You are here: Home » Rozwój osobisty » Jak cykl Deminga pozwala mi systematycznie stawać się lepszym?

Jak cykl Deminga pozwala mi systematycznie stawać się lepszym?

Cykl Deminga leży u podstaw zasady ciągłego ulepszania „Kaizen”. Mimo, że powstał na potrzeby przemysłu, z powodzeniem można zastosować go przy prowadzenia własnego biznesu lub rozwiązywania problemów, na które napotykamy w różnych sferach życia.

Cykl Deminga składa się z 4 etapów – planowania, pilotażowego wdrożenia, kontroli lub analizy wyników oraz wdrożenia rozwiązania na szerszą skalę.

 

Etap 1. Planowanie (Plan)

Cykl Deminga rozpoczynamy od określenia „W czym tkwi problem?” lub „Co chcę poprawić?”

Dla przykładu: w pracy otrzymuję zbyt wiele maili, których lektura sprawia, że zamiast na rzeczach ważnych skupiam  się na tych pilnych.

Ok, mamy problem do rozwiązania. Zastanówmy się teraz, co możemy zrobić, by poprawić bieżącą sytuację? Jak mogę osiągnąć lepsze rezultaty? Co powinienem zmienić w swoim zachowaniu lub w procesie, którym się kieruję?

Wypisz co najmniej kilka propozycji. Jeśli problem dotyczy większej ilości osób, możecie zorganizować burzę mózgów.

Zdecyduj(cie), które rozwiązanie jest najlepsze i które zostanie przetestowane w pierwszej kolejności. W Cyklu Deminga chodzi właśnie o systematyczne testowanie kolejnych rozwiązań (naszych hipotez), a nie chaotyczną próbę zrobienia wszystkiego na raz.

Zastanów się jakie negatywne skutki może pociągnąć za sobą zmiana oraz jak można im zapobiec?

I w końcu – musimy określić jakiej metryki użyjemy do mierzenia skuteczności naszych działań. Powinniśmy również, z góry określić jakiego rzędu zmiany oczekujemy oraz jak planujemy kontrolować wystąpienie niepożądanych skutków.

Przykładowo, dla wspomnianego „problemu z mailami”, metryką której można użyć jest ilość czasu spędzanego nad zadaniami zaplanowanymi z wyprzedzeniem (a nie tymi, które „doszły” po przeczytaniu maili).

 

Etap 2. Realizacja planu (Do)

Cykl Deminga jest silnie związany ze statystyką i weryfikacją hipotez. A jako, że nasza hipoteza (propozycja rozwiązania problemu) może być nietrafiona, nie warto inwestować w nią wszystkich zasobów. Lepiej przetestować ją na mniejszej skali jako tzw. pilot. W tym celu możemy np. wdrożyć rozwiązanie w jednej fabryce, użyć go podczas współpracy z jednym (małoistotnym) klientem lub stosować metodę tylko 1-2 razy w tygodniu… i obserwować co się dzieje.

Jeśli wprowadzimy kilka zmian jednocześnie dużo trudniej ocenić, która zmiana wpłynęła na ostateczny wynik.

 

Etap 3. Kontrola i analiza wyników (Check/Study)

Na tym etapie oceniamy zgromadzone dane i weryfikujemy czy zaproponowane działanie przyniosło pożądane rezultaty.

Jeśli rezultaty są zadawalające warto zadać sobie dodatkowe pytanie – dlaczego to rozwiązanie zadziałało?

Jeśli natomiast projekt pilotażowy zakończył się niepowodzeniem trzeba wyciągnąć z niego lekcję pytając: Co nie wyszło? Dlaczego? Co można poprawić następnym razem?

Ciekawostka: W literaturze cykl Deminga bywa zastępowany przez skróty PDCA i PDSA. Pochodzą one od Plan-Do-Check-Act  oraz Plan-Do-Study-Act. W oryginalnym wykonaniu Deming promował podejście oparte o dokładną analizę otrzymanych wyników (study) a nie jedynie kontrolę czy zostały osiągnięte założone wymagania (check).

 

Etap 4. Wdrażanie pomysłu na szerszą skale (Act)

Jeśli zaproponowane rozwiązanie okazało się skuteczne, wdrażamy je na stałe – wprowadzamy zmiany w naszych standardach, procedurach, informujemy o nim cały zespół lub sami zaczynamy stosować nowe podejście na co dzień (stopniowo wyrabiając w sobie nowy nawyk)

 

Czy Cykl Deminga ma w sobie w ogóle coś odkrywczego?

Sam zadałem sobie ty pytanie gdy po raz pierwszy usłyszałem o cyklu Deminga.

W końcu każdy z nas podświadomie przechodzi przez podobny proces wielokrotnie każdego dnia. Gdy dziecko płacze w nocy próbujemy różnych sposobów by je uspokoić i uśpić. Gdy dieta nie działa, próbujemy innej. Podobnie z ćwiczeniami. Nie ma w tym wielkiej filozofii.

Zdarza się jednak, że chcąc szybko odczuć efekty podejmujemy jednocześnie zbyt wiele działań. Czasem daje to zamierzone rezultaty. Dużo trudniej jednak wyciągnąć wnioski i zrozumieć co właściwie pomogło (może jednak dało się  schudnąć bez wciskania w siebie jaglanki, której nie znoszę? 😉 )

Cykl Deminga daje w tym przypadku doskonałą alternatywę, gdzie zmiany są wprowadzane stopniowo – w cyklach. Pozwala to wyodrębnić działania, które są naprawdę skuteczne, a tym samym które warto na stałe włączyć do naszego planu dnia czy propagować w firmie.