You are here: Home » Produktywność » Jak szybciej realizować projekty, a te opóźnione ukończyć na czas?

Jak szybciej realizować projekty, a te opóźnione ukończyć na czas?

Szacowanie czasu trwania zadań i projektów nie jest łatwe. Wzięcie pod uwagę opinii pracowników, ekspertów oraz założenie bufora nie zawsze wystarcza. Czasem mimo to projekt się opóźnia.
Są jednak metody przyspieszenia realizacji projektów. W tym wpisie przedstawię cztery z nich.

Przed zastosowaniem poniższych technik – jedno ostrzeżenie. Opóźniony projekt zwykle można ukończyć szybciej. Niemal zawsze wiąże się to jednak z dodatkowymi kosztami, na które przynajmniej potencjalnie musimy być gotowi.

 

Fast tracking

Fast tracking jest metodą pozwalającą skrócić ścieżkę krytyczną, poprzez równoległe wykonywanie zadań, które w przeciwnym razie wykonywane były by jedno po drugim.

Przykładem fast tracking’u może być rozpoczęcie prac przed uzyskaniem wszystkich ‚niezbędnych’ informacji, zakładając jaka jest najbardziej prawdopodobna odpowiedź. Innym przykładem jest rozpoczęcie implementacji kolejnego modułu oprogramowania gdy poprzednia wciąż jest w fazie testów.

Fast tracking powinien być pierwszą z rozważanych metod przyspieszenia czasu realizacji projektu. Jeśli wszystko pójdzie po naszej myśli fast tracking nie generuje bowiem dodatkowych kosztów. Ba! Może nawet zmniejszyć koszty stałe.

Niestety, w niektórych sytuacjach, rozpoczęcie pracy przed ukończeniem innego etapu, może prowadzić do błędów. W rezultacie generuje  dodatkową, niepotrzebną prace, za którą trzeba zapłacić.

 

Crashing

Crashing polega na przyspieszeniu realizacji projektu poprzez zwiększenie zasobów – przypisanie do projektu dodatkowych osób, zatrudnienie ekspertów czy użycie bardziej wydajnego sprzętu i technologii.

Crashing zawsze generuje dodatkowe koszty. Ponadto należy pamiętać, że wzrost efektywności nie jest liniowy – proporcjonalny do ilości osób obsługujących projekt. Wraz ze wzrostem ilości osób, efektywność pracy zwykle spada. Ponadto potrzebujemy dodatkowych ludzi do nadzoru i koordynacji prac.  Paradoksalnie z tego właśnie powodu, zwiększenie zasobów może jeszcze bardziej opóźnić projekt!

Crashing zwykle ma sens, jeśli wykorzystany zostaje do skrócenia zadań będących na ścieżce krytycznej (co faktycznie skróci czas realizacji projektu i pozwoli nam najefektywniej wykorzystać dodatkowe środki). Jednocześnie należy dokładnie przeanalizować pozostałe ścieżki w projekcie, upewniając się, że któraś z nich nie staje się nową critical path.

 

Metoda Łańcucha Krytycznego (CCM)

Zastosowanie metody łańcucha krytycznego ma sens dla projektów nowych, dopiero rozpoczynanych. W dużym uproszczeniu metoda ta polega na założeniu bufora czasu dla całego projektu zamiast stosowania bufora dla poszczególnych zadań. Skutkuje to harmonogramem pozwalającym w praktyce ukończyć projekt 10-50% szybciej lub taniej w porównaniu do innych metod (np. metody ścieżki krytycznej)

 

Zwiększenie motywacji zespołu

Zmotywowani pracownicy pracują wydajniej, co w przypadku pewnych zadań pozwala skrócić czas ich realizacji. Warto o tym pamiętać, tym bardziej, że budowa motywacji nie zawsze jest kosztowna, a premia to tylko jedna z dostępnych opcji…