You are here: Home » Produktywność » Zen To Done – „To najprostszy system zarządzania czasem”

Zen To Done – „To najprostszy system zarządzania czasem”

Istnieje wiele technik i systemów zarządzania czasem. Wiele z nich jest jednak złożona, a samo ich wdrożenie, jak na ironię wymaga niemało czasu. Mimo, że swego czasu sam zachwycałem się jedną z takich technik (GTD), dziś coraz bardziej przekonuję się do dużo prostszej metody zarządzanie czasem – Zen To Done. Autorem tego systemu jest Leo Babauta – autor kilku książek i poczytnego bloga zenhabits. Stworzony przez niego system przypadnie do gustu każdemu, kto szuka prostej i skutecznej metody zarządzania czasem. Osoby które zdecydują się na Zen To Done ponadto oszczędzą sobie sporo stresu… ale do tego jeszcze przejdziemy.

 

Na czym polega system Zen To Done?

Całość systemu została przedstawiona w książce „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności”. Skrótową wersję metody autor prezentuje ponadto we wpisie „Zen To Done (ZTD): The Simple Productivity System„.  Jak dla mnie nawet wspomniany wpis jest jednak przydługi! System Zen To Done składa się bowiem zaledwie z 10 kroków(nawyków), z czego 4 są w rzeczywistości istotne. Oto one:

  1. Zapisuj wszystkie pomysły i zadania przychodzące Ci do głowy oraz prośby innych ludzi. Gromadź zapiski w jak najmniejszej ilości miejsc – idealnie w jednym notesie lub aplikacji.
  2. Regularnie przeglądaj notatki, przekształcając pomysły w zadania. Te z kolei spisuj na jednej zbiorczej liście ToDo . Możesz do tego wykorzystać notes lub program taki jak Nozbe
    Proponuję ponadto otagować zadania (np. #praca, #studia, #angielski, #dom itp.). Ułatwi to ich późniejsze filtrowanie.
  3. Codziennie przeglądaj swoją listę wybierając z niej 3 najważniejsze zadania, których ukończenie będzie twoim celem na dany dzień. Pamiętaj, że pracując nad nimi z samego rana, zwiększysz swoje szansę na sukces!
    Ponadto, raz w tygodniu powinieneś zaplanować nadchodzący tydzień, wybierając z listy, zadania, które wypadało by w nim zrealizować. Przypisując je do konkretnych dni, nadasz strukturę nadchodzącemu tygodniowi.
  4. By twoja lista nie rosła w nieskończoność, musisz regularnie ją porządkować. Polecam robić to co najmniej  raz w tygodniu (np. podczas planowania nadchodzącego tygodnia). Wykreślaj wówczas zadania, które zostały już ukończone oraz te, których wykonanie nie jest już dla Ciebie istotne. Ponadto deleguj zadania, które mogą wykonać inne osoby.

Jako, że z naszej listy wybraliśmy najistotniejsze sprawy ,możemy skupić się na ich wykonaniu po kolei. Multitasking w większości przypadków zwiększa tylko poziom stresu i poczucie „zabiegania”, rzadko kiedy przyspieszając łączny czas wykonywania wszystkich zadań.

 

Dlaczego właśnie Zen to Done (ZTD)?

System Zen To Done jest nadzwyczaj prosty. Składa się on z jednej listy, którą regularne przeglądamy wybierając z niej najistotniejsze zadania. Taki system jest niezwykle  prosty w utrzymaniu, co pozwala zamiast na systemie skupić się na zadaniach które trzeba wykonać.

Charakterystyczną cechą Zen To Done jest również to, że zamiast zachęcać do podejścia „szybciej i więcej” skłania do mądrego zarządzania czasem. W przeciwieństwie do innych systemów zarządzanie czasem, w ZTD zadań nie dobieramy w momencie ukończenia poprzedniego (co daje poczucie, że zawsze można było zrobić więcej) lecz z wyprzedzeniem planujemy nadchodzący dzień.

Wiele systemów „zarządzania czasem” skupia się na gromadzeniu wszystkiego, czego oczekują od nas inni ludzie. W Zen To Done duży nacisk został położony na wybór najważniejszych zadań oraz na pozbywaniu się z listy wszystkiego co nieważne. W ten sposób skupiamy się na tym, co istotne dla nas.

 

***

A ty, korzystasz z jakiegoś systemu zarzadzania czasem? Słyszałeś kiedyś o Zen To Done?