You are here: Home » Produktywność » Jak zaplanować dzień, by konsekwentnie realizować marzenia?

Jak zaplanować dzień, by konsekwentnie realizować marzenia?

Nie mam czasu, żeby planować? A może nie mam czasu bo nie planuję? Osobiście podpisuję się pod drugim stwierdzeniem, a w tym wpisie podzielę się z Tobą garścią rad, na temat tego, jak zaplanować dzień, by zbliżył Cię on do realizacji długoterminowych celów i marzeń.

Chyba każdy z nas zna osoby, które osiągają więcej niż inne – cieszą się zdrowiem, mają szczęśliwą rodzinę, a ich kariera lub firma kwitnie. Ci ludzie osiągają więcej nie dlatego, że są inteligentniejsi, zdolniejsi czy śpią krócej. Osiągają więcej ponieważ robią rzeczy właściwe. Robią to, co ma znaczenie dla ich długofalowego sukcesu, spełnienia i satysfakcji. A kluczem do robienia rzeczy właściwych jest zdefiniowanie czym te rzeczy są, a następnie zawarcie ich w naszym planie dnia.

 

Dlaczego warto zaplanować dzień?

Czy zdarzyło Ci się kiedyś przegapić godziny funkcjonowania jakiegoś urzędu? Przed wyjściem na rozmowę kwalifikacyjną zorientować, że koszula jest niewyprasowana albo nie masz wydrukowanych CV? Albo, że nie zdążysz przygotować się do prezentacji, bo zapomniałeś o… (Jeśli tak, witaj w klubie.)

Frustrujące, prawda?

Planowanie dnia, może pomóc Ci ograniczyć ilość takich nieprzyjemnych sytuacji. To jednak tylko jedna z korzyści. Zaplanowanie dnia niesie ze sobą kilka znacznie istotniejszych zalet:

  • Pomaga robić rzeczy istotne, które przyniosą nam długofalowe korzyści i satysfakcję. 
  • Pozwala lepiej wykorzystać czas  i „robić” kilka rzeczy jednocześnie – np. piec ciasto, gdy piszemy wpis na bloga lub załatwić jakąś sprawę w drodze z pracy czy uczelni.
  • Pomaga zachować balans i poświęcać czas na wszystkie obszary życia. Spoglądając z perspektywy na to, co zamierzmy zrobić jutro, łatwiej o chłodną ocenę.

Wskazówka: Polecam zaplanować dzień jeszcze wieczorem  – pozwala to budzić się z pasją i wizją tego, co chcemy zrealizować i w czym wziąć udział. To właśnie brak jasno sprecyzowanego celu na nadchodzący dzień, a nie zmęczenie często nie pozwala nam rano zerwać się z łóżka.

Jak zaplanować dzień dobry plan dnia Zorganizowani

Czy zaplanowanie dnia nie odbierze nam spontaniczności?

Czy zaplanowanie  spotkania z przyjaciółmi oznacza, że samo spotkanie nie może być spontaniczne?

Albo czy zaplanowanie czasu na naukę  w porze dnia, w której łatwo nam się skupić, nie sprawi, że uporamy się z nią szybciej i pozostanie nam więcej czasu „dla siebie”?

Planowanie, jak każde narzędzie, może nam pomóc. Może i skaleczyć. Można zaplanować każdą minutę swojego dnia i wyzbyć się wszelkiej spontaniczności… ale nie o takim planowaniu będzie ten wpis.

 

1. Zacznij od zgrubnego planu tygodnia.

Plan dnia powinien być jedynie uszczegółowieniem tego, co zamierzamy zrealizować w dłuższej perspektywie czasu. Powinien być budowany w oparciu o nasze plany na bieżący tydzień, miesiąc, rok. Powinien być spójny z wizją jaką mamy dla swojego życia.

Z takiej perspektywy odkurzenie mieszkania czy odpisanie na maila może nie mieć większego znaczenia. Z drugiej  strony, taka perspektywa ułatwi nam dostrzeżenie przedsięwzięć, które przybliżą nas do realizacji długofalowej wizji – np. budowy domu, powiększenia rodziny czy założenia firmy lub bloga.

 

1.1 Wypisz „pomysły na nadchodzący tydzień”

Planowanie tygodnia rozpocznij od wypisania wszystkich rzeczy, które powinieneś lub chciałbyś zrobić w nadchodzącym tygodniu: umówić się na wizytę u dentysty, wyjść z przyjaciółmi do kina, pojechać do mechanika, napisać wpis na bloga, zrobić zakupy, oddać odkurzacz do naprawy itp. 

