You are here: Home » Rozwój osobisty » Jak uczyć się na błędach stosując metodę 5 Why?

Jak uczyć się na błędach stosując metodę 5 Why?

Metod samorozwoju i doskonalenia zawodowego jest wiele. Można czytać książki i blogi, brać udział w seminariach, i szkoleniach, korzystać z platform edukacyjnych oraz oglądać wartościowe  nagrania na YouTube . Te sposoby nie będą jednak w pełni efektywne jeśli nie będziemy przede wszystkim uczyć się na błędach. To właśnie analiza naszych niepowodzeń wskazuje gdzie jeszcze mamy braki, które można uzupełnić korzystając z przywołanych przed momentem źródeł.

By uczyć się na błędach nie musimy za nic płacić. Musimy jedynie zainwestować czas – by się na chwilę zatrzymać i przejść przez następujące 5 kroków:

 

1. Przyznaj się że to Ty popełniłeś błąd

Rzadko kiedy mamy wpływ na wszystkie okoliczności.

Chcąc uczyć się na błędach musimy jednak przyznać, że to my je popełniliśmy błąd.Zrzucając odpowiedzialność na czynniki zewnętrzne – konkurencję; zachowanie współpracowników lub podwładnych; pogodę itp. pozbywamy się jednocześnie poczucia sprawczości.

Umiejętność przyznania, że to ja popełniłem błąd – chociażby poprzez nie sprawdzenie prognozy pogody lub zatrudnienie niewłaściwych osób bywa trudna. Jest jednak niezbędna w procesie samodoskonalenia.

 

2. Zrozum z czego błąd wynikał – zastosuj metodę 5 Why (5 dlaczego)

Metoda 5 Why jest elementem podejścia Kaizen i ma pomóc w określeniu faktycznej, dogłębnej przyczyny niepowodzenia lub problemu.

Metoda 5 Why polega na poszukiwaniu przyczyny poprzez wielokrotne zadawanie pytań rozpoczynających się od „Dlaczego”. Oczywiście w zależności od złożoności problemu, pytań  tych może być mniej lub więcej niż tytułowa piątka.

 

Przykład:

– W biurze nie zdążyłem ukończyć jednego z istotnych zadań, które  zaplanowałem na ten dzień.

– Dlaczego nie zdążyłem?  Nie zdążyłem, ponieważ poświęciłem ponad godzinę sprawdzeniu poprawność dokumentu, którą pan X zakwestionował w mailu.

– Dlaczego przeczytałem ten email przed zakończeniem pracy nad zaplanowanym, istotnym zadaniem? Przeczytałem go ponieważ zauważyłem powiadomienie Outlooka o nowej wiadomości i chciałem na chwilę oderwać się od nieprzyjemnego zadania.

– Dlaczego Outlook wyświetlił mi komunikat? Nie skonfigurowałem programu po wymianie komputera.

 

Jak widać dogłębną przyczyną problemu jest tu brak konfiguracji programu, a nie niepoprawność samego raportu, zastrzeżenia pana  X; czy nawet niepoprawne określone priorytety (dotychczasowe zadanie czy weryfikacja raportu).

Stosując metodę 5 Why należy pamiętać, by przyczyn problemów szukać w procesach a nie ludziach. Wielu błędów popełnionych przez „nieuwagę” uniknęlibyśmy stosując chociażby listę kontrolną.

 

3. Zastanów się, co mógłbyś zrobić lepiej w przyszłości

By uczyć się na błędach nie wystarczy je diagnozować. Równie istotna jest analiza dlaczego do błędu doszło i co można zrobić w przyszłości by uniknąć podobnych sytuacji. W tych rozważaniach pomogą nam pytania:

  • Co było skuteczne? Co było dobrego w moim działaniu/podejściu? Czego nie powinienem „ruszać”?
  • Co zrobiłbym w podobnej sytuacji w przyszłości? Co zmieniłbym w swoim zachowaniu ?
  • Jeśli zasoby – czas, pieniądze itp. nie stanowiły by przeszkody to co bym zrobił? Jak mogę te przeszkody usunąć lub zminimalizować?
  • Kto mógłby mi podsunąć jeszcze inne pomysły?
  • Jak mogę zabezpieczyć się przed powtórzeniem błędu w przyszłości?  Jakie nawyki powinienem zbudować? Jakie umiejętności rozwinąć? Czy powinienem zastosować jakieś narzędzia ? (np. Listę kontrolną lub program do zarządzania zadaniami)

 

5. Zacznij działać

Jeśli błąd który analizujesz dotyczył relacji z innymi ludźmi wyobraź sobie pożądany alternatywny scenariusz. Jeśli np. zbyt emocjonalnie odpowiedziałeś na krytykę szefa, wyobraź sobie jak odbijasz piłeczkę i dajesz sobie czas na ochłonięcie mówiąc chociażby „Dlaczego tak sądzisz?” czy „jak Twoim zdaniem to powinno zostać zrobione?”.

Jeśli błąd dotyczył spraw niezwiązanych z innymi ludźmi (np. Zaspanie do pracy z powodu wyłączenia budzika) powinieneś przećwiczyć pożądane zachowanie. Kładziesz się na łóżku, nastawiasz budzik na „za minutę”, a po tym czasie najpierw siadasz na łóżku a dopiero później wyłączasz budzik… i tak kilka razy. Organizm działa na zasadzie wyuczonych wzorców i nie ma dla niego dużego znaczenia czy wstajesz „na niby” czy w rzeczywistości.

W końcu błędy których można było by uniknąć stosując procedury, listy kontrolne i inne narzędzia. W  przypadku tego typu błędów zaplanuj kiedy konkretnie zajmiesz się sporządzeniem konkretnych dokumentów lub konfiguracją programów oraz komu te zadanie ewentualnie oddelegujesz.