie weryfikuj ile czasu to zadanie rzeczywiście pochłonęło. W przyszłości będziesz mógł wykorzystać ten wskaźnik, by wziąć poprawkę na szacunki pracownika.

2) Wyciągnij średnią geometryczną lub medianę z szacunków grupy osób. Jeśli zadanie nie jest rozbudowane i o ocenę czasu potrzebnego na jego realizację prosisz mniej niż 25 osób skorzystaj ze średniej geometrycznej. Średnia geometryczna jest bowiem mniej wrażliwa na skrajne oceny niż średnia arytmetyczna.  W przypadku  dużej ilości danych (ankieta) powinieneś natomiast skorzystać z mediany.

3) Uśrednij optymistyczną, pesymistyczną i  neutralną  ocenę wymaganego czasu. W tym celu możesz skorzystać ze wzoru PERT:

Uśredniony czas =(ocena optymistyczna +4*ocena neutralna +ocena pesymistyczna)/6

 

I ile czasu potrzebowałeś na ten wpis? 🙂

***

Jeśli wpis „Jak lepiej szacować czas trwania zadań i projektów?” przypadł Ci do gustu, koniecznie przeczytaj również:

  • Naprawdę porządnie się za to zabrałeś! Dużą część wiedzy, którą tu zawarłeś mieliśmy na studiach i muszę przyznać, że zrobiłeś bardzo dobre streszczenie 🙂

    Jeżeli chodzi o mnie, to ja zawsze zakładam, że mogę zrobić więcej 🙂 Po czym dopada mnie rzeczywistość i widzę, że w czasie, który sobie zaplanowałem, że będę jeszcze coś robił, muszę zwyczajnie odpocząć 🙂

    • Dzięki! 🙂
      Co do przeszacowywania ile damy radę zrobić to przydaje się określanie priorytetów i zaczynanie w miarę możliwości właśnie od nich. Jeśli zabraknie czasu to na rzeczy najmniej istotne.

  • Warto działać w taki sposób, by dać sobie margines na błąd obliczeń tudzież, by mieć spokój gdy okaże się że np. musimy zrobić jakieś poprawki, czy po prostu poświęcić na coś więcej czasu niż zakładaliśmy 🙂 Sam wolę tworzyć plany, które są bliższe jeśli chodzi o daty, tak by nie stracić z oczu działań i nie podążać tylko i wyłącznie za samym celem 🙂