You are here: Home » Produktywność » Złodzieje czasu – jak ich powstrzymać?

Złodzieje czasu – jak ich powstrzymać?

Facebook? Prywatne telefony? Bałagan w komputerze? A może rozmowy przy kawie? Nie, to nie one kradną najwięcej czasu. Prawdziwi złodzieje czasu są dużo bardziej przebiegli. Niektórych naprawdę trudno dostrzec. Co więcej, czasem za poświęcanie tym złodziejom czasu możesz być wręcz nagradzanym!

 

„Pracuję na etacie – nie zależy mi na oszczędzaniu czasu. Wypłata i tak przyjdzie…”

Niestety sporo osób podpisuje się pod tym stwierdzeniem. Jest ono jednak krótkowzroczne. Więcej czasu to:

  • Spokojniejsza praca i dotrzymane terminy
  • Możliwość znalezienia chwili na rozwój umiejętności i poszerzanie wiedzy
  • Przyspieszenie awansu
  • Zyskanie renomy solidnego pracownika, co przyda się choćby przy szukaniu kolejnej pracy (rekomendacje)
  • Kształtowanie właściwego podejścia do pracy – niezbędny element jeśli myślisz o założeniu własnej działalności.

Identyfikacja złodziei czasu jest w interesie zarówno pracownika jak i pracodawcy. Poniższa lista 5 bardzo powszechnych (ale rzadko dostrzeganych) złodziei czasu pozwoli Ci je zidentyfikować, oraz efektywnie radzić sobie z każdym z nich.

 

Maile

Nieodłączny element pracy biurowej. Zło konieczne. Maile, mimo że dostarczają niezbędnych informacji, niemal równie często stają się pożeraczami czasu. Kradną nam go na co najmniej 4 sposoby:

  • Wyskakujące powiadomienia Outlooka odrywają nas od pracy
  • Częste sprawdzanie maili sprawia, że zamiast na długofalowych celach skupiamy się na drobiazgach, o które proszą nas nadawcy.
  • Długie wątki maili są powolną i bardzo mało efektywną metodą komunikacji.
  • Często występujemy na kopi maila, który dotyczy nas w niewielkim stopniu, a przeszkadza jak pozostałym!

Rozwiązanie:

Tego złodzieja czasu stosunkowo łatwo się pozbyć. Wystarczy wyłączyć wyskakujące powiadomienia, a maile sprawdzać hurtowo, 2-3 razy dziennie. To naprawdę wystarczy. Jeśli ktoś ma do Ciebie pilną sprawę, zadzwoni lub skontaktuje się z Tobą w inny sposób.

Proponuję również nie zaczynać dnia od sprawdzenia skrzynki email, a zamiast tego przez pierwszą godzinę skupić się na realizacji zadania, które ma długofalowe znaczenie.

Ponadto, jeśli widzisz, że wątek nadmiernie się wydłuża, zaproponuj spotkanie lub po prostu zadzwoń. Uważaj również jak wiele osób umieszczasz na cc – szanujmy swój czas.

Jeśli chcesz poznać więcej dobrych praktyk związanych z pisaniem maili, polecam:

 

Spotkania i wideokonferencje

Ile razy uczestniczyłeś w spotkaniu zaplanowanym na 10, 15 lub 45 minut (a nie wielokrotność 30 minut)? Ile razy uczestniczyłeś w takim, gdzie na dobrą sprawę mogło by Cię w ogóle nie być?

W skali roku, i wielkości zespołu, straty czasu bezsensownie przesiadywanego na meetingach są gigantyczne. Jestem wręcz zdania, że w wielu firmach to właśnie spotkania są największym złodziejem czasu.

