You are here: Home » Produktywność » Macierz Eisenhowera – To ona pomoże Ci określić priorytety!

Macierz Eisenhowera – To ona pomoże Ci określić priorytety!

Zadzwonić do babci, czy odebrać telefon z callcenter?  Niewiele osób ma tu dylemat. A jak wygląda praktyka? Tu już nie zawsze jest tak kolorowo. Rzeczy ważne często ustępują miejsca sprawom pilnym. Istotne, odkładane na jutro sprawy związane z naszymi bliskimi, zdrowiem, czy wykształceniem często nigdy nie są realizowane. Z kolei wielu trywialnym sprawom poświęcamy zbyt wiele czasu, uwagi i energii.
Jeśli chcesz lepiej dysponować swoim czasem i skupiać się na tym, co naprawdę ma znaczenie, wypróbuj technikę zwaną Macierz Eisenhowera (lub Matryca Eisenhowera). O jej skuteczności świadczy chociażby fakt, że jej autorem jest gen. Eisenhower – dowodzący m.in. lądowaniem aliantów w Normandii, oraz późniejszy prezydent USA.

 

Jeśli znasz tę metodę i szukasz jedynie szablonu do pobrania – proszę:

<< Macierz Eisenhowera pdf >>

 

Skupiać się na tym, co ważne czy tym, co pilne?

Czy wszystko, co pilne jest ważne?

Dzwoniący telefon z pewnością jest pilny. Jednak to, czy jest ważny będzie zależeć od tego, kto do nas dzwoni i w jakiej sprawie.

Z drugiej strony, ćwiczenia fizyczne, rozwój zawodowy, czy dbanie o związek to sprawy, którymi nie musimy zajmować się już dzisiaj. Nie są pilne. Są jednak ważne – wiążą się bezpośrednio z wyznawanymi przez nas wartościami oraz długoterminowymi celami.

Powyższy wywód można podsumować zgrabnym cytatem autorstwa Eisenhowera:

To co ważne jest rzadko pilne i to co pilne jest rzadko ważne

Matryca / Macierz Eisenhowera wikipedia

Twórca Macierzy Eisenhowera – generał i 34 prezydent USA

Co to jest Macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera jest narzędziem pomagającym skupić się na tym, co istotne.

Od strony praktycznej, ma ona podzielić zadania na 4 kategorie, biorąc przy tym pod uwagę 2 omówione przed momentem kryteria – ważność i pilność.

Macierz Eisenhowera nie tylko grupuje zadania. Podpowiada również, jak radzić sobie ze sprawami, należącymi do poszczególnych kategorii.

Matryca / Macierz Eisenhowera co to jest

Macierz Eisenhowera i sposób postępowania z zadaniami z poszczególnych ćwiartek

Ćwiartka I

Pierwsza ćwiartka macierzy Eisenhowera zawiera sprawy, które są jednocześnie pilne i ważne. Płaczące dziecko, telefon od ważnego klienta, jutrzejszy egzamin, pit który trzeba wysłać do jutra – to wszystko powinno znaleźć się w ćwiartce I.

Zadania z tej kategorii powinniśmy wykonać możliwie szybko, a jako że dotyczą one istotnych kwestii, nie powinniśmy delegować ich innym ludziom.

 

Ćwiartka II

Ćwiartka II zawiera sprawy, które są istotne ale niepilne. Regularne ćwiczenia, realizacja marzeń, rozwój osobisty, podnoszenie kwalifikacji, systematyczna nauka oraz budowanie związków – to tylko kilka przykładów zadań należących do tej kategorii.

Jako że zadania te nie mają przypisanej sztywnej daty realizacji, powinniśmy sami ją określić  – np. przygotowując plan treningowy czy zapisując się na kurs języka obcego.

Systematyczne skupianie się na sprawach 2 ćwiartki powoduje, że w dłuższym horyzoncie czasu zaoszczędzisz sobie nerwów i pilnych zadań w ćwiartce I. Dbanie o zdrowie zaoszczędzi Ci wizyt u lekarza, a podnoszenie kwalifikacji pozwoli czuć się pewniej na rynku pracy. I choć nie da się zupełnie wyeliminować pilnych zadań ćwiartki pierwszej, można znacząco zmniejszyć ich liczebność.

 

Ćwiartka III

3 ćwiartka macierzy Eisenhowera jest zwodniczo podobna do pierwszej. Zawiera ona bowiem sprawy pilne. W tym przypadku nie są one jednak istotne. Najczęściej są to sprawy należące do I ćwiartki innych ludzi. Znajdziemy tu więc emaile, prośby współpracowników oraz nic niewnoszące spotkania.

