You are here: Home » Produktywność » Zarządzanie czasem – 20 technik, które powinieneś znać

Zarządzanie czasem – 20 technik, które powinieneś znać

Zarządzanie czasem dostarcza technik sprawnego radzenia sobie z zadaniami, które musimy wykonać. Pomaga również lepiej wykorzystać czas wolny – weekend, urlop, czy zagraniczną podróż.

Techniki zarządzania czasem to zestaw narzędzi, które możemy wykorzystywać każdego dnia. Oto one:

 

— Zarządzanie czasem – cele i priorytety —

 

Wyznaczaj długofalowe cele – miej pomysł na siebie, na kolejne 10 lat

Stoisz na przystanku. To, do którego autobusu wsiądziesz, zależy od tego gdzie i jaką trasą chcesz dotrzeć.

Podobnie jest w z pozostałymi sferami życia.  Trudno określić, co powinniśmy zrobić dziś czy jutro, nie mając jednoczesnie wizji tego, co chcielibyśmy osiągnąć i „gdzie dotrzeć” za 5, 10 czy 20 lat.

“Your ability to choose between the important and the unimportant is the key determinant of your success in life and work.”
-Brian Tracy

 

Rozbij duże zadanie na mniejsze kawałki

Pisanie pracy magisterskiej, remont mieszkania, czy założenie firmy – to nie są sprawy, które można załatwić w jedno popołudnie. By ułatwić sobie stworzenie realnego planu działanie, należy każdy z tych projektów rozbić na zadania składowe. A jeśli i to nie wystarczy, dodajemy kolejny poziom szczegółowości.

Dla przykładu w ramach pisania pracy magisterskiej wyodrębnimy przegląd literatury, przeprowadzenie własnych badań oraz opis zastosowanej metodologii. Z kolei przegląd literatury można podzielić dalej – na zdefiniowanie interesujących nas słów kluczowych, wyszukanie powiedzmy 50 artykułów dotyczących interesującej nas tematyki, ich zgrubny przegląd i lekturę tych najbardziej wartościowych.

Rozbijając duży cel na zadania, zyskujemy możliwość bardziej precyzyjnej oceny czasu niezbędnego na ich ukończenie. Pozwala również sprecyzować, co konkretnie mamy zrobić danego dnia. I przede wszystkim – jasno definiuje od czego zacząć!

 

Jedynie 20% tego co robisz ma znaczenie – technika Pareto

Zarządzanie czasem nie polega jedynie na robieniu coraz więcej więcej i szybciej. Polega głównie na starannym określaniu priorytetów i robieniu rzeczy istotnych. A tych, jak się okazuje nie jest wcale tak dużo – 20% tego co robimy, odpowiada bowiem za około 80% osiąganych przez nas rezultatów! Reszta nie przynosi nam większych korzyści, a kosztuje za to mnóstwo czasu i energii.

Pomyśl tylko o inicjatywach w pracy, na studiach, czy staraniach względem najbliższych, które przeszły niezauważone. Zamiast pracować dużo i szybko, skup się raczej na tym, co przyniesie Tobie i firmie największe korzyści. Określenie priorytetów to zdefiniowanie tych 20% zadań przynoszących największe profity.

 

Korzystaj z Macierzy Eisenhowera

Nie wszystko to co pilne jest ważne i nie wszystko co ważne jest pilne. O wielu sprawach, które teraz wydają się bardzo ważne (np. dzwoniący telefon lub maile czekające na przeczytanie) jutro możemy nie pamiętać już w ogóle. Inne, np. regularne ćwiczenia, badania okresowe, czy rozwój zawodowy możemy odkładać na później. Nie są one bowiem pilne. Są za to ważne i rzutują na naszą przyszłość.

W odróżnieniu spraw pilnych, niepilnych, ważnych i nieważnych pomaga technika zarządzania czasem zwana macierz Eisenhowra (lub matryca Eisenhowera) Podpowiada ona również, jak radzić sobie z każdym z typów zadań.