Rozwiązanie:

Zacznij od siebie i daj dobry przykład innym:

  • Ustawiaj spotkanie o długości odpowiadającej faktycznemu zapotrzebowaniu (np. 20 min). Jeśli ustalisz 30 lub 60 minut wykorzystasz całość – spotkanie dużo częściej są przeciągane niż kończone przed czasem.
  • Zapraszaj na spotkania osoby, które koniecznie muszą w nich uczestniczyć. Przemyślenie listy uczestników zajmie Ci minutę, a w skali zespołu może zaoszczędzić godziny.
  • Przed spotkaniem wyślij agendę z orientacyjnym czasem trwania poszczególnych punktów. Być może część osób mogła by uczestniczyć tylko w części spotkania?
  • Krótsze spotkania są najczęściej dużo efektywniejsze niż długie – łatwiej kontrolować czas i oczywiście utrzymać koncentrację.
  • I przede wszystkim – przygotuj się! Nie ma chyba nic bardziej irytującego niż prowadzący, który zdaje się sam zastanawiać co ma właściwie powiedzieć i czemu ma służyć te spotkanie. (albo nie – prowadzący, który zaczyna spotkanie od tego, że się nie przygotował jest jeszcze gorszy. 😉

 

Perfekcjonizm

Gdy Apollo 11 wyruszał na Księżyc, Amerykanie wiedzieli podobno o około 20 tysiącach mini usterek i niedociągnięć. Czasem jednak trzeba powiedzieć STOP i zamiast na korekcji detali, przejść do kolejnego etapu projektu.

Perfekcjonizm to nie zaleta. To wada. Poważna, a w pracy objawia się na szereg sposobów:

  • Odkładanie decyzji na później, by je lepiej przemyśleć
  • Nadmierne szlifowanie prezentacji, raportów itp.
  • Chęć zrozumienia wszystkich detali dotyczących projektu, nawet jeśli znacząco wykraczają one poza zakres naszych obowiązków.

Rozwiązanie:

Mi pomaga regularne przypominanie sobie stwierdzenia „Zrobione jest lepsze od doskonałego”. Dobrze sprawdza się również regularne zadawanie sobie pytania: „czy to jest warte dodatkowego czasu, który chcę nad tym spędzić? Czy klient za to zapłaci?”

 

Mówienie TAK

„Pomożesz mi z …?”, „Masz chwile?”, „Mógłbyś do mnie podejść?”, „Wiesz może… ?” – kto tego nie słyszał?!

Uwielbiam uczyć (zresztą z tego właśnie powodu prowadzę tego bloga). Nie oznacza to jednak, że powinniśmy robić to na okrągło. Każdy z nas ma przecież swoją własną pracę do wykonania.

Rozwiązanie:

„Może być za 10 minut?” – to zwykle wystarcza. W te 10-15 minut wiele problemów znika – kolega rozwiąże je sam.

Warto również 2 razy zastanowić się zanim powiemy TAK większym zobowiązaniom.

 

Brak jasno określonych priorytetów

Można przepisywać dokument, a można skopiować jego zawartość – bycie zajętym nie oznacza jeszcze, że robimy rzeczy właściwe.

Bez jasnego określenia wizji firmy, długofalowych celów i priorytetów trudno mówić o efektywności. Bez zdefiniowania co powinniśmy robić nie sposób ocenić czy to co robimy jest słuszne czy jest tylko kolejnym złodziejem czasu.

Rozwiązanie:

  • Zdefiniowanie priorytetu na dany dzień jest kluczowe – „jeśli miałbym zrobić dziś tylko 1 rzecz, co by to było?”
  • Każdy dzień rozpoczynaj od realizacji najważniejszego zadania. Poświęcaj na to co najmniej godzinę. Nawet jeśli później coś wypadania i plan Ci się „posypie” najważniejsze zadanie zostało posunięte do przodu!
  • Przynajmniej raz w tygodniu przeglądaj listę swoich długofalowych celów i priorytetów. Pozwala to zweryfikować, czy idziemy we właściwym kierunku. Pozwala również nabrać właściwej perspektywy, tak by drobne sprawy administracyjne nie przysłoniły nam realnych celów.
  • Ogranicz ilość celów nad którymi jednorazowo pracujesz do max 2-3. Jeśli jest ich więcej to priorytet przestaje być priorytetem, a Ty dalej nie wiesz na czym się skupić.

***

A którzy złodzieje czasu najbardziej dokuczają Tobie?