Na liście tej znajdą się zadania, których realizacja nie wiąże się bezpośrednio z realizacją naszych długofalowych celów, lecz mimo to chcemy je zrobić – dla czystej przyjemności, lub musimy zrealizować (wizyta u mechanika).

Na koniec dopisz do listy zadania, które z różnych powodów nie zostały zrealizowane w ubiegłym tygodniu.

 

1.2. Dopisz do listy rzeczy, które powinieneś zrobić, by systematycznie realizować swoje długofalowe cele

Przejrzyj swoje cele i zastanów co się co możesz zrobić, by przybliżyć się do ich realizacji? Planując zakup mieszkania możesz np. zaplanować wizyty w kilku bankach i porównać ich oferty kredytów hipotecznych. Może jednak, zamiast tego powinieneś zacząć od przeczytania „Finansowego Ninja” i poznania sekretów tego, jak tanio kupić mieszkanie i nie przepłacać na kredycie hipotecznym?

Wybór należy do Ciebie. Jedno jest jednak pewne -warto zastanowić się co chcemy zrobić (i jakie mamy możliwości) zanim jeszcze przystąpimy do działania.

 

1.3. Oprócz konkretnych zadań zdefiniuj 1-2 „tematy przewodnie”

Takim „tematem przewodnim” mogą być np. inwestycje lub nauka angielskiego. Jeśli w ciągu tygodnia pojawi się jakaś ekstra okazja do realizacji któregoś z tematów (np. webinar dotyczący inwestowania w złoto lub zwiedzanie starówki z  anglojęzycznym przewodnikiem) to z niej skorzystamy. Określenie „tematów przewodnich”, wielu osobom wydaje się zbyteczne. Zauważyłem jednak, że ich jasne sprecyzowanie (i zapisanie) sprawia, że wyłapuję znacznie więcej „okazji” wpisujących się w inspirujące mnie obszary.

To trochę jak z kupnem samochodu, ubrania czy telefonu. Gdy zdecydujemy się na konkretny model, nagle dostrzegamy go wszędzie – na ulicach, w reklamach, u znajomych. Dostrzegamy te rzeczy, nie dlatego, że nagle jest ich więcej, lecz dlatego, że powiedzieliśmy naszemu umysłowi „to jest ważne”.

 

1.4. Połącz zadania w większe pakiety

Patrząc z perspektywy tygodnia, wiele zadań może zostać pogrupowanych  – telefony, zakupy, tworzenie grafik z inspirującymi cytatami. Pracując pod rząd nad kilkoma podobnymi zadaniami praca idzie sprawniej, a my wykonujemy kilka czynności szybciej niż przeplatając je innymi zadaniami.

Czasem zdarza się również, że zakupy, spotkania biznesowe czy wizyty w urzędach można przesunąć o kilka dni, a to pozwala zrobić kilka rzeczy jednocześnie lub po drodze.  (Do określenie jakie rzeczy mamy do zrobienia w określonej lokalizacji przydaje się elektroniczny planer Trello lub Nozbe.)

Wskazówka: przyporządkuj czynnościom, które robisz w domu (np. zabawa z dziećmi) zadania, które możesz wykonać  w międzyczasie – np. pranie lub gotowanie obiadu.

 

1.5. Zdecyduj co faktycznie zrobisz w nadchodzącym tygodniu. Przyporządkuj zadania (lub „pakiety zadań”) do poszczególnych dni.

Dla każdego dnia zdefiniuj max 2-3 priorytety, czyli zadania które koniecznie muszą zostać wykonane, a których realizacja jest kluczowa do realizacji Twoich celów i marzeń (np. Znalezienie i zabookowanie lotu).

Jeśli nie uda się zrobić nic więcej – trudno. Zrobiłeś to co istotne.

 

2.Zablokuj czas w swoim kalendarzu

Drugim etapem (który ma nam pomóc zaplanować dzień) jest przeniesienie naszych zadań z listy „chciałbym”, do kalendarza. Jeśli chcesz zrobić to sprawnie, wypróbuj następującą kolejność:

