You are here: Home » Szybka nauka » Jak napisać maila do wykładowcy i nie wyjść na lizusa?

Jak napisać maila do wykładowcy i nie wyjść na lizusa?

Pisząc maila do znajomych najczęściej nie przywiązujemy większej wagi do szczegółów. Ważne żeby informacja, załączone zdjęcia albo dokumenty dotarły możliwie szybko. Nad tym, jak powinien wyglądać oficjalny email, zastanawiamy się zwykle dopiero, gdy przychodzi nam napisać oficjalny e-mail do wykładowcy, email do promotora lub jakiegoś urzędu.

W tym wpisie pokażę, jak taki email powinien wyglądać. Omówię jego budowę, formatowanie, dobór tytułu oraz sposób rozpoczęcia i zakończenia wiadomości. Powiem również, w jaki sposób powinno się odpisywać na maile oraz poruszę temat załączników.

 

Przykład: Oficjalne e-mail do wykładowcy  lub promotora

Zacznijmy od przykładu. Za moment wyjaśnię co i dlaczego napisałem. Powiem również, jakich błędów uniknąłem.

Wyobraź sobie następującą sytuację: wykładowca zgodził się udostępnić waszej grupie prezentację z wykładu. Obiecał, że wyśle ją zaraz po zajęciach, jednak po 2 dniach wciąż jej nie macie. Napiszmy email i poprośmy o materiały.

 

Tytuł: Wykład z Podstaw Konstrukcji Maszyn – prezentacja

Szanowny Panie profesorze,

Jestem studentem II roku Energetyki. Po poniedziałkowym wykładzie z PKM zgodził się Pan udostępnić naszej grupie wykład oraz dodatkowe materiały omawiane na zajęciach. Jeśli to możliwe, bardzo proszę o przesłanie ich na tego maila.

Z wyrazami szacunku,
Dawid Machalica

 

Krótko, zwięźle i przede wszystkim spokojnie – zauważ, że w mailu ani słowem nie wspomniałem, że profesor obiecał nam wysłać materiały jeszcze tego samego dnia, a czekamy na nie już ponad 2 dni. Jeśli wyrazisz w mailu zarzuty, prezentacji najprawdopodobniej nie dostaniesz. Wielu prowadzących będzie wolało napisać, że zmienili zdanie i nie udostępnią wam materiałów niż przyznać się, że zapomnieli.

 

Jak wygląda profesjonalny e-mail do wykładowcy – omówmy przykład

Pisząc oficjalny email do wykładowcy lub promotora powinniśmy pamiętać o kilku ogólnych zasadach:

  • Wysyłamy go z poważnie brzmiącego adresu email. DawidMachalica@gmail.com będzie ok, jednak dawcio89@wp.pl może sprawić, że odbiorca zastanowi się, czy ma do czynienia z poważnym człowiekiem.
  • Tytuł powinien być streszczeniem wiadomości i wprost mówić, o co Ci chodzi. Chwytliwe tytuły pozostaw newsletterom.
  • Oficjalne email rozpoczynamy od „Szanowny Panie”, „Szanowny Panie profesorze” itp. Unikamy natomiast „Witam,”, „Dzień dobry”, „Panie Andrzeju,”
  • Za powitaniem (Szanowny Panie profesorze) stawiamy przecinek. Kolejne akapit możemy zgodnie z zasadami polskiej interpunkcji rozpocząć małą literą, lub jak w przykładzie wielką (zgodnie ze standardami zachodnimi). Jeśli masz do czynienia z wykładowcą  starszego pokolenia proponuję rozpocząć małą literą.
  • Email rozpoczynamy od krótkiego przedstawienia się (o ile to nasz pierwszy email), następnie nakreślamy tło całej sprawy. Na koniec wyrażamy naszą prośbę. Email jest krótki i zwięzły – jego treść nie sprawi, że wykładowca odłoży jego przeczytanie na później.
  • W oficjalnych mailach nie stosujemy emotikon. 🙂 🙂 Jeśli wykładowca zawrze je w odpowiedzi, możemy pokusić się o ich wykorzystanie w odpowiedzi. Nie przesadzajmy jednak z ich ilością.
  • Unikamy dwuznaczności i ironii. Bez emotikon czasem trudno odczytać faktyczne intencje nadawcy
  • Sprawdzamy pisownię i interpunkcję!
  • Jeśli email zawiera kilka pytań – używamy podpunktów
  • Oficjalne email kończymy „Z wyrazami szacunku,” oraz naszym pełnym podpisem (w formalnej korespondencji unikaj samego imienia) W podpisie, pod naszym imieniem i nazwiskiem możemy również zawrzeć numer telefonu (Tel. 111 222 333) jeśli zależy nam na szybkim kontakcie, a nie jedynie wysłaniu prezentacji.
Mail do wykładowcy oficjalny email na blogu Zorganizowani

