You are here: Home » Produktywność » Brakuje Ci czasu? Time Tracker powie Ci, gdzie on się podział.

Brakuje Ci czasu? Time Tracker powie Ci, gdzie on się podział.

Już miałem rozpocząć pierwszą serie ćwiczeń, gdy w głowie pojawił się myśl – poćwicz z kimś z YouTube’a. „Propozycje dla ciebie” zrobiły jednak swoje – zaczęło się od jakiegoś wideo prezentującego proces tworzenia gigantycznych odkuwek. Po 20 minutach złapałem się jednak na oglądaniu wideo z serii „20 zastosowań wkrętarki o których nie miałeś pojęcia”. Gdy w końcu oderwałem się od komputera i zacząłem ćwiczyć, przypomniało mi się inne wideo – „48 godzin wspomnień” Krzyśka Gonciarza.

Przeczytałem kiedyś, że przeciętnie sięgamy po telefon 120 razy dziennie – piszemy smsy, przeglądamy wiadomości, oglądamy YouTube’a, gramy w gry. Gdy jednak chodzi o rzeczy mające prawdziwą wartość – ćwiczenia fizyczne, czas spędzony z rodziną, rozwój zawodowy, naukę języka czy choćby prowadzenie bloga, „nie mam na to czasu” jest jedną z naszych najczęstszych wymówek.

W pracy również wiele spraw i ludzi odciąga nas od tego co ma jakiekolwiek długofalowe znaczenie. Koncentrujemy się na odpowiadaniu na maile, uczestnictwu w spotkaniach i wprowadzaniu nic nieznaczących poprawek, o które właśnie ktoś nas poprosił.

Pieniądze, przedmioty, nawet zdrowie i relacje z innymi ludźmi – to wszystko możemy jednak odzyskać. Z czasem jest jednak inaczej – przepada bezpowrotnie. Zostają tylko wspominania… o ile w ogóle pamiętamy co w tym czasie robiliśmy.

 

Narzędzie, które mnie otrzeźwia 

Tak jak regularnie warto chodzić do dentysty i na badania krwi, tak warto od czasu do czasu uświadomić sobie, czemu właściwie poświęcam swoje życie.

W tym celu stosuję „rejestr czasu”. I jakkolwiek strasznie ta nazwa nie brzmi, narzędzie jest proste i przede wszystkim skuteczne. Sprawdza się ponadto nie tylko w sferze zawodowej (gdzie może pomóc uniknąć nadgodzin lub zwiększyć zyski jeśli pracujemy na własny rachunek), lecz również w życiu prywatnym. Pomoże m.in. zidentyfikować pożeracze czasu i wygospodarować czas na realizacje bieżących planów.

W przeciwieństwie do Krzyśka, nie prowadzę (i nie polecam) prowadzenia takiego rejestru codziennie. Dla mnie jest to raczej forma okresowej diagnozy i okazja do tego, by wyłapać złe przyzwyczajenia nad których wykorzenieniem będę musiał popracować.

 

Jak wygląda mój time tracker?

Mój Time Tracker to zwykła kartka A4 z dobą podzieloną na 15 minutowe fragmenty. W rubrykach, na bieżąco rejestruję czemu poświęciłem swój czas. Warto robić to regularnie, a z pewnością nie rzadziej niż raz na 1-2 godziny. Z czasem zapominamy o wielu detalach. Tracimy również zdolność precyzyjnej oceny tego, ile czasu pochłonęła konkretna czynność. Jeśli korzystasz z techniki Pomodoro, będziesz mógł uzupełniać tabelę regularnie, podczas przerw.

<< Pobierz Time Tracker, którego używam >>

By rejestr był wiarygodny warto prowadzić go przez co najmniej kilka dni. Ułatwi to wyłapanie powtarzających się wzorców i uśredni pomiary.