  • W pierwszej kolejności umieść w kalendarzu (o ile jeszcze ich tam nie ma) czynności, których czas realizacji jest ściśle określony, np. wizyty u lekarza, fryzjera, zajęcia na uczelni itp.
  • Następnie zablokuj w kalendarzu czas na „rytuały” – poranny i wieczorny, czyli zbiór wszystkich drobnych rzeczy które robisz  po wstaniu z łóżka i tuż przed snem. Nie musisz ich wypisywać. Wystarczy, że zaznaczysz w kalendarzu, że ten czas jest niedostępny na nic innego.
  • Priorytet #1 (na dany dzień )zaplanuj na godziny poranne lub w okresie gdy jesteś w najlepszej formie.
  • Następnie wygospodaruj w kalendarzu czas na duże zadania, których realizacja wymaga np. 2-3 godzin. Zaplanuj również pozostałe priorytety. (Jeśli rozpoczniesz od planowania drobiazgów, możesz nie być później w stanie znaleźć kilkugodzinnej, wolnej luki). Możesz również rozważyć rozbicie dużego zadania na kilka mniejszych i wykonywanie ich w częściach.
  • Zaplanuj realizację mniejszych (krótszych zadań), które wydają Ci się intersujące, a które pozostały na liście „pomysłów na ten tydzień”.
Wskazówki:
  • W przypadku długich zadań/projektów  podziel je na serię krótszych np. półgodzinnych zadań. Łatwiej będzie Ci wówczas śledzić postępy. Nie musisz jednak wprowadzaić wszystkich podzadań do kalendarza! Wystarczy, że będziesz miał je zgromadzone na papierowej liście, w Evernocie, a najlepiej w elektronicznym planerze takim jak Nozbe czy Trello.
  • Chcąc zaplanować dzień bierz pod uwagę to, kiedy jesteś najbardziej wydajny i skupiony  – zaplanuj w tym czasie naukę czy pisanie pracy magisterskiej. Sport za to możesz zaplanować w okresach spadku energii, by nieco się ożywić.
  • Nie zapomnij zaplanować czasu na rozrywkę,  spotkania z przyjaciółmi itp. Wierząc, że czas sam się znajdzie, łatwo zaniedbać pewne sfery życia.
  • Nie planuj 100% swojego czasu. Zawsze coś wypadnie! Poza tym mamy swoje „tematy przewodnie”, na realizację których warto pozostawić nieco wolnego czasu.

Jak zaplanować dzień dobry plan dnia Zorganizowani

3. Zaplanuj jutrzejszy dzień

Bazując na zgrubnym planie tygodnia (przygotowanym w poprzednim punkcie) dużo łatwiej zaplanować dzień. Nie zajmie Ci więcej niż 5 minut. Wystarczy, że wieczorem zweryfikujesz, czy plany na kolejny dzień są wciąż aktualne, czy nie uległy przedawnieniu lub nie straciły na swojej atrakcyjności.

Na tym etapie wprowadź również do kalendarza dodatkowe zadania, które przyniosło życie (np. konieczność odwiedzenia lekarza lub mechanika); uchwycone okazje związane z „tematami przewodnimi” oraz inne drobne rzeczy, na które masz czas i które chciałbyś się podjąć. Elastyczność przede wszystkim!

 

4. Wyobraź sobie przebieg jutrzejszego dnia i skoryguj swój plan

Albert Einstein twierdził, że wyobraźnia jest ważniejsze od wiedzy. Przydaje się ona nawet podczas planowania dnia! Warto bowiem wyobrazić sobie jego przebieg: spotkania w pracy, oddawanie prac na uczelni, wizyty w urzędach, bankach, sklepach. Mi osobiście pozwala to przypomnieć sobie o mnóstwie rzeczy, które powinienem ze sobą zabrać, dopisać do listy rzeczy do kupienia, lub uświadomić sobie, że np. jutro, ze względu na długi weekend autobusy mogą jeździć według sobotniego rozkładu i zawczasu to zweryfikować.

 

I przede wszystkim – ucz się na błędach

Początki planowania dnia mogą być ciężkie. Mi niejednokrotnie zdarzyło się (i wciąż zdarza) nie doszacować czasu potrzebnego na zrealizowanie planów.  Jeśli przeżywasz  teraz właśnie taki okres – nie martw się, to stopniowo minie.

Warto jednak wyciągać z popełnionych błędów lekcje. Przed przystąpieniem do planowania kolejnego dnia, warto prześledzić ten miniony. Zastanowić, co pominęliśmy, gdzie nie doszacowali (czasu i możliwości) a gdzie je z kolei przeszacowaliśmy. Zastanów się również dlaczego tak się stało.

Błędy zdarzają się każdemu. To nic złego. Głupotą jest dopiero  niewyciąganie wniosków i powtarzanie ich w nieskończoność. (Tak przy okazji, to również słowa przypisywane Einsteinowi)

 

***

Jeśli wpis „Jak zaplanować dzień, by konsekwentnie realizować marzenia? przypadł Ci do gustu, to koniecznie przeczytaj również: