You are here: Home » Produktywność » Lista zadań – 8 błędów, które czynią ją bezużyteczną.

Lista zadań – 8 błędów, które czynią ją bezużyteczną.

U wielu ludzi lista zadań się nie sprawdza. Tak przynajmniej uważają. Zresztą sam czasem do nich należę. W głębi wiem jednak, że to nie lista zadań nie działa, tylko ja sporządziłem ją nie tak jak trzeba.

Swoją przygodę z listami zadań rozpoczynałem od list ToDo sporządzanych na papierze. Dopiero po pewnym czasie przeszedłem na aplikacje (tu znajdziesz świetne zestawienie). I choć takie rozwiązanie jest wygodne, program może co najwyżej pomóc. By lista zadań była skuteczna, musimy umieszczać w niej zadania w odpowiedni sposób i w odpowiedni sposób je oznaczać. A błędy na tym etapie są niezależne od narzędzia, którym się posługujemy.

W tym wpisie spróbuję przedstawić najczęstsze błędy jakie zauważyłem podczas sporządzania list zadań oraz podpowiem, jak udaje mi się je eliminować.

 

Błąd 1: Lista zadań zawiera tylko część spraw, które mamy do załatwienia

Lista zadań oprócz gromadzenia naszych zobowiązań, powinna pomagać wyłonić te, którymi powinniśmy się zająć teraz. By spełniała tę funkcję, musi ona zawierać wszystko co mamy do zrobienia. Dopiero wówczas będziemy mieli pełny obraz sytuacji, co pozwoli skupić się na tym, co najistotniejsze.

 

Błąd 2: Lista zadań zawiera projekty, a nie pojedyncze zadania

„Zmienić wygląd bloga” – to nie jest zadanie. To projekt. Nie można od tak zmienić wyglądu strony. Trzeba przygotować jakąś koncepcję, wybrać fonty, dopasować ich rozmiary, kolor itp. Dopiero takie elementy są faktycznymi zadaniami, które można zrealizować i które mogą trafić na listę zadań.

Grupowanie zadań w projekty z pewnością porządkuje naszą listę.  Jednak dopiero wypisanie podzadań sprawia, że zyskujemy jasność od czego zacząć i co robić w dalszej kolejności.

Duże zadania, będące w rzeczywistości mini projektami, są często odkładane na później. I nie ma się co dziwić – trudno zabrać się za coś, nie wiedząc od czego właściwie zacząć.

 

Błąd 3: Lista zbiera luźne myśli a nie zadania

Książka „Finansowy Ninja” – takie zadanie nie  powinno trafić na listę. Bo co z tą książką? Chcesz ją kupić, odsprzedać, przeczytać, wypożyczyć czy zrecenzować? W przypadku pojedynczego zadania bez trudu domyślimy się o co chodzi. Po co jednak bawić się w zgadywanki mając kilkadziesiąt lub jeszcze więcej zadań?

 

Błąd 4: Lista zawiera tylko obowiązki i rzeczy pilne

Lista zadań to nie tylko zbiór rzeczy, które komuś obiecaliśmy i które musimy zrobić. Oprócz spraw pilnych powinna zawierać ona również sprawy ważne – te które będą mieć długofalowe pozytywne skutki na twoją karierę, zdrowie lub życie osobiste. Rzadko kiedy ktoś będzie zmuszał  Cię do ćwiczeń, spędzania czasu z dzieckiem, uczestnictwa w szkoleniach lub samorozwoju. Jeśli więc samemu nie dopiszesz tych spraw na swoją listę zadań (lub jeszcze lepiej bezpośrednio do kalendarza), ciężko będzie Ci wygospodarować na nie czas. Zawsze znajdzie się coś innego do zrobienia.

 

Błąd 5: Lista zadań jest nieaktualna

I nie chodzi tu wyłącznie o dopisywanie do niej nowych zadań i wykreślanie tych już ukończonych. Równie ważne jest regularne (np. cotygodniowe) przeglądanie całej listy i usuwanie  z niej spraw, które nie są już dla nas istotne. Bez tego kroku nasza lista zadań będzie wydłużała się w nieskończoność (zwykle trafia na nią więcej zadań niż jesteśmy w stanie przerobić).

Sprawy, które przestają być dla nas istotne mogą zostać przeniesione na listę „kiedyś/może”. Przydaje się ona gdy szukamy odskoczni lub inspiracji np. na kolejny rok.

 

Błąd 6: Lista zadań nadaje każdemu zadaniu taki sam priorytet

Dobra lista zadań powinna wyróżniać sprawy naprawdę ważne. To ich wykonanie przyniesie Ci największe korzyści, a niewykonanie przysporzy najwięcej problemów. Osoby korzystające z papierowej listy mogą w celu określenia priorytetów skorzystać z metody ABC. Użytkownicy aplikacji takich jak Nozbe mają natomiast możliwość oznaczania zadań priorytetowych gwiazdką.

 

Błąd 7: Lista zadań nie ma żadnego powiązania z kalendarzem.

Jest cały szereg spraw, które można załatwić tylko w określonym momencie – podczas konsultacji na uczelni, wizyty lekarskiej czy w godzinach otwarcia sklepu. Nasza lista zadań nie powinna być od tych realiów oderwana.

W tym przypadku mamy 2 opcje. Możemy albo wykreślić zadania z sztywnym terminem realizacji z listy i umieścić je w kalendarzu lub skorzystać z możliwości jakie dają niektóre aplikacje (np. Nozbe) i ustawiać w zadaniach przypomnienie.

 

Błąd 8: Zadania nie są tagowane – nie określono dla nich kontekstu

Zdarzyło Ci się kiedyś, wychodząc ze sklepu zorientować się, że czegoś nie kupiłeś? A może tuż po rozmowie z przełożonym przypomniałeś sobie, że miałeś jeszcze o coś spytać?

Twój przełożony oraz konkretny sklep to konteksty w ramach których  wykonujemy pewne zadanie.  Poprzez przypisywanie zadaniom na liście odpowiednich kontekstów (tagów / etykiet) umożliwiamy sobie ich filtrowanie. Pozwoli to na sprawne wyszukiwanie zadań: do załatwienia np. w centrum, do kupienia w galerii czy do zrobienia przy komputerze. Moje ulubione tagi obejmują:

  • Imiona osób, z którymi mam coś omówić/załatwić
  • Miejsca gdzie mam coś do załatwienia
  • Związane z poszczególnymi projektami
  • Poziom energii – niski (można zrobić będąc zmęczonym), wysoki – „na po kawie” 😉