You are here: Home » Produktywność » Praca w domu – programy, które pozwolą Ci pracować jeszcze efektywniej.

Praca w domu – programy, które pozwolą Ci pracować jeszcze efektywniej.

Efektywna praca w domu to nie jedynie kwestia samoorganizacji czy ustaleń z pozostałymi domownikami.  Gdy zasiadamy do pracy, to narzędzia – programy i aplikacje w ogromnym stopniu wpływają na jej wydajność i wygodę.
W tym wpisie przedstawię szereg programów, pozwalających na bardziej skuteczną pracę w domu.

Uwaga: Zaproponowane programy, mogą nie spełniać wymogów bezpieczeństwa związanych z przechowywaniem danych wrażliwych (np.  medycznych). Zweryfikuj to przed użyciem programów!

 

Współdzielenie dokumentów i wspólna praca nad nimi

Pakiet Office 365 oraz darmowy G Suite pozwalają na tworzenie dokumentów takich jak arkusze kalkulacyjne czy dokumenty tekstowe bezpośrednio w chmurze. Pozwalają również na ich jednoczesną edycję przez kilku członków zespołu, posiadających odpowiednie uprawniania (stopień dostępu)

Kooperacja w tej formie niweluje konieczność, żmudnego, sklejania kilku plików otrzymywanych np. mailowo. Pozwala również nanosić komentarze i sugestie do  poszczególnych fragmentów dokumentów bez konieczności ich bezpośredniej modyfikacji.

Małym firmom i freelancerom polecam ofertę Google’a (G Suite), która do pojemności 15GB jest zupełnie bezpłatna.

Więcej o G Suite możesz dowiedzieć się z tego tekstu.

 

Współdzielenie plików

Pliki takie jak skany dokumentów czy grafiki, polecam przechowywać w chmurze. Dzięki temu unikniemy przechowywania duplikatów oraz zapewnimy spójność używanych wersji. Ponadto korzystając z chmury zabezpieczamy dane przed ich utratą w przypadku awarii dysku twardego.

Jako, że chmura One Drive jest częścią pakietu Office 365 natomiast Google Drive wchodzi w skał G Suite, w większości przypadków wygodne będzie skorzystanie z domyślnej opcji. Jeśli jednak szukamy oszczędności, warto rozważyć inne narzędzia (Box; Dropbox; ICloud).

 

Skanowanie dokumentów

Jeśli aparat w naszym smartfonie domyślnie nie wspiera opcji skanowania, warto zainstalować aplikację, zmieniającą nasz telefon w szybki i wygodny skaner.

Po zrobieniu zdjęcia notatkom czy dokumentom zostaną one docięte do krawędzi papieru. Ponadto zostaną pozbawione cieni i jeśli tylko zechcemy, zamienione na wersję czarno-białą. 

Jakość takiego „skanu” choć nieidealna, będzie akceptowalna przez większość księgowych.

Przydaje się ona zresztą nie tylko do dokumentów. Możemy jej bowiem użyć, by dzielić z współpracownikami  odręczne szkice, obliczenia czy schematy. Osobiście polecam:

 

Przechowywanie list zadań

Trello i Nozbe, to dwa programy, które przetestowałem i które świetnie nadają się do zarządzania tym co mamy do zrobienia.

Pozwalają one wydzielić z projektu podzadania; każdemu z nich przypisać odpowiadającą za niego osobę; status, datę ukończenia czy nawet miejsce realizacji! Pozwalają również podpinać załączniki oraz synchronizować się z naszym kalendarzem.

Praktyczne wskazówki jak korzystać z Trello znajdziesz we wpisie Tablica Kanban pomoże Ci zapanować nad tym, co masz do zrobienia.

 

Tworzenie notatek

Cyfrowe notatki mają szereg zalet nad tymi papierowymi. Pozwalają na ich błyskawiczne przeszukiwania; współdzielenie oraz synchronizację pomiędzy urządzeniami.

Pracownikom korzystającym z Office 365 polecam sięgnąć po One Note’a wchodzącego w skład pakietu. Pozostałym, zwłaszcza tym często pracującym na urządzeniach mobilnych polecam wypróbować Evernote’a, którego możliwości przybliżam w tekście  najbardziej rozbudowany notatnik.

 

Komunikacja wewnątrz firmy

W skrzynce email zwykle panuje chaos. W jedno miejsce spływają zapytania dotyczące wszystkiego. I choć Outlook czy Gmail pozwala stosować filtry i reguły automatycznego filtrowania wiadomości, to mówimy raczej o obejściach problemu, a nie jego rozwiązaniu. Z tego właśnie powoduj warto email zarezerwować do komunikacji formalnej  np. z klientami, natomiast do komunikacji wewnętrznej zacząć stosować nowoczesne komunikatory.

Takimi narzędziami jest m.in. MS Teams (wchodzący w skąd Office 365) oraz Slack. Narzędzia te pozwalają na stworzenie wirtualnych zespołów oraz kanałów dedykowanych konkretnym projektom. W ramach każdego z nich możemy prowadzić wymianę wiadomości; współdzielić pliki, organizować spotkania. Nagrania tych ostatnich, rownież mogą trafić do bieżącego „wątku” i być dostępne dla zainteresowanych.

Oczywiście oba narzędzie udostępniają również podstawowe funkcjonalności komunikatorów takie jak pisanie do pojedynczej osoby. 😉