“One of the very worst uses of time is to do something very well that need not to be done at all.”
-Brian Tracy

 

Wykonaj najważniejsze zadanie jako pierwsze danego dnia

Życie trudno do końca przewidzieć. Możemy planować co zrobimy po lunchu, gdy nagle jeden email, prośba przełożonego, czy złe samopoczucie zupełnie pokrzyżuje nam plany.

Dlatego właśnie najistotniejszą sprawą warto zająć się z samego rana.

 

By przez długi czas pracować efektywnie musisz robić przerwy – Technika Pomodoro.

Trudno pracować efektywnie i bez przerwy przez 3, 4 i więcej godzin. Krótkie przerwy poprawiają koncentrację i pozwalają nam spojrzeć na problem z innej perspektywy. Poprawiają również zapamiętywanie.

Technika Pomodoro wykorzystuje ten fakt i w swej oryginalnej postaci polega na przeplataniu 25 minutowych okresów pracy, krótkimi 5 minutowymi przerwami. Ta technika ma jeszcze jedną ogromną zaletę – pomaga uporać się z rozpraszaczami! Bo chyba każdy z nas jest w stanie odłożyć telefon, maile i skupić się na pracy aż do czekającej nas za 25 minut przerwy.

 

— Zarządzanie czasem, a planowanie dnia —

 

Zaplanuj dzień

Sporządzenie planu dnia, pozwala zająć się sprawami mającymi największe znaczenie dla naszej kariery i życia prywatnego. Pozwala również na łączenie zadań w „pakiety” i załatwianie ich jeden po drugim.

Planowanie dnia pozwala ponad to dopasować zadania do naszego poziomu energii. Za sprawy wymagające skupienia i kreatywności możemy zabrać się tuż po porannej kawie, natomiast sprawy administracyjne ogarnąć np. po lunchu.

 

Planując dzień zacznij od umieszczenia w grafiku spraw WIELKICH

Zarządzanie czasem i planowanie dnia jest trochę podobne do rozwieszania mokrych ubrań na suszce. Jeśli zaczniesz od skarpetek i bielizny, trudno będzie znaleźć Ci później miejsce na większe ubrania. W drugą stronę działa to natomiast świetnie – skarpetki doskonale wypełnią luki pomiędzy swetrami.

Planując dzień powinnaś postępować podobnie. Zacząć od wygospodarowania dużych bloków czasu niezbędnego na realizację ważnych projektów czy pracę koncepcyjną. Drobne, szybkie zadania (np. administracyjne) bez trudu umieścisz  w powstałych w grafiku lukach.

 

Planowanie przerw i czasu wolnego

Jeśli pracujesz z domu lub Twoja praca wiąże się z ryzykiem pracy w nadgodzinach, planowanie czasu wolnego staje się równie ważne jak planowanie spraw zawodowych. Dostosowywanie się ciągle do tego jak „dzień się ułoży” i o której uda Ci się wyjść z biura rodzi frustrację i niepotrzebny stres. Planując prywatne aktywności wymuszające wcześniejsze wyście z biura w niektóre dni odzyskujesz kontrole nad sytuacją. Ponadto rozwijasz asertywność i nie zaniedbujesz pozostałych sfer życia.

 

Łącz zadania w pakiety

Czy biegniesz do sklepu za każdym razem, gdy przypomni Ci się produkt, który trzeba kupić? Większość z nas tak nie postępuje. Tworzy za to listy zakupów. W ten sposób za jedna wizytą w sklepie załatwiamy kilka drobnych spraw.

Podobnie, grupowanie podobnych czynności sprawdza się w przypadku zaglądania do skrzynki email tylko 2-3 razy dziennie, grupowania rozmów telefonicznych i spotkań jeden po drugim oraz spraw do omówienia z konkretną osobą..

 

Zacznij korzystać z elektronicznego kalendarza

Już samo korzystanie z kalendarza ogromnie wspomaga zarzadzanie czasem. Kalendarz elektroniczny (np. Kalendarz Google) pomaga jeszcze bardziej. Automatycznie skopiuje powtarzające się zdarzenia (np. zajęcia z angielskiego) pozwoli przechowywać załączniki, a dostęp do wszystkich informacji wymaga jedynie posiadanie dostępu do telefonu.

