Efektywna praca w domu to nie jedynie kwestia samoorganizacji czy ustaleń z pozostałymi domownikami. Gdy zasiadamy do pracy, to narzędzia – programy i aplikacje w ogromnym stopniu wpływają na jej wydajność i wygodę.
W tym wpisie przedstawię szereg programów, pozwalających na bardziej skuteczną pracę w domu.
Uwaga: Zaproponowane programy, mogą nie spełniać wymogów bezpieczeństwa związanych z przechowywaniem danych wrażliwych (np. medycznych). Zweryfikuj to przed użyciem programów!
Współdzielenie dokumentów i wspólna praca nad nimi
Pakiet Office 365 oraz darmowy G Suite pozwalają na tworzenie dokumentów takich jak arkusze kalkulacyjne czy dokumenty tekstowe bezpośrednio w chmurze. Pozwalają również na ich jednoczesną edycję przez kilku członków zespołu, posiadających odpowiednie uprawniania (stopień dostępu)
Kooperacja w tej formie niweluje konieczność, żmudnego, sklejania kilku plików otrzymywanych np. mailowo. Pozwala również nanosić komentarze i sugestie do poszczególnych fragmentów dokumentów bez konieczności ich bezpośredniej modyfikacji.
Małym firmom i freelancerom polecam ofertę Google’a (G Suite), która do pojemności 15GB jest zupełnie bezpłatna.
Więcej o G Suite możesz dowiedzieć się z tego tekstu.
Współdzielenie plików
Pliki takie jak skany dokumentów czy grafiki, polecam przechowywać w chmurze. Dzięki temu unikniemy przechowywania duplikatów oraz zapewnimy spójność używanych wersji. Ponadto korzystając z chmury zabezpieczamy dane przed ich utratą w przypadku awarii dysku twardego.
Jako, że chmura One Drive jest częścią pakietu Office 365 natomiast Google Drive wchodzi w skał G Suite, w większości przypadków wygodne będzie skorzystanie z domyślnej opcji. Jeśli jednak szukamy oszczędności, warto rozważyć inne narzędzia (Box; Dropbox; ICloud).
Skanowanie dokumentów
Jeśli aparat w naszym smartfonie domyślnie nie wspiera opcji skanowania, warto zainstalować aplikację, zmieniającą nasz telefon w szybki i wygodny skaner.
Po zrobieniu zdjęcia notatkom czy dokumentom zostaną one docięte do krawędzi papieru. Ponadto zostaną pozbawione cieni i jeśli tylko zechcemy, zamienione na wersję czarno-białą.
Jakość takiego „skanu” choć nieidealna, będzie akceptowalna przez większość księgowych.
Przydaje się ona zresztą nie tylko do dokumentów. Możemy jej bowiem użyć, by dzielić z współpracownikami odręczne szkice, obliczenia czy schematy. Osobiście polecam:
- Simple Scan – PDF Scanner App [Android] – pozwala na rozpoznawanie tekstu na skanach, oraz przesyłanie skanów jako pdf na maila lub do chmury (np. na dysk Google)
- Evernote Scannable [IOS]. Z tej aplikacji korzystam od 4 lat. Pozwala ona na przesłanie skanów m.in. na Dysk Google lub do Evernote’a
Przechowywanie list zadań
Trello i Nozbe, to dwa programy, które przetestowałem i które świetnie nadają się do zarządzania tym co mamy do zrobienia.
Pozwalają one wydzielić z projektu podzadania; każdemu z nich przypisać odpowiadającą za niego osobę; status, datę ukończenia czy nawet miejsce realizacji! Pozwalają również podpinać załączniki oraz synchronizować się z naszym kalendarzem.
Praktyczne wskazówki jak korzystać z Trello znajdziesz we wpisie Tablica Kanban pomoże Ci zapanować nad tym, co masz do zrobienia.
Tworzenie notatek
Cyfrowe notatki mają szereg zalet nad tymi papierowymi. Pozwalają na ich błyskawiczne przeszukiwania; współdzielenie oraz synchronizację pomiędzy urządzeniami.
Pracownikom korzystającym z Office 365 polecam sięgnąć po One Note’a wchodzącego w skład pakietu. Pozostałym, zwłaszcza tym często pracującym na urządzeniach mobilnych polecam wypróbować Evernote’a, którego możliwości przybliżam w tekście najbardziej rozbudowany notatnik.
Komunikacja wewnątrz firmy
W skrzynce email zwykle panuje chaos. W jedno miejsce spływają zapytania dotyczące wszystkiego. I choć Outlook czy Gmail pozwala stosować filtry i reguły automatycznego filtrowania wiadomości, to mówimy raczej o obejściach problemu, a nie jego rozwiązaniu. Z tego właśnie powoduj warto email zarezerwować do komunikacji formalnej np. z klientami, natomiast do komunikacji wewnętrznej zacząć stosować nowoczesne komunikatory.
Takimi narzędziami jest m.in. MS Teams (wchodzący w skąd Office 365) oraz Slack. Narzędzia te pozwalają na stworzenie wirtualnych zespołów oraz kanałów dedykowanych konkretnym projektom. W ramach każdego z nich możemy prowadzić wymianę wiadomości; współdzielić pliki, organizować spotkania. Nagrania tych ostatnich, rownież mogą trafić do bieżącego „wątku” i być dostępne dla zainteresowanych.
Oczywiście oba narzędzie udostępniają również podstawowe funkcjonalności komunikatorów takie jak pisanie do pojedynczej osoby. 😉