Następnie zarejestrowane czynności dzielę na kategorie (pomogą w tym kolorowe higlightery). Dzięki temu mogę łatwo ocenić czy proporcje czasu spędzonego w poszczególnych sferach życia mi odpowiadają. Ale to ciągle bardzo ogólnikowa wiedza! By naprawdę zrobić pożytek z rejestru czasu warto przeanalizować go bardziej szczegółowo. Pomagają mi w tym pytania:

  • Co jest moim złodziejem czasu? Kiedy najczęściej mnie atakuje? Jak mogę temu zapobiec?
  • Czy musiałem w ogóle wykonywać daną czynność? Czy jest ona zgodna z moimi priorytetami i przyczynia się to w jakikolwiek sposób do realizacji, któregoś z moich celów? A może była jedynie sposobem na zabicie czasu i ucieczką od tego co niewygodne?
  • Czy warto było wkładać w daną czynność aż tyle czasu? Czy korzyści jakie odniosę uzasadniają poświęcony jej czas?
  • Dlaczego się na to zgodziłem? Czy mogłem tej osobie odmówić?
  • Czy mogłem zlecić komuś wykonanie tego zadania? (obecnie nawet zrobienie i dowóz zakupów można zlecić)
  • Jak mógłbym przyspieszyć realizację tego zadania? Jakich narzędzi mógłbym użyć? Może by pracować efektywnej powinienem dokupić 2 monitor lub zastanowić się nad kupnem zmywarki?
  • Które czynności mógłbym wykonać znacznie szybciej w innej porze? Może powinienem jeździć do pracy nieco wcześniej gdy jeszcze nie ma korków? Albo brać się za pisanie wpisów z samego rana, gdy jestem wypoczęty?
  • Czy planowałem to zrobić, czy może ta sprawa wyniknęła nagle? Czy wynikało to z jakichś wcześniejszych zaniedbań? Jak mógłbym zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości?

 

Najfajniejsze w time trackerze jest jednak…

Samo zapisywanie czynności w time trackerze niesamowicie motywuje! Świadomość, że za chwilę zapiszemy co robiliśmy przez ostatni kwadrans skłania do bardziej świadomego dysponowania czasem. W końcu decydując się na prowadzenie tego dziennika mamy pewne wyobrażenie tego, jak chcielibyśmy by wyglądał na koniec dnia. Będziemy więc robić wszystko, by zbliżyć się do tej wizji.

 

Dlaczego nie korzystam z aplikacji?

Jestem fanem aplikacji. I mimo, że do rejestracji czasu trwania zadań stworzono ich naprawdę sporo (tu jest bardzo fajne zestawienie), pozostaję przy tradycyjnej formie – kartce papieru. Dlaczego?

Powody są co najmniej dwa:

  1. Gdy sięgamy po telefon, by zanotować co akurat robiliśmy, najprawdopodobniej przyjdzie nam do głowy, by napisać smsa, sprawdzić coś w sieci, zajrzeć na Fb lub podejrzeć statystyki wyświetleń bloga (ehh)
  2. Aplikacje służące do rejestrowania czasu spędzonego na konkretnych stronach www lub w aplikacjach nie maja pojęcia w jakim celu korzystaliśmy z tych serwisów. Jeśli prowadzisz biznes w Internecie, masz bloga czy kanał na YouTube, z  mediów społecznościowych będziesz korzystał zarówno w celach prywatnych jak i około zawodowych. Niestety aplikacje same nie wykrywają tej różnicy.

***

A Ty próbowałeś już kiedyś używać time trackera? Jak poszło? 🙂

  • Najprostsze rozwiązania są najlepsze…Tylko trochę się boję, sama nie wiem, czy chce poznać prawdę na ten temat 😉 A tak na serio – masz rację. Każdy z nas ma 24 godziny, a pożeraczy czasu aż za wiele

    • Znajomość tej prawdy naprawdę pomaga, zwłaszcza jeśli zdarza się nam narzekać na brak czasu. 😉

  • Ile razy słyszymy od różnych osób, że nie mają czasu, że gonią ich terminy i nie mogą czegoś zrobić.. 😉 Moim zdaniem warto zwrócić uwagę na to w jaki sposób MY sami organizujemy sobie czas. Jakie wyznaczamy priorytety (internet, oglądanie śmiesznych filmików itp) oraz to czy narzekamy i siedzimy w miejscu czy staramy się działać na 102% 🙂

    Pozdrawiam mega pozytywnie

  • Nie znam, pierwsze słyszę, aż się przyjrzę 😉

    • Hehe, próbowałaś może zastosować?