 

Uwzględnij prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona mówi, że zadanie zajmie cały czas jaki na niego przeznaczysz. Pozostawienie nadmiernych buforów zwykle nie działa. Sprawia jedynie, że zadanie trwa dłużej niż trwać powinno.

Jeśli  zaplanujesz że np. do lunchu będziesz przygotowywał prezentację, to zajmie Ci  ona właśnie tyle czasu… o ile nie więcej!

O tym, by nie planować zbyt dużo czasu na realizację poszczególnych zadań powinny pamiętać zwłaszcza osoby ze skłonnością do perfekcjonizmu. 🙂

 

— Zarządzanie czasem, praktyczne wskazówki–

 

Nie czekaj aż będziesz miał 2 godziny nieprzerywanego spokoju.

Wiele zadań można realizować po kawałku. Czekając na autobus, stojąc w kolejce lub oczekując początku filmu w kinie, można przeczytać kilka stron książki, nauczyć się paru słówek lub przejrzeć notatki do egzaminu.

 

Choć raz sprawdź co dzieje się z Twoim czasem

Time Tracker jest narzędziem pozwalającym stwierdzić,  „gdzie podział się nasz czas” i na jakie sfery życia go spożytkowaliśmy. A taka wiedza to doskonały punkt wyjścia do wprowadzania zmian w naszym planie dnia.

 

W przypadku zadań wymagających skupienia zrezygnuj z multitaskingu

Robienie kilku rzeczy na raz sprawdza się m.in. w przypadku gotowania czy robienia porządków. Z kolei zadanie wymagające skupienia – np. pisanie pracy magisterskiej zajmie nam znacznie dłużej jeśli będziemy jednocześnie robili coś innego, chociażby sprawdzali Facebooka, odpowiadali na maile czy gotowali obiad.

I nie chodzi tu tylko o czas poświęcony tym dodatkowym czynnościom, a przede wszystkim brak koncentracji.

 

Ogranicz ilość rozpraszaczy

Dzwoniący telefon, komunikatory, powiadomienia Outlooka oraz toczące się obok rozmowy – to wszystko obniża naszą koncentrację, w rezultacie wydłużając czas realizacji zadań.

Pozbywając się ich – wyłączając powiadomienia, blokując (przynajmniej okresowo) dźwięk w telefonie oraz wkładając słuchawki (z muzykę sprzyjającą koncentracji) możemy zaoszczędzić naprawdę mnóstwo czasu!

 

Myśl na papierze lub w komputerze

Zapisywanie swoich przemyśleń, pomysłów oraz robienie notatek ze spotkań,  potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu. Polecam do tego wykorzystać narzędzia takie jak Evernote czy OneNote, które pozwolą na tagowanie i sprawne przeszukiwanie naszych zapisków.

 

Zadbaj o odpoczynek i dobry nastrój

To ile uda Ci się zrobić, nie zależy jedynie od ilości czasu, który poświęcasz zadaniu. Zależy przede wszystkim od jakości wykorzystania tego czasu. Ta jednak drastycznie spada, gdy jesteśmy zmęczeni, niewyspani  czy w złym humorze. Czasem najlepszą rzeczą jaką możesz zrobić, to po prostu położyć się wcześniej sprać lub uciąć sobie krótką 15 minutową drzemkę energetyczną.

 

Stosuj zasadę 2 minut

Zasada 2 minut ma na celu zredukować ilość zadań trafiających na naszą  listę ToDo. Jeśli wiemy, że zadanie zajmie nam mniej niż 2 minuty (np. wysłanie koledze pliku o który prosi)  – zrób to od razu, zamiast zapisywać je jako kolejny punkt na swojej liście.

 

Poznaj specyfikę swojej branży

Każda branża ma swoją specyfikę i techniki pozwalające efektowniej wykonywać pewne zadania. W przypadku pracy biurowej może to być np. umiejętność radzenia siebie z nadmiarem maili, czy organizacja efektywnych spotkań. Staraj się identyfikować zadania, pochłaniające Ci najwięcej czasu, a następnie szukać (również korzystając z Internetu i książek) sposobów ich usprawnienia. Prawdopodobnie Twój problem ma już gotowe rozwiązanie.