Fot. Roman Mager; Źródło: Unsplash

Jak sformatować maila do wykładowcy lub inny oficjalny email

To co napisaliśmy, to jedno.  W formalnej korespondencji, istotne jest również to, jak piszemy – formatowanie. Podsumowując je jednym zdaniem – unikamy fajerwerków:

  • Stosujemy jeden krój czcionki i jedną jej wielkość w całym mailu.
  • Istotne informacje możemy pogrubić lub podkreślić. Unikamy CAPS LOCKA
  • Rozmiar czcionki to domyślnie 12px. Jeśli wiemy, że nasz wykładowca ma problemy ze wzrokiem, możemy ją nieco powiększyć. Unikajmy jednak czcionek większych niż 14px (odbiorca może sam powiększyć sobie tekst w razie potrzeby)
  • Korzystamy z jednego koloru – czarnego.

 

Co z załącznikami w oficjalnych mailach?

Oczywiście oficjalne maile mogą zawierać załączniki (zresztą w przykładzie prosimy nawet o to naszego wykładowcę). Pamiętajmy jednak o kilku zasadach:

  • Przed wysłaniem czegokolwiek, sprawdź to antywirusem.
  • Upewnij się, że wysyłasz prawidłową wersję dokumentu
  • Jeśli plik jest duży lub jest ich wiele zamiast korzystać z załącznika, umieść pliki w chmurze (np. na Dysku Google) a wykładowcy udostępnij tylko link do odpowiedniego folderu. Dzięki temu nie zapchasz jego skrzynki np. pokaźnym załącznikiem wideo
  • Jeśli Twój email zawiera załącznik, wspomnij o tym w wiadomości. Wystarczy „więcej szczegółów znajdzie Pan w załączniku do tego maila”.

 

Jak odpowiadać na oficjalne maile?

Załóżmy, że wykładowca nam odpisał. Nie pamięta jednak jakie materiały ma nam wysłać. Ponadto na kopii (Dw lub cc) maila umieścił doktoranta, który ma nam te materiały przekazać. Jak odpowiedzieć?

  • Skorzystaj z opcji „odpowiedz wszystkim” (Reply all). W przeciwnym razie napiszesz tylko do wykładowcy, pomijając nieszczęsnego doktoranta, który sprawą ma się zająć.
  • W odpowiedziach nie zawieraj już „Szanowny Panie profesorze” – przechodź od razu do konkretów.
  • Nie kasuj poprzednich wiadomości. Odpowiadając zwyczajnie dodaj nowy tekst na samej górze. Taka korespondencja jest dużo prostsza do śledzenia.
  • Jeśli w mailu pojawiło się kilka pytań, możesz odpowiedzi udzielić pod każdym z nich (np. na niebiesko – to wyjątek użycia innego koloru). W swoim mailu natomiast dopisać tylko „Odpowiedzi na Pańskie pytania, znajdują się bezpośrednio pod nimi i są oznaczone na niebiesko.
  • Pamiętaj by odpowiadać w miarę szybko (max  1-2 dni). Jeśli z powodu np. wyjazdu, nie będziesz miał możliwości sprawdzić poczty ustaw na niej autoodpowiedź.

 

Przykładowa odpowiedź:

Zależy nam na wykładzie z połączeń spawanych oraz przykładach pytań egzaminacyjnych z tego tematu.

Z wyrazami szacunku,
Dawid Machalica

 

***

Jeśli wpis Mail do wykładowcy – jak go napisać?” przypadł Ci do gustu,  koniecznie przeczytaj również:

Tagi: Mail do wykładowcy; oficjalny email; przykładowy email; oficjalny mail wzór

 

  • Ja jednak w odpowiedziach również zaczynałabym od „Szanowny Pani Profesorze”. Na pewno nie zaszkodzi, a zrobi lepsze wrażenie. I mimo wszystko jako student raczej nie wysyłałabym emotikon, nawet jeśli robi to wykładowca. Natomiast fantastycznie, że pojawiła się w artykule kwestia nieszczęsnego słowa „witam” w nagłówku maila. Niestety, to już choroba społeczna studenckich maili 🙁

    • Dzięki za sugestie!
      Z tym witam, to problem nie dotyczy chyba tylko studentów. Wielokrotnie zdarzało mi się, że np. obsługa sklepu odpisywała mi w ten sposób, mimo że ja rozpoczynałem maila od Szanowni Państwo…

  • Ana

    na pierwszym roku pisaliśmy do wykładowców jak opętani a to o termin zaliczenia, a to o pytania… po pierwszej sesji opiekun roku poprosił żeby starościna pisała maila odpowiednio wcześniej bo niepotrzebnie zasypujemy wykładowcom skrzynkę 🙂 pozdrawiam! https://atutszkola.pl/blog/