You are here: Home » Produktywność » Praca na Open Space – jak się skupić i pracować efektywnie?

Praca na Open Space – jak się skupić i pracować efektywnie?

Praca na open space ma swoje uroki. Zacieśnia współprace w zespole, ułatwia kontakt pomiędzy pracownikami, wymianę informacji i dzielenie pomysłów. Praca na Open space ma również i swoją mroczną stronę. Wielu osobom pracującym w biurze tego typu, trudno się skupić. Rozpraszają je osoby chodzące w pobliżu, rozmawiający wspópracownicy i bez przerwy dzwoniące telefony.

Jeśli zamiast narzekać na swój los wolisz coś zmienić – mam dla ciebie kilka przetestowanych przeze mnie pomysłów, które pozwolą Ci działać efektywnie w biurze typu open space.

 

Krok 1. Zacznij od siebie i nie przeszkadzaj innym pracującym na open space

Trudno oczekiwać od kolegów, by Ci nie przeszkadzali, skoro sam to robisz. A sposobów by rozproszyć kolegów mamy naprawdę sporo – głośny drażniący dzwonek w telefonie, rozmowy ze współpracownikami „na odległość” oraz zadawanie pytań tylko dlatego, że nie chce nam się czegoś sprawdzić lub poszukać. Warto również zwracać uwagę na to co jemy przy biurku. 🙂

Jeśli chcesz wymagać od innych, najpierw zacznij wymagać od siebie.

 

Krok 2. Wpasuj się w godziny pracy biura [Rada dla osób mających elastyczny czas pracy]

Każde z biur i open spaceów ma swoją charakterystykę. Niemal zawsze, składa się ono jednak z 3 okresów spokoju, gdzie można skupić się na najtrudniejszych zadaniach. Wypadają one:

  • wcześnie rano gdy w biurze jest jeszcze mało osób
  • podczas lunchu, gdy biuro pustoszeje
  • wieczorem gdy w biurze pozostaje już garstka osób

Jeśli zależy Ci na pracy w ciszy – nic prostszego – wystarczy przesunąć swój okres pracy powiedzmy o godzinę w stosunku do „standardu”. Przychodząc do pracy o godzinę wcześniej oraz wcześniej zjadając lunch, zyskasz jakieś 2 godziny spokoju, w niemal opustoszałym biurze. Wczesny lunch nie oznacza przy tym, że musisz zupełnie odciąć się od ludzi! Pośród kolegów z pewnością znajdziesz kogoś, komu odpowiadać będą Twoje godziny „funkcjonowania”. 🙂

A jeśli nie jesteś rannym ptaszkiem – możesz spróbować pracy wieczorami, gdy w biurze znów robi się pusto.

 

Krok 3. Zaopatrz się w dobre słuchawki

Słuchawki pomagają odciąć się od dźwięków panujących na open space. Skuteczne są zwłaszcza te z aktywnym systemem redukcji hałasu. Jeśli hałas na open space  bardzo Ci przeszkadza możesz chociaż wypróbować to dość kosztowane rozwiązanie.

Jednocześnie słuchawki pozwolą Ci słuchać muzyki, która nie tylko poprawi Twój nastrój ale i koncentrację.

A jeśli miewasz kłopot ze współpracownikami, którzy ciągle o coś pytają – załóż słuchawki do telekonferencji i zafunduj sobie godzinę nieprzerwanej pracy na open space.

 

Krok 4. Urządź swoje miejsce pracy

Podstawa to położenie naszego biurka na open space. Idealnie jeśli stoi w rogu lub przy ścianie. Unikniesz wtedy ludzi przechodzących za twoimi plecami. Jeśli jednak nie masz możliwości zmiany miejsca (ehh ta biurowa hierarchia 😉 ), spróbuj zorganizować sobie chociaż ściankę działową.

Jeśli natomiast rozpraszają Cię osoby przechodzące przed twoim biurkiem, to oprócz ścianek działowych świetnie sprawdzą się również wszelkiego rodzaju większe kwiatki i roślinki lub ustawione obok siebie monitory.

A i jeszcze jedno! Cukierki i inne przysmaki na Twoim biurku skutecznie przyciągają łasuchów. 🙂 Jeśli więc potrzebujesz  chwili spokoju, lepiej zostaw je przy ekspresie.

 

Krok 5. Stwórz plan dnia

Pracując w hałasie i stresie o wiele  trudniej podejmować trafne decyzje odnośnie tego, co jest istotne w dłuższej perspektywie czasu. Dlatego tak ważne jest by posiadać plan dnia. Warto sporządzić go „na chłodnio”  na koniec poprzedniego dnia pracy, lub tuż z samego rana.

Taka lista nie tylko pozwala określić priorytety. Jeśli w ciągu dnia ktoś przerwie nam naszą pracę, to dużo łatwiej będzie nam wrócić do pracy, wiedząc jakie kolejne zadania powinniśmy wykonać.

 

Krok 6. Korzystasz z komunikatora? Zmień status na…

Komunikator jest świetną formą kontaktu. Jest szybszy od maila, a w przeciwieństwie do telefonu, łatwiej przekazać za jego pomocą  nazwiska, liczby i inne dane wrażliwe na literówki.

Jeśli jednak masz do skończenia jakieś ważne zadanie, warto poinformować o tym potencjalnych rozmówców.

Wystarczy, że zmienisz status na „Zajęty – pracuje nad XYZ”  (lub „Busy – working on XYZ”). Jeśli ktoś ma sprawę niecierpiącą zwłoki odezwie się i tak. Zmniejszy się jednak ilość osób pytających o drobiazgi… i osób ciekawych czy pracujesz już nad zadaniem XYZ. 😉