You are here: Home » Produktywność » Jak robić przejrzyste notatki ze spotkań?

Jak robić przejrzyste notatki ze spotkań?

Notowanie podczas spotkań pomaga skupić się na treści prezentacji (lub nie usnąć podczas jej trwania). Pomaga udokumentować podjęte decyzje, oraz wskazać działania, które mają zostać podjęte przez poszczególnych uczestników. Jest ono również wyrazem szacunku dla samego prezentera.
W tym wpisie opowiem o tym jak tworzyć przejrzyste notatki ze spotkań – takie, które łatwo jest przeszukiwać lub udostępnić innym, a jednocześnie zawierające wszystkie istotne informacje.

 

W jakiej formie tworzyć notatki podczas spotkań?

Mając do dyspozycji komputer lub telefon służbowy.

Jeśli masz do dyspozycji laptop, telefon służbowy lub bierzesz udział w spotkaniu z użyciem komunikatora, notatki możesz sporządzać bezpośrednio w wersji elektronicznej. Możesz do tego wykorzystać programy takie jak OneNote (oferuje specjalne szablony do spotkań), Evernote lub dokumenty Google’a. Upewnij się tylko, że polityka firmy pozwala na użycie konkretnego programu!

 

Nie mogąc skorzystać z narzędzi elektronicznych

W przypadku gdy podczas spotkania nie mamy dostępu do narzędzi elektronicznych, notatki róbmy w notatniku lub zeszycie. Łatwiej wtedy o porządek niż w przypadku luźnych kartek. Co do formy, to oprócz standardowych notatek polecam wypróbować notatki Cornela oraz Mapy Myśli na których temat więcej informacji znajdziesz we wpisie dotyczącym kreatywnych sposobów notowania.

Oprócz długopisu i notatnika na spotkanie warto zabrać ze sobą higlighter, pozwalający od razu zaznaczyć istotne fragmenty i postanowienia.

W swoich notatkach polecam również stosować symbole, np.  # – do zrobienia @ – potwierdzić itp..

 

Po spotkaniu uporządkuj notatki

Ostateczna forma notatek powinna znaleźć się w komputerze. Łatwo je wówczas przeszukiwać lub udostępnić innym członkom zespołu.

Uporządkowując notatki powinieneś przede wszystkim pozbyć się wszystkich nieistotnych szczegółów i powtórzeń. Ceń czas swój i ludzi, z którymi pracujesz.

Jak robić przejrzyste notatki ze spotkań Zorganizowani

Co powinny zawierać notatki ze spotkań w finalnej wersji?

  • Datę spotkania – za kilka miesięcy pomoże Ci to określić, czy dane nie są już aby przestarzałe.
  • Listę uczestników – by mieć pewność, że wszystkie osoby wiedzą o decyzjach, które zostały podjęte i nie mają nic przeciw.
  • Materiały, np. prezentacje i  inne dokumenty prezentowane podczas spotkania. Pamiętaj, że w przyszłości mogą one ulec modyfikacji, warto więc załączyć wersję „na tę chwile”.
  • Krótkie podsumowanie: Podjęte decyzje+ listę koniecznych działań  (tzw. action items) wraz z osobami za nie odpowiedzialnymi
  • Streszczenie spotkania: Istotne uwagi, komentarze i zastrzeżenia (najlepiej w porządku chronologicznym) ich autorów oraz slajdy/kwestie, do których się odnosiły. Streszczenie spotkania czyli tzw. meeting minutes najlepiej pisać od podpunktów.

 

Gdzie przechowywać notatki ze spotkań?

Nie jestem fanem papierowych wersji – trudno je przeszukiwać lub udostępnić zainteresowanym osobom. Do elektronicznego przechowywania notatek polecam programy OneNote, Evernote lub w ostateczności email.

Tworząc finalną wersję notatek, w którymś z powyższych programów:

  • Unikaj literówek, zwłaszcza w słowach kluczowych-  ułatwi to wyszukiwanie za pomocą search’a.
  • By ułatwić wyszukiwanie  warto wstawić do notatek (w nawiasie) lub po /ukośniku  synonimy lub alternatywne frazy, na które przewidujemy odszukiwać notatkę.
  • Jeśli przechowujesz notatki na mailu, do kategoryzowania stosuj Tagi a nie foldery Outlooka. Pozwoli Ci to przypisać notatkę do kilku kategorii – np. Projekt X, Projekt Y, Krzysiek M.
  • Warto wykorzystać możliwość modyfikacji koloru czcionki oraz jej rozmiaru, by wyróżnić najistotniejsze informacje.
  • Stosuj jeden wybrany przez Ciebie kolor, również by wyróżnić informacje, które dotyczą bezpośrednio Ciebie  i tego, do czego się zobowiązałeś.

A jak Ty sporządzasz notatki ze spotkań? Proszę podziel się sugestiami. Chętnie się czegoś douczę! 🙂

 

Jeśli wpis „Jak robić przejrzyste notatki ze spotkań biznesowych i szkoleń? przypadł Ci do gustu, to koniecznie przeczytaj również:

  • PrzeczytałemPL

    Hej, dziękuję Ci za ten artykuł! Próbowałeś Google Keep? Wg. mnie najlepsze rozwiązanie do szybkiego notowania. Przebiło Evernote’a;)

    • Wreszcie się ktoś ze mną na tym blogu nie zgodził! Dzięki! 😉
      A co najbardziej podoba Ci się w Google Keep?
      Ja Keep’a testowałem, ale mimo to używam i polecam Evernote bo jest zintegrowany z wieloma innymi narzędziami np. Nozbe. Oferuje też świetną wyszukiwarkę notatek 🙂

      • PrzeczytałemPL

        Plusy Keepa: zredukowana funkcjonalność, dobry UX na mobile, brak ograniczeń komercyjnych(w końcu Google), ładna kolorystyka. Plusy Evernota: możliwość tworzenia folderów-notatników, optymalizacja pod dłuższe treści. Ogólnie Evernote uważam za świetne narzędzie, jednak w porównaniu z Google Keep, w mojej ocenie, Keep wypada lepiej;)