You are here: Home » Produktywność » Tablica Kanban pomoże Ci zapanować nad tym, co masz do zrobienia.

Tablica Kanban pomoże Ci zapanować nad tym, co masz do zrobienia.

Tablica kanban jest narzędziem pomagającym zapanować nad tym, co mamy do zrobienia. Korzystają z niej wielkie korporacje, startupy, studenci i zwykli ludzie, którzy chcą zapanować nad swoimi zobowiązaniami. Tablica Kanban sprawdza się nie tylko w życiu zawodowym ale i prywatnym – pomoże Ci bez nerwów ukończyć pracę magisterską, zorganizować remont lub… wesele.

Tablica Kanban lista rzeczy do zrobienia Zorganizowani

Jak wygląda tablica Kanban i jak z niej korzystać?

Tablica Kanban  w formie, którą chcę Ci polecić składa się z 5 kolumn:

  • Kiedyś/Może
  • Do zrobienia
  • W trakcie
  • Zablokowane
  • Ukończone

Z jej pomocą możemy przechować wszystko to, co powinniśmy i co chcemy zrobić, zaplanować, co zrobimy w najbliższym czasie oraz pilnować rzeczy, które czekają na ukończenie przez innych ludzi.

Tablica Kanban karty Zorganizowani

Nie tak dawno temu pracowałem nad modyfikacją wyglądu tego bloga i myślę, że to doskonały przykład, by zaprezentować wykorzystania tablicy kanban. Pamiętaj jednak, że tablica kanban jest narzędziem bardzo elastycznym. Możesz ją wykorzystać zarówno realizując projekty w biurze, jak również pisząc swoją pracę magisterską!

 

Gdzie można stworzyć tablicę Kanban?

Tablica Kanban może przybierać wiele form. Do jej stworzenia można wykorzystać:

  • Tablicę korkową, na której przypinamy kolorowe karteczki.
  • Ścianę lub drzwi szafy, do którch będziemy przyklejać samoprzylepne karteczki post it
  • Możemy karteczki post it gromadzić na pulpicie komputera (o ile jest czysty! 🙂 ) 
  • Możemy wykorzystać oprogramowanie np. Trello (prezentowane na grafikach w tym wpisie)

Osobiście do tworzenia tablic Kanban polecam właśnie Trello. Trello jest darmowe, nie wymaga instalacji  i jest bardzo proste w obsłudze (Ten oficjalny tutorial trwa zaledwie 5 minut!) Ponadto stworzone w Trello tablice Kanban będą synchronizowały się pomiędzy Twoim komputerem, tabletem i smartfonem.

 

Tablica Kanban – jak jej używać?

Krok 1. Wypisz wszystko co masz do zrobienia w kolumnie Kiedyś/ Może

By odróżnić zadania, które koniecznie muszą zostać wykonane, lub które są bardzo pilne zastosuj kolory (np. czerwony). W Trello możesz  tym celu wykorzystać tagi, a jeśli  zdecydowałaś się na samoprzylepne karteczki, możesz użyć innego ich koloru.

Po wypisaniu wszystkich  zobowiązań, pogrupuj je. Jeśli np. kilka zadań wiąże się z wizytą w konkretnym miejscu (bibliotece, sklepie itp.), lub wymaga edycji tego samego pliku, wykonaj je razem, a pójdzie Ci znacznie szybciej.

Tablica Kanban Kiedyś może

Krok 2. Zdecyduj co zrobisz w najbliższym tygodniu/miesiącu.

Wiele z celów których się podejmujemy jest złożona. Organizacja wesela czy pisanie pracy magisterskiej wymaga wykonania wielu czynności, a wszystkiego nie da się przecież zrobić na raz.

Warto realistycznie ocenić swoje możliwości, a zadania, które planujemy wykonać w najbliższym tygodniu (lub miesiącu) przenieść do kolumny „Do zrobienia”. Konsekwentnie tydzień-w-tydzień realizowanie takich małych porcji zadań sprawi, że nie przytłoczy nas nawał pracy. Ciągłe postępy będą jednak zbliżały nas w kierunku upragnionego celu.

Tablica Kanban Kiedyś Może i Do zrobienia

Krok 3. Określ limit WIP i wybierz zadania, nad którymi będziesz pracować w pierwszej kolejności.

