You are here: Home » Produktywność » Służbowe maile – jak sobie z nimi radzić nie tracąc mnóstwa czasu?

Służbowe maile – jak sobie z nimi radzić nie tracąc mnóstwa czasu?

Maile to zło konieczne.
Umożliwiają one wymianę informacji, dokumentowanie podjętych decyzji czy formalne podsumowywanie spotkań. Z drugiej strony, ich pisanie, czytanie i analizowanie potrafi pochłonąć niemałą ilość czasu.
Sam otrzymuję około 100 maili dziennie. W tym wpisie wykorzystuję swoje doświadczenie i podpowiadam jak sprawnie przetwarzać służbowe maile, gdy dostajemy ich bardzo dużo, lub gdy sporo się ich nazbierało – np. po urlopie.

 

Filtruj wiadomości przychodzące.

Outlook oraz Gmail pozwalają na zdefiniowanie reguł automatycznego kategoryzowania wiadomości przychodzących. Wystarczy kilka reguł, by odseparowywać np.:

  • Wiadomości od przełożonych
  • Wiadomości w których jesteśmy na cc
  • Emaile wysłane do wszystkich pracowników firmy lub konkretnej grupy dystrybucyjnej

Oczywiście każdy z nas pracuje w nieco innych realiach i dlatego reguły musimy dostosować do naszej konkretnej sytuacji.

 

Pracuj offline

Outlook i Gmail pozwalają na prace w trybie offline.

Funkcje te przydają się zwłaszcza po urlopie, pozwalając chwilowo ograniczyć napływ nowych wiadomości.

Mi pozwala to poczuć, że praca przynosi rezultaty a ja posuwam się do przodu.

 

Zaczynaj od ostatnich maili

Ostatnie maile reprezentują najświeższy status poruszanych zagadnień.

Zaczynając od nich, możemy dowiedzieć się, że problem już się rozwiązał; stracił na znaczeniu; lub że obecnie oczekuje się od nas czegoś zupełnie innego niż na początku wątku.

 

Sprawdzaj służbowe maile tylko kilka razy dziennie

Zarezerwuj w kalendarzu 2-3 bloki, które poświęcisz wyłącznie swojej skrzynce email. Niech pierwszy blok wypadnie około godziny po rozpoczęciu pracy (i ukończeniu priorytetu #1 na ten dzień), a ostatni pod koniec dnia pracy, gdzie rozprawiamy się ze wszystkim co jeszcze zalega w skrzynce.

Na drugi, opcjonalny przegląd, proponuję wykorzystać czas pomiędzy spotkaniami.

Ponadto proponuję wyłączyć powiadomienia o przychodzących mailach. W ten sposób nie będą one odrywały nas od „właściwej” pracy.

 

Nie traktuj maila jako listy zadań do zrobienia

Maile, których zaadresowanie wymaga większej ilości czasu, proponuję przesłać do programu do zarządzania zadaniami i traktować jako kolejny punkt na liście ToDo. Pozwala to lepiej określać priorytety prezentując pełniejszy obraz wszystkiego, co mamy do zrobienia.

 

A jeśli spodobał Ci się wpis „Służbowe maile – jak sobie z nimi sprawnie radzić nie tracąc czasu?” koniecznie przeczytaj również: