Idąc na urlop czuję ulgę, ale i tę specyficzną niepewność: czy aby zrobiłem wszystko? Automatyczna odpowiedź na mailu? Jest. Przekazanie pracy. Załatwione. Można wychodzić. Chyba…
W tym wpisie podzielę się z Tobą listą rzeczy, o których nie powinieneś zapomnieć idąc na urlop.
#1 Skrupulatnie zaplanuj ostatni tydzień
Na tydzień przed urlopem wypisz wszystkie projekty i zadania, które powinieneś w tym czasie ukończyć .Określ priorytety i skup się na tym, czego nie będą mogły wykonać osoby które Cię zastępują. Załatw również drobne zadania – więcej czasu poświęcisz na tłumaczenie niż ich wykonanie.
#2 Skontaktuj się z osobami, z którymi współpracujesz
Idąc na urlop powinieneś poinformować osoby, z którymi współpracujesz, zarówno o terminie urlopu, jak i obecnym stanie projektów. Pamiętaj o tym zwłaszcza współpracując z obcokrajowcami. Do nich plotki o Twoim urlopie nie dotrą tak łatwo. 🙂
W rozmowie lub mailu zasugeruj, kiedy przewidujesz ukończyć zadanie, kto będzie Cię zastępował oraz wspomnij, jakich informacji i materiałów oczekuje Twój zastępca.
O czym nie zapomnieć idąc na urlop. Fot: Oliver Klein
#3 Ustaw automatyczną odpowiedź na mailu i telefonie
Poinformuj, kto będzie Cię zastępował oraz kto jest najlepszą osobą kontaktową (czasem dla każdego z projektów będzie to inna osoba). Wspomnij również, kiedy wracasz do pracy. Być może zainteresowani będą woleli poczekać i załatwić sprawę bezpośrednio z Tobą.
Pamiętaj jednak, by w automatycznej odpowiedzi nie zawierać informacji dotyczących planowanego wyjazdu czy przebywania poza krajem. Nigdy nie wiesz kto do Ciebie napisze i kto otrzyma w odpowiedzi powyższe informacje. A jak pokazuje życie, okazja rodzi złodzieja.
#4 Znajdź zastępstwo i wprowadź je w swoje obowiązki
Poinformuj zastępującego Cię kolegę lub koleżankę o projektach, nad którymi pracujesz oraz stopniu ich ukończenia. Nie zapomnij również o najważniejszym – deadline’ach. Nie ufaj pamięci – najlepiej wyślij maila z wszystkimi danymi, osobami kontaktowymi i nazwami kluczowych plików.
Przekaż również materiały i maile niezbędne w kontynuowaniu pracy. Te fizyczne możesz skserować.
Przekazywanie pracy sugeruję rozpocząć jeszcze na kilka dni przed urlopem. Wtedy masz możliwość dosłania brakujących materiałów i plików.
#5 Przejrzyj swój kalendarz i poinformuj organizatorów spotkań o Twojej nieobecności
Najlepiej odrzucać zaproszenia na spotkania, w których nie będziemy mogli wziąć udziału, już momencie otrzymania zaproszenia. W przypadku regularnych, np. cotygodniowych spotkań, powinieneś jednak poinformować organizatora o swojej nieobecności.
W niektórych sytuacjach zdecyduje się on odwołać spotkanie, oszczędzając sobie czas potrzebny na przygotowanie się.
#6 Posprzątaj biurko i komputer
Jeśli chcesz uprzyjemnić sobie powrót do biura, uprzątnij biurko i komputer. Zgarnij papiery, posprzątaj pulpit, odpowiedz na maile no i nie zapomnij umyć kubka, albo przynajmniej dopić kawy! 🙂
#7 Wyłącz sprzęty
Tu dużo zależy od specyfiki pracy oraz biura, w którym przyszło nam pracować. Nie sugeruję wyłączyć klimatyzacji na openspace’ie. 🙂 Jeśli jednak pracujemy w mniejszych pomieszczeniach, które na kilka dni opustoszeją, wyłącz komputer, drukarkę, klimatyzację i inne zbędne urządzenia.
O czymś zapomniałem? Śmiało… 🙂
Jeśli wpis „O czym nie zapomnieć idąc na urlop?” przypadł Ci do gustu, koniecznie przeczytaj również:
