W ciągu ubiegłych 2 lat wykonałem telefonem kilka tysięcy zdjęć (no dobra, wiele nie było perfekcyjnych! :)). Moje elektroniczne notatki powiększyły się o kilkaset stron, a ilość przechowywanych plików drastycznie wzrosła. Z dnia na dzień coraz więcej spraw załatwiam przy użyciu komputera, a to wręcz wymusza poznanie zasad radzenia sobie z powstającymi dokumentami.
Porządkowanie naszych komputerowych zasobów może być proste i szybkie, natomiast późniejsze korzystanie z nich – przyjemne W tym wpisie dam Ci garść wskazówek, których przestrzeganie pomaga mi utrzymać porządek w komputerze. Wierzę, że przynajmniej część z nich przyda się i Tobie.
Zakładki przeglądarki
Z roku na rok spędzam nie tylko więcej czasu przy komputerze, ale i w Internecie. Ilość ciekawych stron ciągle rośnie. By nie zapomnieć o tych, które szczególnie przypadły nam do gustu korzystamy z zakładek. To właśnie od nich polecam rozpocząć porządek w komputerze:
➜ Jeśli korzystasz z przeglądarki Chrome zaloguj się na swoje konto Gmail, a zakładki będą się automatycznie synchronizować pomiędzy wszystkimi Twoimi urządzeniami.
➜ Dodając nową stronę do zakładek, modyfikuj jej nazwę, by zawarła się w około 5 słowach(więcej może nie być wyświetlane na urządzeniach przenośnych, co utrudni odszukanie tej właściwej)
➜ W przypadku stron o łatwo rozpoznawalnych ikonach, możesz zupełnie zrezygnować z nazwy – zakładki będą bezpośrednio dostępne z paska przeglądarki.
➜ Podziel zakładki na foldery, a łatwiej będzie Ci odnaleźć tę, której szukasz.
Wskazówka: Jeśli jakieś strony, np. Facebook rozpraszają Ci podczas pracy, ukryj skrót do nich w folderze. 🙂
➜ Masz dużo zakładek i korzystasz z Chroma? Skorzystaj ze skrótu alt+ctrl+B, by użyć wbudowanej wyszukiwarki zakładek (alt+cmd+B dla Maca)
➜Jeśli to nie cała strona, a jedynie konkretny artykuł Cię interesuje, rozważ przesłanie go do aplikacji Instapaper, Pocket lub elektronicznego notatnika Evernote. Unikniesz zbędnych zakładek, a dostęp do artykułu będziesz miał nawet po jego usunięciu z serwisu. W Evernote będziesz miał również możliwość nieco ten artykuł „okroić” i pozostawić tylko interesujące Cię fragmenty.
Korzystasz z Firefox’a? Jeśli tak, może zainteresuję Cię wpis „Najlepsze dodatki do Firefoxa„
Fot. Hanny Naibaho, źródło Unsplash
Skrzynka Email
Skrzynka email to kolejne miejsce, gdzie (zwłaszcza w biurach) lubi panować bałagan. Lubi ale nie musi – bo jeśli chcesz, możesz oczyścić swoją skrzynkę:
➜ Wypisz się z newsletterów, których i tak nie czytasz (zaoszczędzisz czas i miejsce w skrzynce). Jeśli nie posiadasz w swojej skrzynce poufnych danych, możesz zrobić to masowo korzystając ze strony Unroll.Me
➜ Wypróbuj podejście Inbox 0 – postaw sobie za cel codziennie kompletnie opróżniać skrzynkę z wiadomości przychodzących i kasować zbędne pliku. Dzięki temu bałagan w emailach nie będzie się piętrzył.
➜ Skorzystaj z reguł Outlooka lub Gmaila, które automatycznie posegregują wpadające do skrzynki maile – według adresatów lub słów kluczowych (np. „faktura”). Ja używam tej opcji m.in. do przekierowywania maili z backupem bloga. 🙂
➜ Zamiast przechowywać przeczytane maile w folderach przypisz im kategorie. (Jeden email może posiadać kilka kategorii (czyli swoistych tagów). W przypadku folderów, nie można umieścić 1 wiadomości w kilku folderach np. Projekt_X i Oprogramowanie_Y)
Więcej dowiesz się czytając wpisy:
Pliki i foldery
Jeśli miałbym dać Ci w tym zakresie tylko 2 rady, to przede wszystkim zasugerowałbym nadawanie plikom nazw, które umożliwią ich późniejsze odszukanie. „Nowy Folder (21)” nie jest najlepszym wyborem. Drugą radą byłoby przechowywanie wszystkich istotnych plików w jednym zbiorczym folderze, który łatwo zabezpieczyć (backupować). W optymalnej sytuacji, możemy w całości przechowywać go w chmurze – np. na Dysku Google.
W sprawie, przechowywania plików mam jednak znacznie więcej wskazówek niż tylko wspomniane 2:
➜ W nazwach plików zawieraj „tagi” (Np. „Faktura” „Wpis” itp.) , które pomogą w ich przeszukiwaniu. Jeśli korzystasz z Maca, możesz użyć wbudowanej funkcji tagowania.
➜ Wykorzystuj folder „Pobrane” do zapisywania plików „na chwilę” (i czyść go co najmniej raz w miesiącu.) 🙂
➜ Ważne pliki i dokumenty zapisuj od razu tam, gdzie powinny się one znaleźć. Zakładanie, że przeniesiemy je tam później, zwyczajnie nie działa.
➜ Stwórz system katalogów i trzymaj się go. Zastanów się, na jakie kategorie tematyczne mógłbyś podzielić swoje dokumenty, a następnie utwórz strukturę folderów odpowiadającą tym kategoriom. Co do nazw folderów:
- Foldery rozpoczynające się od cyfr znajdą się na górze listy – możesz więc najczęściej wykorzystywane foldery rozpocząć od 01, 02 itp.
- Nie twórz bardzo zagłębionej struktury folderów – 3 poziomy powinny w zupełności wystarczyć. W przeciwnym razie dotarcie do intersujących Cię plików może być czasochłonne.
➜ W przypadku często używanych folderów lub plików, nie musisz trzymać ich na pulpicie (co utrudni backup). Zamiast tego możesz:
- Utworzyć na pulpicie skrót do pliku lub folderu
- Zdefiniować skrót klawiszowy, który pozwoli Ci otworzyć dany plik/folder
- Dodać folder do „ulubionych” – będzie wówczas dostępny w prawej kolumnie Explorera Windows.
➜ Stosuj „5 minutowe ogarnięcie” – na koniec dnia wyczyść pulpit, pozamykaj zbędne okna i rozpocznij kolejny dzień z czystym komputerem.
➜ Zastąp pliki worda/notatnika, w których przechowujesz tylko jedną informację np. adres, link czy pomysł na blogowy wpis Evernote’em. Dzięki temu elektronicznemu notatnikowi będziesz w stanie jednocześnie przeszukiwać wszystkie swoje zapiski, a utrzymanie w nich porządku będzie znacznie łatwiejsze.
Jeszcze więcej na temat tego jak utrzymać porządek w komputerze i jak sprawić by działał on szybciej, dowiesz się z lektury wpisów:
- Dysk i dokumenty Google – jak z nich sprawnie korzystać?
- Jak przyspieszyć komputer z systemem Windows?