Sprawy z III ćwiartki trzeba przede wszystkim zidentyfikować. (A nie jest to wcale proste, bo często realizując tego typu zadania myślimy, że pracujemy nad czymś ważnym należącym do ćwiartki I). Następnie w miarę możliwości możemy albo zupełnie zrezygnować z realizacji tych zadań, lub jeśli mamy taką możliwość oddelegować je innym. By radzić sobie z zadaniem ćwiartki III potrzebna nam więc będzie asertywność i umiejętność mówienia NIE.

Jeśli jesteś ciągle zabiegany, lecz mimo to nie czujesz, że posuwasz się ze swoimi celami i marzeniami do przodu być może spędzasz zbyt wiele czasu w ćwiartce III…

 

Ćwiartka IV

Ćwiartka IV macierzy Eisenhowera jest zarezerwowana dla pożeraczy czasu. Sprawy te nie są ani istotne ani ważne (przynajmniej długofalowo). Przykładem może być bezcelowe przeglądanie Internetu, YouTube’a lub czytanie wiadomości. Zrobić to można w każdym momencie – nie jest to więc pilne. Nie niesie ze sobą również żadnej konkretnej wartości. Za tydzień nie będziesz nawet pamiętał, co oglądałeś. A co dopiero za rok.

Czas spędzany w ćwiartce IV macierzy Eisenhowera należy ograniczyć do minimum. Niemal każdy potrzebuje czasem chwili „odmóżdżenia”. Jednak jak mówiła moja babcia: co za dużo, to niezdrowo.

 

Jak korzystać z Matrycy Eisenhowera? – kilka praktycznych uwag

Macierz Eisenhowera jest popularną techniką określania priorytetów i zarządzania czasem. Sporo osób o niej słyszało, sporo potrafi taką macierz wypełnić. By jednak w pełni wykorzystać jej możliwości warto ponadto:

  • Skupić się zwłaszcza na odróżnieniu zadań I i III ćwiartki. Pamiętaj, że to co pilne nie zawsze jest ważne.
  • Najwięcej czasu spędzać w ćwiartce II. W ten sposób pracujesz nad tym co istotne, jednocześnie zapobiegając kryzysom.
  • Jeśli chcesz sprawdzić ile czasu spędzasz w każdej ćwiartce, możesz przez tydzień prowadzić rejestr czasu trwania zadań, a następnie zsumować czas spędzony w każdej ćwiartce.
  • Osoby spędzające dużo czasu w ćwiartce III bywają lubiane. W końcu pomagają wszystkim dookoła w realizacji ich celów! Jeśli należysz do tej grupy ludzi i jednocześnie brakuje Ci czasu na realizacje własnych zamierzeń – musisz nauczyć się mówić NIE.

 

Macierz Eisenhowera – przykład i ćwiczenie

Poniżej znajdziesz przykład wypełnionej macierzy Eisenhowera, sporządzonej przez rodzica-pracownika-doktoranta-blogera.
Ale co to?! Kilka zadań nie zostało przydzielonych do żadnej kategorii! Dasz radę je przyporządkować?  Daj znać w komentarzu! 🙂

 

Matryca / Macierz Eisenhowera przykład

Spróbuj dopasować zadania do poszczególnych ćwiartek macierzy (matrycy) Eisenhowera

  • Warto zwracać uwagę na to co jest naszym priorytetem, zwłaszcza w czasach w których mamy przesyt informacji, oraz tak szybki rozwój technologii 🙂 Dzięki temu zyskamy więcej czasu na to co jest dla nas ważne 🙂

  • W ogóle to zdumiewające, że wielu z nas przerywa ważną rozmowę, bo pilnie dobija się ktoś, dzwoniąc. Nie umiemy ignorować dzwonka do drzwi czy właśnie melodii w telefonie. Metoda oceny, co jest ważne, a co pilne bardzo ciekawa, warta dłuższych rozważań

    • Masz jeszcze jakieś sprawdzone sposoby na radzenie sobie z takimi dylematami? 🙂

  • Uwielbiam ten temat! To co ważne jest rzadko pilne i to co pilne jest rzadko ważne – brzmi nieco zakręcone, ale warte uwagi.

    • Za pierwszym razem gdy trafiłem na ten cytat też musiałem go przeczytać ze 2 razy 😉 Bylo jednak warto – teraz jest jednym z moich ulubionych.

  • Bardzo pomocna metoda w organizacji czasu! 🙂

  • Przydatny system, spotkałam się z nim pierwszy raz w pracy 😉

    • A gdzie Amelia pracujesz? 🙂