 Z pewnością niejedno z zdań na naszej liście będzie wymagało koncentracji i skupienia. Zamiast przeskakiwać pomiędzy wszystkimi zadaniami zgromadzonymi na liście „do zrobienia”, zdefiniuj limit WIP (work in progress). WIP jest więc pewnym limitem – maksymalną ilością zadań, nad którymi będziesz pracował dopóki nie doprowadzisz któregoś z nich do końca. Proponuje ustawić sobie ten limit na 2-3. Dzięki temu będziemy mogli dobierać zadanie nad którym pracujemy do swojego nastroju, lub poziomu energii (zmęczenia), jednocześnie nie rozmieniając się na drobne.

Tablica Kanban W trakcie

Krok 4. Natrafiamy na przeszkody…

Pracując nad jakimkolwiek projektem w końcu z pewnością natrafimy na przeszkody. Czasem trzeba zaczekać, aż ktoś zwróci do biblioteki książkę, której potrzebujemy. Innym razem czekamy na opinię promotora odnośnie wysłanego mu fragmentu pracy. W biurze też można się na wiele rzeczy naczekać…

W tym celu jest właśnie kolumna  czwarta -„zablokowane”. Trafiają do niej wszystkie te zadania, które czekają na realizację przez innych innych ludzi.

Polecam regularnie (np. 2 razy dziennie) sprawdzać status tych zadań i w razie potrzeby skontaktować się z odpowiednimi osobami.

Tablica Kanban Zablokowane

Krok 5. Kończysz zadanie, a kolejne przenosisz do kolumny „w trakcie”

Gdy któreś z zadań zostaje ukończone, przenosimy je do kolumny „ukończone” i a na jego miejsce w kolumnie ” w trakcie” dodajemy coś nowego .

***

Proces powtarzamy do skutku – nowe pomysły zapisujemy w kolumnie kiedyś/może, regularnie wybieramy zadania, na realizacji których skupimy się w kolejnym tygodniu/miesiącu, a w jego trakcie konsekwentnie je realizujemy.

Tablica Kanban karty kanban Zorganizowani

Chcę się wreszcie ogarnąć – czy tablica Kanban jest dla mnie?

Tak! Tablica Kanban jest prosta w obsłudze i skuteczna. Jeśli więc wcześniej nie korzystałeś z bardziej rozbudowanych narzędzi do zarządzania projektami (np. Nozbe), tablica kanban sporządzona w Trello będzie dla Ciebie świetnym rozwiązaniem!

W porównaniu ze standardowymi listami rzeczy do zrobienia (ToDo), ma ona 2 ogromne zalety:

  • W formie graficznej przedstawia status poszczególnych zadań, dzięki czemu łatwo ocenić co nas stopuje i ile jeszcze mamy do zrobienia.
  • Zastosowanie limitu WIP (Work in Progress) pozwala kontrolować ilość zadań nad którymi jednocześnie pracujemy. W rezultacie jesteśmy bardziej skoncentrowani i skuteczniejsi.

***

Jeśli wpis „Tablica Kanban pomoże Ci zapanować nad tym, co masz do zrobienia.” przypadł Ci do gustu, to koniecznie przeczytaj również:

  • Filip

    Świetna sprawa, muszę zacząć z tego korzystać, żeby lepiej się zorganizować! Czy limit WIP da się jakoś ustawić w Trello?

    • Limitu WIP w Trello niestety nie da się ustawić. Myślę jednak, że pilnowanie tego nie jest zbyt obciążające 🙂 🙂

  • Sposoby planowania to bardzo rozległy temat 🙂 Warto dobrze poszukać, tak aby nasze działania przynosiły nam konkretne rezultaty. Osobiście jestem zdania, że warto używać narzędzi, które stworzą nam listę rzeczy jakie mamy zrobić np. danego dnia 🙂

  • Fajne, bo proste i przejrzyste. Ja chyba wolę wersję „fizyczną” na tablicy korkowej, bo jestem kinestetykiem 🙂

    • Dla kinestetyka faktycznie chyba najlepsze rozwiązanie! Fajnie, że zwracasz na to uwagę 🙂

  • Świetny wpis. Do Kanbanu zabieram się już od dawna, a od Ciebie dostałem fajne narzędzia, by go wprowadzić w życie. Dzięki 🙂

    • Nie ma sprawy. Trello jest proste w obsłudze i sprawdzi Ci się nie tylko przy tej metodzie.
      Można dzięki niemu np. tworzyć harmonogramy kolejnych wpisów lub sporządzać listy: na wyjazdy: do spakowania, do kupienia itp.